Indledning

Bemandingsplanen i ChurchDesk-kalenderen er et stærkt værktøj til at organisere opgaver i dit Sogn. Den hjælper dig med at bevare overblikket og gør kommunikationen med alle involverede lettere.

Fordele ved bemandingsplanen:

• Opret bemandingsplaner for forskellige områder.
• Hold øje med status for bemandingen.
• Del linket med de involverede brugere.
• Se med det samme, hvilke opgaver der stadig er ledige.

Muligheder for at tildele personer en opgave

1. Der er mulighed for, at brugere selv tilmelder sig opgaver i deres egne grupper (Læs mere her)

1. Brugere med "Book og Planlæg" rettighed kan tilføje andre brugere til opgaver (Læs mere her)

1. Ved gentagne begivenheder kan Brugere tilføjes til fremtidige datoer via samlet tildeling (Læs mere her)

Rettigheder & Roller

• Alle Brugere med adgang til kalenderen kan se bemandingsplanerne og tilmelde sig deres opgaver.

• Brugere med rettighed til at booke og planlægge kan oprette nye bemandingsplaner og også tildele andre Brugere til en opgave.

• Adfærd i Multi-Sogn: I et Multi-Sogn ser Brugere som standard kun opgaverne i deres eget Sogn og kan også kun tilmelde sig der. Men hvis en bemandingsplan indeholder begivenheder fra flere Sogne (f.eks. A og B), kan administratorer eller personer med rettighed til at booke og planlægge i Sogn A og B stadigvæk tildele Brugere fra Sogn A til tjenesten i Sogn B. Det er muligt, fordi grupper er designet til samarbejde på tværs af sognegrænser. De enkelte medlemmers roller begrænser samtidig målrettet indblikket i de sognespecifikke informationer.

Brug af bemandingsplanen:

Opret nye opgaver/ Opret opgavetyper

• Opgaver styres via grupper.
• Hvis du vil oprette en ny opgave, skal du oprette en ny gruppe.
• I oprettelsesvinduet sætter du flueben ved "Indgår i bemandingsplan".
• Herunder giver du så opgaven et navn, som derefter vil fremgå i bemandingsplanen.
• Nu tilføjer du de personer til gruppen, som skal være en del af denne opgave.
• Disse Brugere kan derefter bookes til den pågældende opgave.

• Ved eksisterende grupper kan du som "Gruppeadministrator" efterfølgende ændre indstillingerne for en opgave.
• Som organisationsadministrator kan du udnævne dig selv til gruppeadministrator. Bliv medlem af gruppen, gå til "Medlemmer", og ændr din status til gruppeadministrator under "Handlinger". Genindlæs derefter siden og rediger indstillingerne i gruppen under "Mere" (øverst til højre).

Du finder bemandingsplanen som en oversigt i...

Kalenderen via dropdown-menuen ved siden af navnet på dit Sogn, pastorat eller installation. Vælg "Kalender" og derefter "Bemanding" i den sorte bjælke til venstre.

Oprettelse af en ny bemandingsplan:

1. Gå til bemandings-modulet.
2. Klik på "Ny bemandingsplan" øverst til højre.
3. Vælg de rigtige filtre for de ønskede opgaver og brugere.
4. Efter du har gemt, kan du gå tilbage til bemandingsoversigten.
5. Via "Mere" → "Indstillinger" kan du rette navnet og andre detaljer.

Ændring af en opgave

• Begivenheder i selve bemandingsplanen kan ikke redigeres.
• For at ændre en begivenhed skal du klikke på begivenheden i kolonnen "Dato" i bemandingsplanen, redigere den, hvorefter du automatisk vender tilbage til bemandingsplanen.

Tilføj nye kalenderbegivenheder til vagtplanen

• Begivenheder tilføjes via kalenderen.
• Når du opretter eller redigerer en begivenhed i kalenderen, findes fanen "Tjeneste" under "Flere muligheder". Her kan du oprette tjenester for begivenheden eller serien.

• Fastlæg et minimums-antal af gruppemedlemmer til opgaven.
• Der kan tilmeldes flere brugere end minimumsantallet, men opgaven anses kun for at være åben, hvis dette minimum ikke er nået.
• Minimumsantallet kan til enhver tid ændres for en enkelt opgave eller en hel opgaverække.

Tildeling af hjælpere til opgaver & individuelle ændringer i gentagne begivenheder

Ved gentagne begivenheder kan enkelte begivenheder redigeres individuelt.

• Klik i serien > på Tjenester > på den tjeneste på den dato, du vil redigere.

Du kan

• ændre antallet af nødvendige hjælpere,
• tildele hjælpere,
• vælge: "Ekstern ressource dækker vagten fuldt ud" (f.eks. et eksternt kor eller en ekstern prædikant),
• tilføje noter. Disse kan ses af gruppen og alle, der har "Book og Planlæg" rettighed.
• Opgaven kan slettes for en bestemt dato.

Notifikationer

• 3 dage før tjenestens start modtager de tilmeldte personer en påmindelses-e-mail.
• Under "Mine opgaver" i browseren eller i mobilappen kan man se alle sine egne tjenester.

Nem tildeling via mobilappen

Tildel personer til tjenester nu også via vores mobilapp.

• Gå ind i en kalenderbegivenhed > klik på Rediger øverst til højre, og så kan du tilføje eller ændre hjælpere for enkeltstående datoer.

Samlede tildelinger i gentagne begivenheder

Dette værktøj muliggør automatisk tildeling i Bemandingsplanen ved at matche gruppemedlemmers kalendertilgængelighed. Ledige vagter fyldes efter fastlagt prioritet, mens manuelle tildelinger bevares. En backup-procedure for reservepersonale (f.eks. vikarer) sikrer fuld dækning af alle vagter.

For at åbne indstillingen for samlet tildeling, klik på den lille pil ved siden af tjenestens titel.

Logikken for samlet tildeling til en opgaveserie:

1. Ledighedstjek: Systemet tjekker gruppemedlemmernes ledighed i kalenderen.

2. Automatisk tilmelding:

• Hvis en person er ledig, bliver vedkommende automatisk tilmeldt den åbne opgave.
• Hvis personen ikke er ledig, går turen videre til den næste person i den valgte gruppe (se Prioritering).
• Hvis ingen af de valgte personer er ledige, forbliver tjenesten åben/tom.

3. Prioritering:

• Rækkefølgen for tjek og tilmelding svarer til den rækkefølge, som personerne oprindeligt blev valgt i ved den samlede tildeling (den første person, der blev valgt, tjekkes først).

4. Tip: Hvis du vil have alle opgaver besat, så vælg flere personer, end der egentlig er brug for (f.eks. foreslå 5 personer til at dække 2 pladser).

5. Begrænsninger:

• Kun åbne opgaver: Der tilføjes kun opgaver, som endnu ikke er besat.
• Manuelle ændringer: Opgaver, der allerede er tildelt eller ændret manuelt, bliver ikke overskrevet og skal fortsat håndteres manuelt.
• Personpool: Logikken tager kun højde for de personer, der oprindeligt blev valgt til denne pool.

Tag selv imod eller afvis opgaver

• Brugere kan tilmelde sig ledige tjenester eller aflyse allerede tildelte tjenester under "Mine opgaver".
• I påmindelses-e-mailen er der en "Aflys"-knap til at afmelde opgaven.

Abonner på "Mine opgaver"

• Du har mulighed for at tilføje eller abonnere på de opgaver, der er tildelt dig, i din private kalender via Kalender -> Mine opgaver.

Rediger "Mine opgaver" via mobilappen

• I mobilappen kan du acceptere eller afvise opgaver fra dine grupper.

Eksport & Deling

• Ingen Excel-eksport mulig – for at undgå uoverensstemmelser.
• Bemandingsplaner kan gemmes som PDF via printfunktionen.
• Bemandingsplaner er nemme at dele med alle via et link. Klik på "Link til deling".
• Vær opmærksom på, at dette link kun kan vise begivenheder, hvor synlighedsindstillingen er "offentlig".
• Folk ser det udvalg af kolonner, som du ser. Hvis du vil begrænse visningen, skal du bare bruge filtre eller fjerne kolonner. -> Brug kolonne-manageren til dette: Bog-ikonet helt til højre i værktøjslinjen.

• MEN: Hvis du fravælger alle kolonner, vil alle opgaver blive vist i kolonner i linket. Så snart du vælger én, bliver den specifikke vist.

Opdateret den: 30/03/2026