Introduktion

Tjenesteplanen i ChurchDesk kalenderen er et kraftfuldt værktøj til at organisere tjenester i din menighed. Den hjælper dig med at holde overblikket og letter kommunikationen med alle involverede.

Fordele ved tjenesteplanen:

Opret forskellige tjenesteplaner for forskellige områder.
Bevar overblikket over bemandingsstatus.
Del et link med de involverede personer.
Se med det samme, hvilke tjenester der stadig er ubesatte.

Sådan finder du tjenesteplanen

Du finder tjenesteplanen i kalenderen via dropdown-menuen ved siden af kirkens navn. Vælg "Kalender" og derefter "Tjenesteplaner" i den sorte bjælke til venstre.

Oprettelse af en ny tjenesteplan:

Gå til Tjenesteplan-modulet.
Klik øverst til højre på "Ny tjenesteplan".
Vælg de relevante filtre for de ønskede tjenester og personer.
Når du har gemt, kan du gå tilbage til oversigten over tjenesteplaner.
Under "Mere" → "Indstillinger" kan du omdøbe tjenesteplanen og justere yderligere detaljer.

Funktioner i tjenesteplanen:

Tilføj nye aftaler til tjenesteplanen

Aftaler tilføjes via kalenderen.
Når du opretter en ny aftale, kan du bruge funktionen "Tjenesteplan" eller for katolske kirker "Tjenesteplan & intentioner".
Her kan du oprette nye tjenester for dagen.

Opret nye tjenester

Tjenester administreres via grupper.
For at oprette en ny tjeneste skal du oprette en ny gruppe.
I oprettelsesvinduet skal du markere "Denne gruppe har en tjeneste".
Giv derefter tjenesten et navn, som vises i tjenesteplanen.
Tilføj personer til gruppen, som skal være en del af denne tjeneste.
Disse brugere kan derefter bookes til den relevante tjeneste.

Flere personer pr. aftale

Hvis der ikke er fastsat en begrænsning, kan flere personer tilføjes til en tjeneste.
Hvis en begrænsning (f.eks. 2 personer) er fastsat, kan kun det nødvendige antal brugere tildeles.

Notifikationer

Tre dage før tjenesten modtager de tilmeldte en påmindelses-e-mail.
Under "Mine tjenester" kan alle egne tjenester ses.

Accept eller afvisning af vagter

Brugere kan tilmelde sig ledige tjenester eller afmelde sig under "Mine tjenester".
Påmindelses-e-mailen indeholder en "Afvis"-knap til afmelding.

Planlægning af tilbagevendende tjenester

Tilbagevendende tjenester oprettes som serieaftaler i kalenderen.
Ændringer i en enkelt aftale i serien er ikke mulige. Hvis nødvendigt, skal den specifikke aftale oprettes separat.
Brugere, der tilmelder sig en tjeneste, bliver ikke automatisk tildelt alle gentagne aftaler.

Rettigheder & roller

Alle brugere med kalenderadgang kan oprette og se vagtplaner.

Eksport & deling

Ingen Excel-eksport – for at undgå inkonsekvenser.
Vagtplaner kan gemmes som PDF via udskriftsfunktionen.
Vagtplaner kan nemt deles via et link. Klik på "Del link".
Bemærk, at dette link kun viser aftaler med offentlig synlighedsindstilling.
Personer ser den samme kolonnevalg som dig. For at begrænse synligheden kan du anvende filtre eller fjerne kolonner via kolonneadministratoren (bog-ikonet i værktøjslinjen).

Men: Hvis alle kolonner er fravalgt, vises alle tjenester i kolonner i linket. Hvis mindst én kolonne er valgt, vises kun denne.

Ændring af en tjeneste

Aftaler kan ikke redigeres direkte i vagtplanen.
For at ændre en aftale skal du klikke på den i "Dato"-kolonnen, foretage ændringerne og derefter vil du automatisk blive omdirigeret tilbage til vagtplanen.

Bemærk: I øjeblikket kan visningen lejlighedsvis springe tilbage til toppen. Dette er en kendt fejl, og vores IT-team arbejder på en løsning.

Opdateret den: 01/04/2025