Introduktion

Bemandingsplanen i ChurchDesk kalenderen er et brugbart værktøj til at organisere opgaver i din menighed. Den hjælper dig med at holde overblikket og letter kommunikationen med alle involverede.

Fordele ved tjenesteplanen:

• Opret forskellige bemandingsplaner for forskellige områder.
• Bevar overblikket over bemandingsstatus.
• Del et link med de involverede personer.
• Overblik over, hvor der er ubesatte opgaver.

Sådan finder du bemandingsplanen

Kalenderen via dropdown-menuen ved siden af navnet på din kirke, menighed eller installation. Vælg derefter "Kalender" og klik på "Bemanding" i den sorte menu til venstre.

Oprettelse af en ny tjenesteplan:

1. Gå til Bemandings-modulet.
2. Klik øverst til højre på "Ny bemandingsplan".
3. Vælg de relevante filtre for de ønskede tjenester og personer.
4. Når du har gemt, kan du gå tilbage til oversigten over bemandingsplaner.
5. Under "Mere" → "Indstillinger" kan du omdøbe tjenesteplanen og justere yderligere detaljer.

Funktioner i bemandingsplanen:

Tilføj nye aftaler til bemandingsplanen

• Aftaler tilføjes via kalenderen.
• Når du opretter en ny aftale, kan du bruge funktionen "Bemanding".
• Her kan du tilføje bemanding til begivenheden.

Opret nye bemandingsplaner

• Bemandingsplaner administreres via grupper.
• For at oprette en ny plan skal du oprette en ny gruppe.
• I oprettelsesvinduet skal du markere "Indgår i bemandingsplan".
• Giv derefter gruppen et navn, som vises i bemandingsplanen.
• Tilføj personer til gruppen, som skal være en del af denne bemanding
• Disse brugere kan derefter bookes til den relevante opgave.

Flere personer pr. aftale

• Hvis der ikke er fastsat en begrænsning, kan flere personer tilføjes til en opgave.
• Hvis en begrænsning (f.eks. 2 personer) er fastsat, kan kun det nødvendige antal brugere tildeles.

Notifikationer

• Tre dage før tjenesten modtager de tilmeldte en påmindelses-e-mail.
• Under "Mine opgaver" kan alle egne opgaver ses.

Accept eller afvisning af vagter

• Brugere kan tilmelde sig ledige tjenester eller afmelde sig under "Mine opgaver".
• Påmindelses-e-mailen indeholder en "Afvis"-knap til afmelding.

Planlægning af tilbagevendende opgaver

• Tilbagevendende bemanding/opgaver oprettes som serieaftaler i kalenderen.
• Ændringer i en enkelt aftale i serien er ikke muligt. Hvis det er nødvendigt at lave ændringer, skal den specifikke aftale oprettes separat.
• Brugere, der tilmelder sig en bemanding/opgave, bliver ikke automatisk tildelt alle gentagne aftaler.

Rettigheder & roller

• Alle brugere med adgang til Kalenderen kan tilgå vagtplanerne og skrive sig på deres vagter.
• Brugere med tilladelse til at reservere og planlægge kan oprette nye vagtplaner og også tildele andre brugere til en vagt.
• Adfærd i multisogn-installationer: I en multisogn-installation ser brugere som standard kun vagterne i deres eget sogn og kan også kun skrive sig på dér. Men hvis en vagtplan indeholder begivenheder fra flere sogne (f.eks. A og B), kan administratorer eller personer med tilladelse til at booke og planlægge i sognene A og B, stadig tilknytte brugere fra Sogn A til vagten i Sogn B. Dette er muligt, fordi grupper er designet til samarbejde på tværs af sognegrænser. Samtidig begrænser de enkelte medlemmers roller specifikt indblik i de sognespecifikke informationer.

Eksport & deling

• Ingen Excel-eksport – for at undgå inkonsekvens.
• Vagtplaner kan gemmes som PDF via udskriftsfunktionen.
• Vagtplaner kan nemt deles via et link. Klik på "Del link".
• Bemærk, at dette link kun viser aftaler med hvor synligheden er "offentlig".
• Personen du deler med til se det samme kolonnevalg som dig. For at begrænse synligheden kan du anvende filtre eller fjerne kolonner via kolonneadministratoren (bog-ikonet i værktøjslinjen).

Men: Hvis alle kolonner er fravalgt, vises alle tjenester i kolonner i linket. Hvis kun én kolonne er valgt, vises kun denne.

Abonner på "Mine opgaver"

• Du har mulighed for at tilføje de tjenester, du har fået tildelt, til din private kalender eller abonnere på dem via Kalender -> Mine opgaver

Ændring af en bemandingsplan

• Aftaler kan ikke redigeres direkte i vagtplanen.
• For at ændre en aftale skal du klikke på den i "Dato"-kolonnen, foretage ændringerne og derefter vil du automatisk blive omdirigeret tilbage til vagtplanen.

Opdateret den: 17/10/2025