Artikler om: Tjenester

Nøkler og inventarstyring

Nøkler og inventar er et samlet register over alle nøkler, instrumenter, møbler og alt utstyr som kirken din eier. Det er også en enkel måte å låne ut disse gjenstandene på, via en kontrakt med sporingsfunksjon. I stedet for en loggbok på papir eller et regneark vet du alltid hva du eier, hvor det befinner seg, hva det er verdt og hvem som har det akkurat nå. Når noe er lånt ut, oppbevarer ChurchDesk låneavtalen, sender påminnelser på e-post om forfalte gjenstander for deg og registrerer når hver gjenstand blir levert tilbake.


Funksjonen består av to sammenhengende deler. "Inventar" > "Register" er selve registeret over gjenstandene. "Inventar" > "Kontrakter" er stedet der du utsteder lånelapper for å låne ut en gjenstand til en person og følger den til den blir levert tilbake.


Hva du kan bruke det til


  • Før en samlet, søkbar liste over nøkler, instrumenter, inventar, IT-utstyr og andre gjenstander.
  • Registrer hvor hver gjenstand befinner seg, hva den er verdt og, for nøkler, nøyaktig hva den åpner.
  • Lån ut en gjenstand til en kontaktperson via en sporbar kontrakt med returfrist.
  • La ChurchDesk automatisk sende purringer for forfalte gjenstander til gjenstanden blir levert tilbake.
  • Registrer innleveringer, og merk gjenstander som kommer tilbake skadet eller er meldt savnet.



Tilgjengelighet


Nøkler og inventar er tilgjengelig under "Inventar" for kirker med det relevante ChurchDesk-abonnementet. Det fungerer både for en enkelt kirke og for organisasjoner med flere sokn.



Innhold




Rettigheter og roller


Tillatelser til «Nøkkel- og inventarstyring» angis per rolle under "Innstillinger" > "Generelt" > "Roller og tillatelser". Hver rolle kan få tillatelse til å se, opprette og redigere eller slette inventar, se utlånskontrakter, låne ut gjenstander og godta innleveringer. Tillatelsene er alltid begrenset til brukerens eget sokn eller egne sokn. Kontrakter følger soknet som inventargjenstanden hører til, og gjenstander kan lånes ut til alle kontakter på tvers av organisasjonen.


  • Org. administrator: har full tilgang. Kan legge til, redigere og kassere gjenstander, utstede og administrere kontrakter og se alle gjenstander i hele organisasjonen.



Legg til en ny gjenstand i inventarlisten din


Start her hver gang kirken din skaffer en ny nøkkel, et nytt instrument, et møbel eller noe utstyr.


  1. Gå til "Inventar" > "Register".
  2. Velg «+ Ny gjenstand» øverst til høyre.
  3. Skriv inn en tydelig beskrivelse øverst, for eksempel «Hovednøkkel, nordfløyen».
  4. Velg en kategori (f.eks. Nøkler, Instrumenter, Møbler eller IT-utstyr) og en passende underkategori. Underkategoriene er faste og kan ikke tilpasses.
  5. Legg til din egen Vare-ID, det vil si din eksisterende etikett eller ditt eksisterende nummer, f.eks. «K-401». Denne er atskilt fra system-ID-en (se neste avsnitt).
  6. Legg til Produsent/kunstner hvis det er relevant.
  7. Angi Standardplassering og hva den åpner, det vil si bygningen og rommet der gjenstanden befinner seg når den ikke er lånt ut.
  8. Legg ved behov til opplysninger om anslått verdi for forsikring eller erstatning, og kostnader ved skade (kostnaden for en ny nøkkel hvis gjenstanden blir borte).
  9. Legg til et utlånsdepositum ved behov.
  10. Legg til Notater ved behov.
  11. Velg «Lagre» for å opprette gjenstanden.



Du kan legge inn det viktigste nå og legge til flere detaljer senere. Panelet viser at du kan legge til flere detaljer etter at du har lagret.


Ekstra felt for nøkler


Når kategorien er Nøkler, inneholder posten et «Åpner»-felt. Bruk det til å angi nøyaktig hva nøkkelen låser opp (for eksempel hovedkirken, sakristiet og den bakre norddøren). Du kan velge flere oppføringer.



Objektdetaljer, ID-er og status


Velg «Detaljer» på en hvilken som helst rad for å åpne hele posten. Her administrerer du alt som gjelder ett enkelt objekt.


System-ID og objekt-ID


Hvert objekt har to referanser, og det er nyttig å kjenne forskjellen.


  • System-ID-en (f.eks. «K-ZFA4P4») tildeles automatisk av ChurchDesk når gjenstanden lagres. Den er permanent og kan ikke endres, så den identifiserer alltid akkurat denne gjenstanden. Du finner den øverst til høyre i forhåndsvisningsdelen.
  • Gjenstands-ID-en er din egen valgfrie betegnelse eller ditt eget nummer. Bruk den til kodene kirken din allerede har på nøklene og utstyret sitt. Hvis du lar feltet stå tomt, bruker systemet automatisk system-ID-en.




Status


Hver gjenstand viser en status, slik at du raskt ser hvordan det står til:


  • Skadet: levert tilbake eller registrert som skadet.
  • Kassert: kastet eller sortert ut.
  • På lager: oppbevares av kirken og kan lånes ut.
  • Mangler: meldt savnet.
  • Utlånt: er for øyeblikket lånt ut til en låntaker med en aktiv avtale.
  • Forfalt lån: er lånt ut, og returfristen er overskredet.




MERK: Mens et objekt er lånt ut, er posten låst og kan ikke redigeres før objektet er levert tilbake. Posten viser hvem som har objektet, og lenker til den aktive kontrakten.


Kasser et objekt


Når kirken din ikke lenger har et objekt, bruker du «Kasser» i objektposten for å fjerne det fra den aktive beholdningen. Historikken blir bevart.



Opprett en kontrakt for å låne ut en gjenstand


En kontrakt er utlånsbilaget som registrerer hvem som har lånt en gjenstand, og når den skal leveres tilbake. Du kan opprette en kontrakt fra "Inventar" > "Kontrakter" ved å velge «Opprett kontrakt». Det finnes to måter å lage en kontrakt på.


Via gjenstanden:


  1. Gjenstand: Velg gjenstanden som skal lånes ut. Bare gjenstander som er «På lager» og som ikke har et eksisterende utkast eller en aktiv kontrakt, kan lånes ut.
  2. Låntaker: Velg hvem som skal låne gjenstanden. Låntakeren må allerede stå i Kontakter-listen din og ha en e-postadresse, slik at det kan sendes purringer ved forfall. Du er som standard oppført som utlåner.
  3. Datoer og notater: Angi utlånsdatoen og innleveringsfristen, velg om det skal betales depositum, og legg til notater, f.eks. formålet med utlånet eller gjenstandens tilstand ved overlevering.
  4. Kontrakt: Lag lånekontrakten klar for signering (se neste avsnitt).
  5. Aktiver: Bekreft og aktiver utlånet. Statusen til gjenstanden endres til «Utlånt».




Via kontraktene:


  1. Klikk på «+ Opprett en kontrakt».




TIPS: Du kan lagre en kontrakt som utkast på et hvilket som helst trinn og fullføre den senere. Utkast vises under filteret «Utkast» i kontraktlisten.




Aktive lån, purringer for forfalte lån og signering


Listen «Kontrakter» viser alle lån, med filtre for Aktuelle, Alle, Aktive, Forfalte, Utkast, Returnerte og Manglende. Velg «Detaljer» på en hvilken som helst kontrakt for å åpne den.



Hva en kontrakt inneholder


  • Gjenstanden, som lagres som et øyeblikksbilde når utkastet opprettes, slik at lånevilkårene ikke kan endres i bakgrunnen.
  • Låntakerens navn, e-postadresse, telefonnummer og adresse.
  • Utstederen og de viktigste datoene: utstedelsesdato, innleveringsfrist og faktisk innleveringsdato.
  • Eventuelt depositum, som refunderes når gjenstanden er levert trygt tilbake.
  • En aktivitetslogg over alt som har skjedd i forbindelse med lånet.


Påminnelser om forfall


Hvis et lån overskrider returfristen, sender ChurchDesk automatisk en e-post til låntakeren. Den første påminnelsen sendes den dagen gjenstanden forfaller, og deretter ukentlig til den blir levert tilbake. Utlåneren settes på kopi, og hver påminnelse registreres i kontrakten.




MERK: Påminnelser om forfall forutsetter at låntakeren har en e-postadresse. Sørg for at kontakten har en gyldig e-postadresse i personlisten din før du utsteder kontrakten.


Signering og PDF-filer av kontrakten


Du kan laste ned kontrakten som PDF og skrive den ut for signering, eller du kan be låntakeren om å signere den via e-post. Et lån som venter på at låntakeren skal godta det, vises med statusen «Venter på signatur».


EKSEMPEL: En kontrakt som er importert fra et eldre system, kan vise «Ingen kontrakt registrert». Den opprinnelige signerte kvitteringen blir da liggende i menighetens eget arkiv, og ChurchDesk sporer bare lånet.



Innleveringer, bortkomne og skadede gjenstander


Når et lån utløper, avslutter du det i kontraktposten, slik at statusen til gjenstanden blir oppdatert riktig.


  • «Merk som returnert»: registrerer gjenstanden som levert tilbake. Statusen går tilbake til «På lager», og et eventuelt depositum kan refunderes.
  • «Returnert som skadet»: registrerer gjenstanden som levert tilbake, men skadet, og setter statusen til «Skadet».
  • «Låntakeren melder gjenstanden tapt»: registrerer gjenstanden som tapt. Statusen endres til «Tapt», og skade- eller erstatningskostnadene i gjenstandsregisteret viser hva det vil koste å erstatte gjenstanden eller lage en ny nøkkel.



TIPS: Bruk filteret Forfalte i kontraktlisten for å få en rask oversikt over alt som har forfalt og må følges opp.




Nøkkelord: nøkler, lager, nøkkeladministrasjon, eiendelsstyring, utstyr, instrumenter, inventar, utlån, kontrakt, utlånsbilag, låne, låne ut, levere tilbake, forfalt, depositum, bortkommet, skadet, kassere, vare-ID, plassering, menighetens eiendom

Oppdatert på: 09/11/2026

Var denne artikkelen nyttig?

Del tilbakemeldingen din

Avbryt

Tusen takk!