Einführung in das Präventionsmodul

Was kann das Präventionsmodul?

Das Präventionsmodul bietet eine standardisierte Möglichkeit zur Erfassung Dokumentation und fortlaufenden Verwaltung aller erforderlichen Präventionsmaßnahmen.
In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie
den Zugriff auf das Präventionsmodul und die darin enthaltenen Daten einstellen und regulieren
die Übersicht über erforderliche und bereits erbrachte Nachweise korrekt ausfüllen
das Ablagesystem der für die Prävention relevanten Dokumente verwalten
vom automatischen Erinnerungssystem profitieren

Wichtig: Nur Benutzer:innen mit der Berechtigung "Zugang zum Präventionsmodul" können auf die Inhalte im Präventionsmodul zugreifen.

Wie sorge ich dafür, dass die Verantwortlichen Zugriff auf das Präventionsmodul erhalten?

Wichtig: Um die folgenden Einstellungen sehen und vornehmen zu können, müssen Sie die Rolle Organisations-Administration haben.

Voraussetzung dafür, dass eine Person auf ChurchDesk und die darin enthaltenen Module Zugriff hat, ist die Erstellung eines Nutzerkontos für diese Person. Unter ChurchDesk Einstellungen - Rollen und Zugang finden Sie die verschiedenen Rollen, die Nutzer:innen zugeteilt werden können. Sie können hier sowohl eine Systemrolle (zu erkennen am Schlosssymbol) verwenden, als auch selbst neue Rollen nach den Bedürfnissen Ihrer Gemeinde erstellen. Nähere Informationen zum Thema Nutzererstellung und Rollen finden Sie hier.

Der Name der Systemrolle für das Präventionsmodul lautet "Präventionsbeauftragte:r".



In dieser Rolle sind bereits beide für das Präventionsmodul relevanten Berechtigungen enthalten.
Zum einen handelt es sich hier um den Basiszugang - dieser erlaubt einen generellen Zugriff auf die im Modul enthaltenen Daten.




Zusätzlich erhält ein:e Nutzer:in mit dieser Systemrolle ebenfalls die Erlaubnis, die Daten im Modul zu registrieren und zu bearbeiten.



Über den Knopf "+Neue Rolle" oben rechts können Sie natürlich auch eine Rolle erstellen, die nur das Einsehen, nicht aber die Bearbeitung der präventionbezogenen Daten erlaubt. Hierzu wählen Sie in der neuen Rolle nur den Basiszugriff an.

Wenn Sie Multigemeinde verwenden, erstreckt sich die bei der Nutzererstellung vorgenommene Zuordnung von Nutzer:innen zu Teilgemeinden derzeit nicht auf den Kalender und das Präventionsmodul.

Wie verwalte ich die Übersicht im Präventionsmodul?

Sie gelangen ins Präventionsmodul, indem Sie es im Dropdown-Menü anwählen:



Im Modul selbst sehen Sie direkt den Überblick über die einzelnen Nutzer, die Anforderungen und damit verbunden die erforderlichen Nachweise. Sie sehen auch, ob ggf. noch Nachweise fehlen.




Wann immer ein neuer Nutzeraccount erstellt wird, nimmt das System diesen automatisch mit in die Übersicht auf. Als Ausgangspunkt sieht eine einzelne Nutzer:innenübersicht daher so aus:



Zur Registrierung von Daten und Dokumenten klicken Sie auf den blauen "Bearbeiten" - Knopf rechts in der den/die Nutzer:in betreffenden Zeile.
Es öffnet sich eine Maske, in der Sie nun Eintragungen vornehmen und Dokumente hochladen können.

Die Maske besteht aus insgesamt vier Teilen: Informationen zu Präventionsmaßnahmen - Dokumente - Kurse - Erweitertes Führungszeugnis.

Im ersten Teil, Informationen zu Präventionsmaßnahmen, geben Sie an, ob die Person haupt- oder ehrenamtlich tätig ist, für welchen Bereich und in welche/n Gemeinden er/sie Verantwortung trägt, und welche Päventionsmaßnahmen erforderlich sind. Hier gibt es verschiedene Wahlmöglichkeiten, die als Menü ausfahren, wenn Sie die Zeile anklicken. Wählen Sie die Option, die am besten auf die Vorgaben Ihrer Gemeinde/Landeskirche passt.



Im nächsten Teil, Dokumente, fügen Sie über den blauen Knopf "Dokumente hochladen" die erforderlichen Dokumente hinzu.



Hier geben Sie auch an, um welchen Typ Dokument es sich handelt, wann und durch wen die letzte Prüfung stattgefunden hat, und wie lange das Dokument gültig ist.



Im darauffolgenden Schritt fügen Sie unter Kurse die entsprechenden Kurse mit mindestens Angabe von Datum, Titel und Kurstyp hinzu, und laden das Zertifikat hoch.





Unter Erweitertes Führungszeugnis können Sie Daten in Bezug auf das Führungszeugnis registrieren. Ein Hochladen des Zeugnisses ist hier nicht möglich, da es entweder vernichtet oder zurückgesandt werden soll. Diesen Vorgang dokumentieren Sie ebenfalls in diesem Bereich.





Wenn Sie alles dokumentiert haben, sieht es in der Übersicht in etwa so aus:



Wenn etwas fehlt, wie oben z.B. der Verhaltenskodex, wird dies in rot angezeigt. Über Bearbeiten rechts können Sie immer weitere Informationen hinzufügen.

Wenn notwendige Informationen fehlen oder eine erneute Überprüfung fällig wird, erhalten die verantwortlichen Nutzer:innen eine Erinnerungsemail.

Aktualisiert am: 31/10/2024