Dateien in Gruppen organisieren und verwenden

In ChurchDesk können Sie in jeder Gruppe Dateien hochladen, organisieren und gemeinsam nutzen. Dabei ist es möglich, Ordner und Unterordner zu erstellen, Dateien öffentlich oder gruppenintern sichtbar zu machen und sie für andere Module wie Webseiten, Newsletter oder Blogbeiträge zu verwenden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Dateien optimal verwalten und welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.

Wichtig zu wissen: Rollen und Rechte

Alle Gruppenmitglieder können eigene Dateien hochladen, bearbeiten und löschen.
Nur Gruppenleitungen können alle Dateien in der Gruppe bearbeiten oder verschieben, auch wenn sie diese nicht selbst hochgeladen haben.
Nur Nutzer:innen mit entsprechender Berechtigung dürfen Dateien auf „öffentlich sichtbar“ stellen.
→ Diese Sichtbarkeit ist notwendig, um Dateien außerhalb von ChurchDesk zu teilen (z. B. auf Webseiten).

Dateien hochladen und verwalten

So funktioniert das Hochladen

Sie finden den Dateibereich in jeder Gruppe im linken Menü unter „Dateien“. Dort können Sie neue Dateien hochladen und organisieren.
Beim Hochladen sind folgende Angaben Pflicht (insbesondere bei Bildern):
Titel
Sichtbarkeit (öffentlich oder nur für Gruppenmitglieder)
Urheberrechte (wer hat das Bild gemacht?)
Alternativtext (für Barrierefreiheit und Wiederauffindbarkeit)
Tipp: Gute Dateinamen, Alternativtexte und Schlagwörter helfen Ihnen später beim Wiederfinden und sorgen für Übersichtlichkeit in der Gruppe.

Ordnerstruktur und Dateiverwaltung

Innerhalb des Gruppen-Dateimanagers können Sie eine klare Struktur mit Ordnern und Unterordnern anlegen – unbegrenzt.
Dateien lassen sich per Drag & Drop oder über den Button „Verschieben“ verschieben.
Nur Gruppenleitungen können Dateien verschieben, die sie nicht selbst hochgeladen haben.
Als Gruppenmitglied können Sie nur Ihre eigenen Ordner und Dateien umbenennen.
Eine gut durchdachte Struktur hilft Ihrer Gruppe langfristig – beginnen Sie am besten gleich damit.

### 1. Dateien in der allgemeinen Dateiansicht verschieben

In der Dateiübersicht (also außerhalb einer konkreten Gruppe) können Sie eine oder mehrere Dateien gleichzeitig verschieben. Sowohl innerhalb der gleichen Gruppe als auch von einer Gruppe zur anderen :

Dateien markieren:
Klicken Sie links neben dem Dateinamen auf das kleine Kästchen mit dem Haken, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen.
Verschieben auswählen:
Sobald Dateien markiert sind, erscheint oben der Button „Verschieben“ – direkt neben „Download“.


Zielordner wählen:
Wählen Sie im nächsten Schritt den gewünschten Zielordner – innerhalb derselben Gruppe oder im allgemeinen Bereich – aus.

Ein anderer Weg wäre...

Gehen Sie im Modul „Dateien“ in der Quellgruppe in einen beliebigen Ordner.
Wählen Sie die gewünschten Dateien aus.
Ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop auf „Startseite“ (ganz oben in der Ordnerstruktur).
Jetzt öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Zielgruppe.
Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus.

Wichtig: Sprechen Sie im Vorfeld mit der Person, die die Datei hochgeladen hat – insbesondere bei sensiblen Inhalten.

2. Dateien innerhalb der Gruppen verschieben

in der Quellgruppe Gruppenleitung
Die Dateien ihre eigene ist, wenn Sie nur Mitglied sind

Dateien markieren:
Klicken Sie links neben dem Dateinamen auf das kleine Kästchen mit dem Haken, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen.
Verschieben auswählen:
Sobald Dateien markiert sind, erscheint oben der Button „Verschieben“ – direkt neben „Download“.
Zielordner wählen:
Wählen Sie im nächsten Schritt den gewünschten Zielordner – innerhalb derselben Gruppe oder im allgemeinen Bereich – aus.

Dateitypen & Upload-Beschränkung

ChurchDesk unterstützt viele verschiedene Dateiformate, darunter:
Bilder: gif, jpeg, jpg, png, psd, tif
Dokumente: pdf, docx, xlsx, pptx, txt usw.
Medien: mp3, mp4, avi, wmv usw.
Sonstiges: zip, rar, eps, indd u. v. m.
Achtung: Dateien über 100 MB können nicht hochgeladen werden. In diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung wie:
„Diese Datei konnte nicht hochgeladen werden. Die Größe der Datei überschreitet die maximal zugelassene Größe von 100 MB.“
→ Für große Videos empfiehlt sich der Upload auf YouTube, um sie anschließend z. B. auf der Webseite oder im Blogmodul einzubetten.

Dateien finden und sortieren

Die Suche im Dateimanager funktioniert ausschließlich über den Dateinamen. Wählen Sie daher aussagekräftige und nachvollziehbare Bezeichnungen.
Zudem können Sie die Dateien, indem Sie auf den entsprechenden sortieren nach:
Name
Typ
Hochgeladen von
Sichtbarkeit
Größe
Zuletzt geändert

Nutzung der Dateien in anderen Modulen

Dateien, die Sie im Gruppenmodul hochgeladen haben, können in vielen anderen Bereichen verwendet werden:
Blogbeiträge
Newsletter
Webseiten
Formulare
Spenden
Kalender (z. B. Veranstaltungsbilder)
Dateien, die Sie aus anderen Modulen heraus hochladen, werden automatisch im Gruppen-Dateimanager gespeichert. Nur dort können sie langfristig verwaltet und wiederverwendet werden.

Man kann die hochgeladenen Datei auch per Link teilen. Dafür öffnet man die Datei und drückt auf "Link erhalten". Für das Teilen an externe, nicht Churchdesk Benutzer, muss die Sichtbarkeit "öffentlich" sein, sonst kann das nicht eingesehen werden.

So Sieht das dann für den Empfänger aus

Hinweis: Wenn man Dateien per Links teilt, sind diese nicht passwortgeschützt oder zeitlich begrenzt. Um den Zugriff zu beenden, muss die Sichtbarkeit auf „nicht öffentlich“ geändert werden.

Nutzung über die ChurchDesk App

In der App können Sie:
Dateien anzeigen
Dateien herunterladen
Es ist jedoch nicht möglich, neue Dateien hochzuladen oder zu bearbeiten. Nutzen Sie hierfür bitte die Browserversion.

Empfehlungen für die Gruppenarbeit

Eine durchdachte Dateiorganisation erleichtert allen die Arbeit. Wir empfehlen:
Klar verständliche Dateinamen
Aussagekräftige Alternativtexte
Einheitliche und nachvollziehbare Ordnerstruktur
Nutzung von Tags (Schlagwörtern)
So behalten alle den Überblick – auch neue Gruppenmitglieder.

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Aktualisiert am: 16/06/2025