Intern Ressourcebooking

Hvornår skal du bruge intern ressourcebooking?

At administrere kirkens mest værdifulde ressourcer – som fx kirkesalen eller meget specialiseret udstyr – kan være en udfordring.

Værktøjet til intern ressourcebooking er lavet for at hjælpe med processen, når der oprettes begivenheder med ressourcer, som kræver ekstra godkendelse. Det er stadig vigtigt, at I kommunikerer internt i teamet for at lave passende forespørgsler og undgå misforståelser.

Husk, at dette værktøj tilføjer ekstra bureaukratiske trin i planlægningen og bookingen af begivenheder.

I de fleste tilfælde kan det undgås gennem god kommunikation mellem alle brugere, der har rettigheden "Reservér og planlæg".

I Multi-sogns installationer kan organisationsadministratoren bestemme, hvilke sogne en bruger hører til, og dermed kun give rettigheden "Reservér og planlæg" i de relevante sogne.

Sådan sætter du en ressource op til godkendelse

Før nogen kan anmode om en ressource, skal den sættes op. Som organisationsadministrator kan du vælge, hvilke ressourcer der kræver godkendelse, og hvem der er ansvarlig for at godkende anmodningerne. Vi anbefaler, at du ikke sætter alle ressourcer op til godkendelse, da det kan gøre arbejdsgangen tung og give længere behandlingstid.

Sådan gør du:

1. Klik på dit navn øverst til højre og vælg ChurchDesk indstillinger.
2. I menuen til venstre vælger du Sogne & Ressourcer.
3. Find den ressource, du vil styre (fx "Kirkerum") og klik på Handlinger.
4. Klik på Rediger
5. Under "Ressourcereservation skal godkendes af" klikker du på Vælg godkendere.
6. Vælg en eller flere brugere, der skal godkende reservationer for denne ressource. Alle brugere på listen skal have rettigheden "Reservér og planlæg".
7. Klik på Gem.

Når det er gemt, vil der automatisk blive sendt en anmodning til de valgte godkendere, når en medarbejder prøver at booke ressourcen,

Hvor kommer anmodningerne fra?

• Brugeren opretter en begivenhed i kalenderen som normalt med de ønskede ressourcer.
• Når de klikker Gem, får de en besked om, hvilke ressourcer der kræver godkendelse.
• Andre ressourcer uden godkendelseskrav – samt brugere og vagtplaner – bliver booket som normalt.
• Brugeren får en e-mail, når godkenderen har behandlet anmodningen, med besked om ressourcen er godkendt eller afvist.
• Hvis der er flere ressourcer, der kræver godkendelse, får brugeren flere e-mails.
• Læs mere herunder om, hvad der sker, hvis en ressource bliver afvist.

Hvordan bliver ressourcer godkendt eller afvist?

Når begivenheden gemmes, sendes der automatisk en e-mail til de brugere, der kan godkende ressourcen.

Godkenderne finder anmodningerne i Kalendermodulet til venstre under Forespørgsler

Her vises både interne anmodninger og eksterne fra forespørgselssiderne. Under Bookingside kan du se, om det er en intern eller ekstern anmodning.

Du kan filtrere efter "Interne anmodninger" under filteret Forespørgsler

Med et klik på Gennemse kan godkenderen se en oversigt og vælge at acceptere eller afvise ressourcen til begivenheden.

Massehandlinger

• En begivenhed med flere ressourcer, der kræver godkendelse, skaber en separat anmodning for hver ressource, så man kan tage stilling individuelt.
• Gentagende begivenheder skaber en anmodning for hver dato, så der kan gives forskellige svar.
• Flere anmodninger kan behandles på én gang via Massehandlinger.
• Godkendte anmodninger flyttes til fanen Udført.
• Hvis én af anmodningerne konflikter med en anden begivenhed, vil det fremgå i rapporten for Massehandlinger, og den specifikke begivenhed skal behandles individuelt.

Bookingkonflikt

Godkenderen kan åbne begivenheden i kalenderen via linket i navnet og afgøre, om en bookingkonflikt skal tillades – hvis de har rettigheden til at gennemføre en dobbeltreservation.

Hvad hvis beslutningen skal ændres senere?

Interne ressourceanmodninger flyttes til fanen Udført, når de er blevet godkendt eller afvist.

Hvis beslutningen skal ændres, kan begivenheden findes ved at klikke på Vis i fanen og åbnes via Gå til begivenhed. Her kan ressourcen tilføjes eller fjernes og begivenheden gemmes igen.

Det sender ikke en ny e-mail til anmoderen. Godkenderen skal derfor selv give besked.

En bruger, der kan godkende anmodninger for en ressource, kan altid selv gemme en begivenhed med den ressource – uden yderligere trin.

Hvad sker der med afviste begivenheder?

Brugeren, der oprettede begivenheden, får en e-mail om afvisningen og skal nu selv tage stilling til, om hele begivenheden skal slettes, eller om der skal findes en anden ressource.

Værktøjet er lavet for at gøre det lettere at håndtere begivenheder med ressourcer, der kræver ekstra godkendelse – men det er stadig vigtigt med god kommunikation i teamet.

Hvor ser du ventende begivenheder?

Gå til Kalender > Dagsvisning og slå tilvalget Brugere & lokaler side om side til.

Brug filteret Brugere, lokaler og grupper i venstremenuen og tilføj de ressourcer, du vil holde øje med.

Ventende begivenheder vises i hvid med en farvet streg i venstre side.

Opdateret den: 16/09/2025