Artikel über: Prävention

Einführung in das Präventionsmodul

Das Präventionsmodul bietet eine standardisierte Möglichkeit, alle erforderlichen Präventionsmaßnahmen zu erfassen, zu dokumentieren und fortlaufend zu verwalten. Es unterstützt Sie dabei, den Überblick über Nachweise, Kurse und Führungszeugnisse zu behalten – sowohl für einzelne Gemeinden als auch, bei mehreren angeschlossenen Organisationen, auf Portalebene.


In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie


  • den Zugriff auf das Präventionsmodul und die darin enthaltenen Daten einstellen und regulieren
  • die Übersicht über erforderliche und bereits erbrachte Nachweise korrekt ausfüllen
  • das Präventionsmodul auf Portalebene nutzen, um Sicherheitsverantwortliche über mehrere Organisationen hinweg zu verwalten
  • das Ablagesystem der für die Prävention relevanten Dokumente verwalten
  • vom automatischen Erinnerungssystem profitieren



Verfügbarkeit


In individuellen Installationen: Das Präventionsmodul ist Teil der Medium- und Large-Pakete sowie einiger Landeskirchen-/Bistümer-Verträge.
Portal-Zusatz-Funktionen: Die übergeordneten Präventionsfunktionen für Portal-Hosts stehen Organisationen zur Verfügung, die als Hauptorganisation eines Portals eingestellt sind, wenn dieses Teil des jeweiligen Vertrages ist.



Inhalt



Rechte und Rollen im Präventionsmodul


Auf Organisations-Ebene:

  • Präventions-Administration: Systemrolle mit vollem Zugriff auf Organisationsebene – umfasst sowohl den Basiszugriff auf die Moduldaten als auch die Berechtigung, Daten zu registrieren und zu bearbeiten.
  • individuelle Rolle (z.B. nur Ansicht oder nur in bestimmten Multigemeinde-Instanzen bearbeiten): Durch Erstellen eigener Rollen können Sie die Präventionsberechtigungen individualisiert anpassen.


Auf Portal-Ebene:

  • Organisations-Administrator kombiniert mit der Präventions-Administration: Personen mit dieser Rolle können Sicherheitsverantwortliche über mehrere Organisationen hinweg suchen, eigene Begriffe für Anforderungsstufen festlegen, Führungszeugnisse auf Portalebene hinzufügen und Statistikberichte für einzelne oder alle Organisationen im Portal erstellen.
  • individuelle Rolle (z.B. um nur zum Präventionsteil des Portals Zugriff zu gewähren): Durch Erstellen eigener Rollen können Sie die Präventions- und Portalberechtigungen individualisiert anpassen.




Zugriff auf das Präventionsmodul einrichten


INFORMATION: Um die folgenden Einstellungen sehen und vornehmen zu können, benötigen Sie die Rolle Organisations-Administration.


Voraussetzung dafür, dass eine Person auf ChurchDesk und die darin enthaltenen Module zugreifen kann, ist die Erstellung eines Nutzerkontos für diese Person.


  1. Öffnen Sie ChurchDesk-Einstellungen > Rollen und Zugriff. Dort finden Sie die verschiedenen Rollen, die Benutzer:innen zugeteilt werden können.
  2. Verwenden Sie entweder die Systemrolle (erkennbar am Schlosssymbol): „Präventions-Administration"
  3. oder erstellen Sie über den Knopf „+ Neue Rolle" oben rechts eine eigene Rolle nach den Bedürfnissen Ihrer Gemeinde. Für eine reine Ansichtsberechtigung ohne Bearbeitungsrechte oder für Zugriffseinschränkung auf bestimmte Multigemeinde-Instanzen wählen Sie in der neuen Rolle nur den Basiszugriff aus.



Präventionsmodul auf Portalebene nutzen


In einer Organisation, die die "Host"-Organisation eines ChurchDesk-Portals ist, können Sicherheitsverantwortliche über alle Organisationen dieser Portalgemeinschaft hinweg gesucht werden, eigene Begrifflichkeiten für Anforderungsstufen festgelegt werden und Führungszeugnisse auf Portalebene hinzugefügt werden.


Sicherheitsverantwortliche suchen und filtern


In der Portalübersicht sehen Sie auf einen Blick den Anteil an Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen je Organisation sowie die zuständige Sicherheitsverantwortung.


  • Wechseln Sie über die Registerkarten zwischen den verschiedenen Ansichten.
  • Suchen Sie Sicherheitsverantwortliche gezielt nach Namen oder Gemeinden.
  • Exportieren Sie die Liste der Sicherheitsverantwortlichen über den „Exportieren"-Knopf.



Eigene Begriffe für Anforderungsstufen festlegen


Über die eigenen Begriffe können Sie die Bezeichnungen der Anforderungsstufen an die Sprache Ihrer Landeskirche oder Ihres Bistums anpassen.


  1. Wählen Sie die Anforderungsstufe aus, deren Bezeichnung oder Beschreibung Sie anpassen möchten.
  2. Tragen Sie die gewünschte eigene Bezeichnung ein.
  3. Die Änderung wird zunächst als Entwurf gespeichert. Klicken Sie auf „Veröffentlichen", damit sie wirksam wird.


INFORMATION: Eigene Begriffe gelten für alle Organisationen, die zu Ihrem Portal gehören, und werden dort automatisch in der Übersicht sowie in der Nutzeransicht angezeigt.




Führungszeugnis auf Portalebene hinzufügen


Mit dem Knopf „Führungszeugnis dokumentieren" können Sie einer Person ein Führungszeugnis zuordnen, unabhängig davon, welcher Gemeinde sie innerhalb des Portals angehört.


  1. Suchen Sie die betreffende Person. Es wird angezeigt, welchen Gemeinden sie zugeordnet ist.
  2. Klicken Sie auf Führungszeugnis dokumentieren.
  3. Füllen Sie die Maske aus: Datum der Prüfung, Dokumentenstandort („Vernichtet" oder „Zurückgesendet"), Ausstellungsdatum, 'gültig bis', sowie optional eine Notiz.
  4. Speichern Sie den Eintrag.


Der Eintrag ist danach ebenfalls auf Organisationsebene unter Erweitertes Führungszeugnis der jeweiligen Person sichtbar.


Statistikbericht erstellen


Über „Bericht erstellen" generieren Sie einen Statistikbericht für alle oder für ausgewählte Organisationen Ihres Portals.


  1. Klicken Sie auf „Bericht erstellen".
  2. Wählen Sie „Alle Organisationen" oder wählen Sie einzelne Organisationen aus.
  3. Nach der Erstellung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zum Download des Berichts.


Der Bericht enthält mehrere Tabellenblätter: eine Übersicht, die Schulungsstunden je Tätigkeitsbereich, die Dokumentenprüfung je Anforderungsstufe sowie die Anzahl überfälliger Kurse je Gemeinde.



Übersicht und Filter auf Organisationsebene


Sie gelangen ins Präventionsmodul, indem Sie es im Dropdown-Menü anwählen. Im Modul sehen Sie direkt den Überblick über die einzelnen Benutzer:innen, die Anforderungen und die damit verbundenen erforderlichen Nachweise. Fehlende Nachweise werden rot hervorgehoben. Wann immer ein neuer Nutzeraccount erstellt wird, nimmt das System diesen automatisch mit in die Übersicht auf.


Status und Anforderungsstufe getrennt einsehen


Status und Anforderungsstufe werden in der Tabelle nun in zwei getrennten Spalten angezeigt, statt wie zuvor in einer gemeinsamen Spalte. Es gibt insgesamt sieben Status, unter anderem:


  • „Nicht erforderlich"
  • „Offen" – der erforderliche Kurs oder Nachweis wurde begonnen, aber noch nicht vollständig erbracht
  • „Abgeschlossen" – der erforderliche Kurs oder Nachweis wurde vollständig erbracht
  • „Überfällig"
  • „Nicht bestanden"


Tabelle filtern und exportieren


  • Filtern Sie die Tabelle nach Anforderungsstufe und nach Tätigkeitsbereich.
  • Über den Export-Knopf öffnet sich ein Dropdown-Menü mit zwei Optionen: „Präventionsdaten exportieren" lädt die Präventionsdaten wie bisher direkt herunter. „Statistikbericht exportieren" lässt Sie einen Zeitraum auswählen und erstellt einen Statistikbericht für Ihre Organisation, vergleichbar mit dem Bericht auf Portalebene.



Präventionsdaten einer Person bearbeiten


Zur Registrierung von Daten und Dokumenten klicken Sie auf den blauen „Bearbeiten"-Knopf rechts in der die Person betreffenden Zeile. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie Eintragungen vornehmen und Dokumente hochladen können.



Status, Anforderungsstufe und interne Notizen


Oben in der Maske sehen Sie den aktuellen Status und die Anforderungsstufe der Person – inklusive eigener Begriffe, sofern Ihr Portal diese festgelegt hat. Ist kein Geburtsdatum hinterlegt, wird dieses Feld nicht angezeigt.


Im Bereich „Interne Notizen" können Sie zusätzliche, admin-interne Vermerke zu einer Person hinterlegen, zum Beispiel wenn ein Dokument noch nicht übergeben wurde. Die Spalte ist in der Tabellenübersicht standardmäßig ausgeblendet und kann bei Bedarf über die Spaltenauswahl eingeblendet werden.


Informationen zu Präventionsmaßnahmen


Im ersten Teil der Maske geben Sie an, ob die Person haupt- oder ehrenamtlich tätig ist, für welchen Bereich und in welche/n Gemeinden sie Verantwortung trägt, und welche Präventionsmaßnahmen erforderlich sind. Wählen Sie die Option, die am besten zu den Vorgaben Ihrer Gemeinde oder Landeskirche passt.


Beim Tätigkeitsbereich stehen Ihnen inzwischen fünf zusätzliche Optionen zur Verfügung:


  • Mitarbeitende mit Verantwortung für schutzbedürftige Personen
  • Mitarbeitende mit Personalverantwortung
  • Ehrenamtliche mit Verantwortung für schutzbedürftige Personen
  • Ehrenamtliche mit Leitungsverantwortung
  • Externes Personal


Bei den erforderlichen Präventionsmaßnahmen stehen zusätzlich zu den bestehenden Anforderungsstufen zwei neue Optionen zur Verfügung:


  • „Selbstauskunft"
  • „Maximale Stufe" – hierfür sind sowohl ein Selbstauskunfts-Dokument als auch ein Führungszeugnis verpflichtend.


Dokumente

Im nächsten Teil fügen Sie über den blauen Knopf „Dokumente hochladen" die erforderlichen Dokumente hinzu. Hier geben Sie auch an, um welchen Dokumenttyp es sich handelt, wann und durch wen die letzte Prüfung stattgefunden hat, und wie lange das Dokument gültig ist.


Kurse

Unter Kurse fügen Sie die entsprechenden Kurse mit mindestens Angabe von Datum, Titel und Kurstyp hinzu und laden das Zertifikat hoch.



Erweitertes Führungszeugnis

Unter Erweitertes Führungszeugnis registrieren Sie Daten in Bezug auf das Führungszeugnis. Ein Hochladen des Zeugnisses ist hier nicht möglich, da es entweder vernichtet oder zurückgesandt werden soll. Diesen Vorgang dokumentieren Sie ebenfalls in diesem Bereich.


Neben „Gültig bis" erfassen Sie jetzt zusätzlich das Ausstellungsdatum des Führungszeugnisses.


Beim Registrieren ist die Bestätigung „Ich bestätige, dass im Führungszeugnis keine einschlägigen Eintragungen festgestellt wurden und die Person tätig werden darf" standardmäßig aktiviert.


WICHTIG: Wird diese Bestätigung deaktiviert, wird der Status der Person automatisch auf „Von der Tätigkeit ausgeschlossen" bzw. "Nicht bestanden" gesetzt. Sie müssen veranlassen, dass die Freigabe für die Tätigkeit in der Gemeinde bzw. Organisation sofort entzogen wird.



Aktivitätsverlauf

Im Aktivitätsverlauf sehen Sie sämtliche Änderungen an den Präventionsdaten einer Person, jeweils mit Zeitstempel und der Person, die die Änderung vorgenommen hat. Erfasst werden auch Änderungen an der Zuständigkeit oder dem Tätigkeitsbereich innerhalb einer Gemeinde.



Erinnerungssystem


Wenn notwendige Informationen fehlen oder eine erneute Überprüfung fällig wird, erhalten die verantwortlichen Benutzer:innen eine Erinnerungs-E-Mail.


Das System überprüft die Präventionsdokumente einmal pro Woche, jeden Montagmorgen gegen 8 Uhr, und versendet die Erinnerung per E-Mail an die Präventions-Administration. Die Erinnerung endet, sobald eine Aktualisierung der jeweiligen Dokumente erfolgt ist.


Für ablaufende Dokumente beträgt die Frist 60 Tage und gilt für: Führungszeugnisse, Verhaltenskodex, Selbstauskunft und Kurse.



Für Multi-Gemeinden:

Präventionsrolle auf einzelne Gemeinden beschränken


Die Systemrolle „Präventions-Administration" gibt Zugriff auf die Präventionsdaten aller Gemeinden Ihrer Multi-Gemeinde. Sollen Benutzer:innen nur die Mitglieder ihrer eigenen Gemeinde sehen und bearbeiten können, legen Sie dafür eine eigene Rolle an und weisen diese pro Gemeinde zu.


1. Rolle erstellen


  1. Öffnen Sie ChurchDesk-Einstellungen > Rollen und Zugang und klicken Sie auf „+ Neue Rolle".
  2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. „Prävention (nur eigene Gemeinde)", und klicken Sie auf „Rolle erstellen".
  3. Klicken Sie auf „Rolle bearbeiten" und wechseln Sie zur Registerkarte „Prävention".
  4. Aktivieren Sie „Zugang zum Präventionsmodul".
  5. Setzen Sie unter „Präventionsmodul verwalten" den Haken bei „Präventionsmodul bearbeiten". Wenn die Person auch Benutzer:innen in die Prävention importieren darf, setzen Sie zusätzlich den Haken bei „Präventions-Benutzer:innen importieren".
  6. Klicken Sie auf „Rolle speichern".



2. Rolle einer Person für bestimmte Gemeinden zuweisen


  1. Öffnen Sie Benutzer:innen und klicken Sie bei der betreffenden Person auf „Aktionen" > „Berechtigungen bearbeiten".
  2. Aktivieren Sie im Fenster „Rollen von [Name] bearbeiten" die neu erstellte Rolle.
  3. Wählen Sie im Auswahlfeld daneben die Gemeinde(n) aus, deren Mitglieder die Person sehen darf.
  4. Klicken Sie auf „Rollen aktualisieren".




Die Person sieht im Präventionsmodul nun nur noch die Benutzer:innen der ausgewählten Gemeinde(n).


BEISPIEL: Eine Präventionsbeauftragte der Dankesgemeinde erhält die Rolle „Prävention (nur eigene Gemeinde)" nur für die Dankesgemeinde. In der Übersicht sieht sie ausschließlich deren Mitglieder – die Daten der übrigen Gemeinden bleiben für sie verborgen.



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Aktualisiert am: 15/10/2026

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