Artikel über: Kalender

Anfragen handhaben (3/3)

Sobald jemand eine Anfrage über eine Ihrer Anfrage-Seiten abschickt, erscheint diese im Bereich „Anfragen“ im Kalender-Modul. Hier können Sie alle eingegangenen Buchungen strukturiert verwalten – vom ersten Eingang bis zur endgültigen Entscheidung.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Anfragen prüfen, annehmen oder ablehnen, und was es mit dem Status „in Bearbeitung“ auf sich hat.

Hinweis: Falls Sie noch keine Anfrage-Seite erstellt haben, lesen Sie zuerst den Artikel: Anfrage-Seite erstellen

Wo finde ich die eingegangenen Anfragen?

Öffnen Sie das Modul Kalender > Anfragen.

Hier finden Sie drei Tabs:

Neu – neue, unbeantwortete Anfragen
In Bearbeitung – angenommene Anfragen mit aktivem Folgeformular
Abgeschlossen – alle bearbeiteten Anfragen (angenommen oder abgelehnt)

Neue Anfragen prüfen

Im Reiter „Neu“ sehen Sie alle Anfragen, die noch nicht bearbeitet wurden. Jede Anfrage wird in einer Zeile mit folgenden Informationen angezeigt:

Datum des gewünschten Termins
Status
Zugehörige Anfrage-Seite
Gewählte Anfrage-Optionen (falls vorhanden)
Zugewiesene Benutzer:innen (nur bei Personenbuchung)
Erstellt am – wann die Anfrage eingegangen ist
Der Button „Überprüfen“ ganz rechts

Mit einem Klick auf „Überprüfen“ öffnet sich rechts ein Fenster mit allen Details der Anfrage. Sie können hier entscheiden, ob Sie die Anfrage annehmen oder ablehnen.

Tipp: Da es aktuell keinen direkten Link zum Kalender gibt, öffnen Sie den Kalender am besten in einem zweiten Tab, um die Verfügbarkeit zu prüfen, bevor Sie final entscheiden.

Anfrage annehmen

Wenn Sie auf „Annehmen“ klicken wird die Anfrage wird im System gespeichert:

Ein Kalendereintrag wird erstellt
Die Anfrage verschiebt sich in den Reiter „Abgeschlossen“

Wurde zusätzlich ein Folgeformular aktiviert, erscheint die Anfrage zunächst unter „In Bearbeitung“, bis das Folge-Formular ausgefüllt wurde.

Anfrage ablehnen

Mit einem Klick auf „Ablehnen“:

Wird die Anfrage archiviert
Die buchende Person erhält eine Absage-E-Mail
Die Anfrage erscheint ebenfalls im Tab „Abgeschlossen“

Wichtig: Einmal angenommene oder abgelehnte Anfragen lassen sich nicht nachträglich ändern.

Wenn Sie dennoch mit der anfragenden Person kommunizieren möchten (z. B. falls ein Termin kurzfristig doch möglich wird), können Sie dies manuell per E-Mail oder Telefon tun, falls die Person das expliziet wünscht. Sie können hierfür z.B eine Anwähl Option im Formular geben. Eine automatische Benachrichtigungsfunktion gibt es derzeit nicht – dies wäre lediglich ein möglicher Workaround.

In Bearbeitung

Anfragen landen im Reiter „In Bearbeitung“, wenn:

Sie angenommen wurden,
und ein automatisches Folgeformular aktiviert wurde,
das aber noch nicht ausgefüllt wurde.
Sie können die Anfrage anschließend manuell in den Tab „Abgeschlossen“ verschieben oder das im "In Bearbeitung" Tab lassen.
Wenn Sie das manuell in den Tab „Abgeschlossen“ verschieben wird das dann in den Kalender eingetragen als gebucht.
Wenn Sie es im Tab "In Bearbeitung" lassen, wird es erst in den Kalender eingetragen, wenn das Folge Formular ausgefüllt wurde und die Buchung dann final bestätigt wird.
Sobald das Formular dann ausgefüllt wurde: Rutscht die Anfrage von "Abgeschlossen" in „In Bearbeitung“, damit Sie die Antwort einsehen können.

Sortieren und filtern

In allen drei Tabs (Neu, In Bearbeitung, Abgeschlossen) können Sie die Liste filtern und sortieren:

Sortieren:

Nach Datum, Status oder Erstellt am
Durch Klick auf die kleinen Pfeile neben dem jeweiligen Spaltennamen

Filtern:

Diese Filter finden Sie oben rechts in jedem Tab – besonders hilfreich, wenn Sie mit mehreren Anfrage-Seiten arbeiten oder viele Einträge verwalten.

Anfrage-Seite
Anfrage-Option
Benutzer:innen