Artikler om: Workflows
Denne artikel er også tilgængelig på:

Introduktion til Workflows

Strømlin din sogneadministration med ChurchDesk Workflows



Workflows er dit nye værktøj, designet til at komme i hus med planlægningen. Det tager det tunge læs ud af sogneadministration ved automatisk at forbinde jeres huskelister, e-mails, formularer og kalenderbegivenheder til det specifikke projekt, de tilhører – uanset om det er et bryllup, dåb, koncert eller en sogneudflugt.

I stedet for at afhænge af post-it's eller lede i gamle e-mailtråde, får I et klart, organiseret overblik over, hvad der skal gøres som det næste, med automatiske påmindelser, der sørger for at hele teamet er synkroniseret.


Inkluderet i denne artikel: 


  1. Kom i gang
  2. Opsætning af din Workflow-indbakke
  3. Introduktion til sager
  4. Opret en sag
  5. Arbejd som et team
  6. Hold styr på skabeloner



1. Kom i gang 


Tilgængelighed


Workflows er tilgængelig for Medium og Large.


Roller


  • "Organisationsadministratorer" og "Administratorer": Har fuld adgang til opsætning af Indbakken, kan se alle indgående e-mails og kan se/redigere alle sager.
  • Alle andre roller: Kan se og redigere sager, kun når den specifikke sag er tildelt dem.
  • Tilpassede roller: Du kan altid oprette nye roller med individuelle tilladelser i dine ChurchDesk-indstillinger.





2. Opsætning af din Workflow-indbakke - Snart tilgængelig for danske kunder!


For at få det fulde udbytte og spare tid med Workflows, bør en Organisationsadministrator tilknytte kirkens officielle e-mailadresse (f.eks. kontor@dinkirke.dk).


Vigtigt: Brug en delt/officiel e-mailadresse, ikke en personlig arbejdsmail, da flere teammedlemmer kan have adgang til Workflow-indbakken.


Trin-for-trin forbindelse


  1. Gå til ChurchDesk-indstillinger > Indbakke.
  2. Find din unikke Videresendelses-e-mail. 
  3. Afprøv forbindelsen: Videresend en sagsrelateret e-mail til den specifikke e-mailadresse og se den dukke op i dine Workflows. Det kan tage mellem 1-10 minutter.




  1. Opsæt automatisering for Indbakken


Hvorfor burde man det? Når du forbinder din kirkes e-mail direkte til ChurchDesk Workflow, holder det alle dine beskeder – især dem, der er relateret til en sag – organiseret på ét sted og forbundet til opgavelister, formularbesvarelser, kontaktoplysninger og mere, så du og dit team altid har det fulde overblik. Udnyt e-mails' fulde potentiale!


Hvordan gør man det?

For at starte opsætningen har vi en separat artikel, der forklarer følgende emner:



Hvad sker der, når det er sat op?

  • Som udgangspunkt sendes kun nye e-mails til ChurchDesk Workflows, og en kopi bliver liggende i din e-mailudbyders indbakke. Vi anbefaler at bruge denne standardindstilling og ikke ændre den hos e-mailudbyderen.
  • Herefter vil det at besvare alle e-mails i Workflow og omdanne dem til sager give dig den fulde værdi af dit arbejde.
  • For gamle e-mails, der skal forbindes til en igangværende sag, skal du videresende e-mailen manuelt til din workflow-videresendelses-e-mail.



3. Introduktion til sager


En sag er en alsidig "kontrolcentral", hvor hver detalje i en begivenhed – fra almindelige kirkelige handlinger til komplekse årlige projekter – samles i ét flydende workflow. Det er et samarbejdsforum designet til at holde dit team synkroniseret, og giver uendelig fleksibilitet til at tilpasse, hvordan I vælger at oprette og planlægge sager.


En sag inkluderer:


  • Sagsnavn: Som udgangspunkt har en sag navnet fra skabelonen. Vi anbefaler at omdøbe dem (f.eks. "Bryllup: Jensen & Nielsen"), så de er lette at finde via søgefeltet.
  • Sagsnummer: Hver sag tildeles et unikt sagsnummer for nem intern reference. Du finder det i øverste højre hjørne over Aktivitetstavlen.
  • Sagsstatus (Find det her)
  • Tilknyttet sogn(e)
  • Bruger, der er ansvarlig for at holde fremdrift i den pågældende sag.
  • Aktivitetstavle: En kronologisk visning af alle e-mailtråde og interne noter.
  • Sagsopgaver, inklusiv underopgaver: Oprettet ud fra justerbare huskelister fra standard-skabeloner
  • Påmindelser for hovedopgaver
  • Kontakter: Personer knyttet til den pågældende sag, hvis rolle kan defineres i begivenheden (f.eks. Brud/Gom, Gudforælder, Konfirmand, ...).
  • Kalender: Direkte links til de relevante kalenderbegivenheder.
  • Dokumenter: Et sikkert sted til sagsrelaterede dokumenter
  • Formularsvar, hvis den pågældende sag blev oprettet fra en formularbesvarelse
  • E-mails og e-mailsvar, hvis den pågældende sag blev oprettet ud fra en e-mail, eller hvis en e-mailtråd tilføjes senere (foreslås automatisk)



4. Opret en sag



1. Opret en sag i Workflow-modulet


  1. Klik på "Opret en sag" 
  2. Vælg den relevante skabelon (f.eks. Bryllup, Begravelse, Koncert). Dette vil automatisk indlæse dine forudindstillede Opgavelister.


2. En formularbesvarelse kan oprette en ny sag


Du kan automatisere oprettelse af sager direkte fra en ChurchDesk-formular (f.eks. til dåbstilmelding):


  1. Gå til Formularer og klik på Rediger formular.
  2. Under 2. Indstillinger, scroll ned til "Connect form to Workflows".
  3. Vælg en sagsskabelon og en bruger til automatisk at få tildelt ansvaret.
  • Nu vil alle svarfelter og kontaktoplysninger blive tilføjet til en ny sag ved hvert nyt formularsvar.
  • Filer: Eventuelle dokumenter uploadet i svarformularen vil automatisk blive tilføjet til sagens dokumentarkiv.





3. Omdan en indgående e-mail til en sag


Når der går en e-mail ind, tjekker systemet, om afsenderens e-mail matcher en kontakt i en eksisterende sag.


  • Hvis der findes et match, vil et automatisk forslag dukke op. Du skal manuelt bekræfte for at linke tråden til den pågældende sag. 
  • Hvis der ikke findes et match, men du ved, at der allerede findes en sag, skal du gå ind i den pågældende sag og tilføje e-mailen som en ny kontakt. Opdater siden, og det automatiske forslag vil dukke op.
  • Du kan tilføje flere e-mailtråde til en sag. De vil fremgå kronologisk i aktivitetshistorikken. 
  • Hvis der ikke eksisterer en sag, skal du klikke på "Konverter til sag" for at starte en ny sag ved hjælp af en skabelon.


Filhåndtering i e-mail:

  • Filer der er vedhæftet i en e-mail bliver automatisk gemt i den pågældende sags dokumentarkiv.
  • Billeder der er inkluderet i e-mailens tekst eller signatur, som f.eks. logoer, bliver ikke gemt.
  • Andre filtyper kan uploades manuelt.


E-mails der forbliver e-mails


  • Hvis en e-mail ikke behøver at være en Sag, og e-mail-korrespondancen er afsluttet, skal du arkivere e-mailen.
  • Hvis “besvarelse af e-mails” er sat op, kan du svare på den e-mail i e-mail-tråden.
  • Hvis du bruger din egen e-mail-klient (f.eks. Outlook, Gmail,...) til at sende e-mails, vil du sandsynligvis ikke modtage dem i ChurchDesk Workflows. Det er derfor, vi foreslår, at du også bruger din ChurchDesk Indbakke som kilde til afsendelse af e-mails. For at starte ny kommunikation - opret en Sag og begynd at sende.


Sagsstatus:


  • Aktiv: Den pågældende sag er i gang. Der er afventende/uløste opgaver, eller I venter på svar. Eksempel: Et bryllup der er i gang med at blive planlagt.
  • Løst: Målet er nået. Alle opgaver er færdige, og begivenheden er sandsynligvis overstået. Eksempel: En dåb der fandt sted sidste søndag.
  • Arkiveret: Processen blev stoppet, eller e-mailen behøvede ikke at blive til en sag. En generel forespørgsel der blev besvaret, eller en aflyst begivenhed.



5. Arbejd som et team


Opgaver 


  • Opgaver: Brug feltet "Bruger" til at sende en sag videre til en kollega. 
Note: Hvis du ikke har "Administrere alle sager" rettigheden, vil den pågældende sag forsvinde fra din visning, når den er tildelt en anden.


Interne noter


  • Alt skrevet i en gul boks er en intern note til dit team eller systemet.


Påmindelser


  • Hold musen over en hovedopgave og klik på "Påmindelse".
  • Indstil dato/tidspunkt, bekræft med Ok, og vælg en modtager (dig selv eller en kollega).
  • Modtageren vil modtage en e-mail-påmindelse på det planlagte tidspunkt.
  • Efter en påmindelse er overskredet, vises den i rød.
  • Hvad sker der, når en opgave markeres som udført? Påmindelsen vil stadig blive vist, men gennemstreget og kun i grå, og der sendes ikke længere e-mails.



6. Hold styr på skabeloner


Du behøver ikke at opfinde den dybe tallerken hver gang. Brug de forudindstillede skabeloner eller tilpas dine egne. 

  • Klik på "Opret en sag" og på "Administrer Workflowsskabeloner" eller gå til ChurchDesk-indstillinger > Workflowsskabeloner.
  • Tilføj standard-opgavelister og underopgaver til dine skabeloner for at sikre, at intet trin bliver glemt.
  • Deaktiver skabeloner, som din organisation ikke bruger, for at få et bedre overblik.


Nøgleord: Workflows, Indbakke, Sager, Automatisering, E-mail-videresendelse, Opgaveliste, Opgaver, Påmindelser, Skabeloner, Formularintegration, Formularer, Sogne, Administration, Team-samarbejde, ChurchDesk Indstillinger, Interne noter, Tildelinger.


Opdateret den: 25/02/2026

Hjalp denne artikel dig?

Del din feedback

Annuller

Tak!