Artikel über: Workflows
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Einführung in Workflows

Optimieren Sie Ihre Gemeindeverwaltung mit ChurchDesk Workflows


Workflows ist Ihre neue digitale Schaltzentrale, die Schluss macht mit der mühsamen Suche in Papierbergen. Das System nimmt Ihnen die schwere Arbeit in der Gemeindeverwaltung ab, indem es Ihre To-do-Listen, E-Mails, Formulare und Kalenderereignisse automatisch mit dem jeweiligen Projekt verknüpft – egal, ob es sich um eine Hochzeit, eine Taufe, ein Konzert oder eine Jugendfreizeit handelt.

Anstatt sich auf Klebezettel zu verlassen oder alte E-Mail-Verläufe zu durchforsten, erhalten Sie eine klare, organisierte Übersicht über die nächsten Schritte. Automatische Erinnerungen sorgen zudem dafür, dass Ihr gesamtes Team immer auf dem gleichen Stand bleibt.




In diesem Artikel enthalten: 

  1. Erste Schritte
  2. Einrichtung Ihres Workflow-Posteingangs
  3. Vorgänge verstehen
  4. Wie man einen Vorgang startet
  5. Zusammenarbeit im Team
  6. Verwalten von Vorlagen




1. Erste Schritte 


Verfügbarkeit

Workflows ist für die Pakete Medium, Large und ausgewählte Enterprise-Pläne verfügbar.


Rollen

  • "Organisations-Administratoren" und "Administratoren": Haben vollen Zugriff auf die Einrichtung des Posteingangs, können alle eingehenden E-Mails einsehen und alle Vorgänge einsehen/bearbeiten.
  • Alle andere Rollen: Können Vorgänge einsehen und bearbeiten, nur wenn ihnen der Vorgang spezifisch zugewiesen wurde.
  • Benutzerdefinierte Rollen: Sie können in Ihren ChurchDesk-Einstellungen jederzeit neue Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen.




2. Einrichtung Ihres Workflow-Posteingangs


Um den vollen Mehrwert und die Zeitersparnis durch Workflows zu nutzen, sollte ein Organisations-Administrator die funktionale E-Mail-Adresse Ihrer Kirche verbinden (z. B. buero@ihregemeinde.de).


Wichtig: Verwenden Sie eine gemeinsam genutzte/funktionale E-Mail-Adresse, keine persönliche Arbeits-E-Mail, da mehrere Teammitglieder Zugriff auf den Workflow-Posteingang haben werden.


Schritt-für-Schritt Verbindung

  1. Gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Posteingang.
  2. Suchen Sie Ihre eindeutige Weiterleitungs-E-Mail-Adresse. 
  3. Testen Sie die Verbindung: Leiten Sie eine vorgangsbezogene E-Mail an diese spezifische Adresse weiter und sehen Sie zu, wie sie in Ihren Workflows erscheint. Dies kann zwischen 1 - 10 Minuten dauern.






  1. Einrichten der Automatisierung für den Posteingang

Warum sollte man das tun?

Wenn Sie Ihre Kirchen-E-Mail direkt mit ChurchDesk Workflow verbinden, bleiben alle Ihre Nachrichten – insbesondere die vorgangsbezogenen – an einem Ort organisiert und mit Aufgabenlisten, Formularantworten, Kontaktinformationen und mehr verknüpft, sodass Sie und Ihr Team immer das vollständige Bild haben. Das macht E-Mails viel leistungsfähiger!


Wie geht das?

Um mit der Einrichtung zu beginnen, haben wir einen speziellen Artikel, der die folgenden Themen erklärt:

  • Wie Sie alle eingehenden E-Mails direkt in Workflows empfangen: Einrichtung des ChurchDesk-Posteingangs - [Schritt 1] 
  • Und wie Sie E-Mails direkt aus ChurchDesk Workflow versenden. Eine fortgeschrittenere Konfiguration für den vollen Funktionsumfang [Schritt 2 - 4] 


Was passiert, wenn es eingerichtet ist?

  • Standardmäßig werden nur neue E-Mails an ChurchDesk Workflows gesendet, und eine Kopie verbleibt im Posteingang Ihres E-Mail-Anbieters. Wir empfehlen, diese Standardeinstellung beizubehalten und sie nicht aufseiten des E-Mail-Clients zu ändern.
  • Ab diesem Moment wird die Beantwortung aller E-Mails in Workflow und deren Umwandlung in Vorgänge Ihnen den vollen Arbeitswert bieten.
  • Für alte E-Mails, die mit einem laufenden Vorgang verknüpft werden sollen, leiten Sie die E-Mail manuell an Ihre Workflow-Weiterleitungsadresse weiter. 



3. Vorgänge verstehen


Ein Vorgang ist eine vielseitige „Schaltzentrale“, in der jedes Detail eines Ereignisses – von routinemäßigen Sakramenten bis hin zu komplexen jährlichen Projekten – in einem nahtlosen Workflow zusammengeführt wird. Es ist ein kollaborativer Hub, der darauf ausgelegt ist, Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten und endlose Flexibilität bietet, egal wie Sie sich entscheiden, zu erstellen und zu planen.


Ein Vorgang beinhaltet:

  • Vorgangsname: Standardmäßig haben Vorgänge den Namen der Vorlage. Wir empfehlen, sie umzubenennen (z. B. „Trauung: Müller & Schmidt“), damit sie über die Suchleiste leicht zu finden sind.
  • Vorgangsnummer: Jedem Vorgang wird eine eindeutige Vorgangsnummer zur einfachen internen Referenzierung zugewiesen. Sie finden diese in der oberen rechten Ecke über dem Aktivitäts-Board.
  • Vorgangsstatus (Definition hier)
  • Zugehörige Gemeinde
  • Zuständiger, der dafür verantwortlich ist, den Vorgang voranzutreiben
  • Aktivitäts-Board: Eine chronologische Ansicht aller E-Mail-Verläufe und internen Notizen.
  • Aufgabenliste, einschließlich Teilaufgabe: Erstellt aus anpassbaren To-Do-Listen aus vordefinierten Vorlagen
  • Erinnerungen für Haupt-Aufgabe
  • Kontakte: Mit dem Vorgang verbundene Personen, die durch ihre Rolle im Ereignis definiert werden können (z. B. Braut/Bräutigam, Paten, Konfirmand, ...).
  • Kalender: Direkte Links zu den relevanten kirchlichen Veranstaltungen.
  • Dateien: Ein sicherer Ort für vorgangsbezogene Dokumente
  • Formularantworten, falls der Vorgang aus einem Formular erstellt wurde
  • E-Mails und E-Mail-Antworten, falls der Vorgang aus einer E-Mail erstellt wurde oder falls ein E-Mail-Verlauf später hinzugefügt wird (automatisch vorgeschlagen)






4. Wie man einen Vorgang startet


1. Erstellen eines neuen Vorgangs innerhalb des Workflows-Moduls
  1. Klicken Sie auf "Einen Vorgang erstellen" 
  2. Wählen Sie die entsprechende Vorlage (z. B. Trauung, Bestattung, Konzert). Dadurch werden automatisch Ihre vordefinierten Aufgaben-Listen geladen. 


2. Eine Formularantwort kann einen neuen Vorgang erstellen

Sie können die Erstellung von Vorgängen direkt aus Ihrem ChurchDesk-Formular automatisieren (z. B. für Taufanmeldungen):

  1. Gehen Sie zu Formulare und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Scrollen Sie unter 2. Formulareinstellungen zu "Formular mit Workflows verbinden."
  3. Wählen Sie eine Vorgangsvorlage und einen Benutzer aus, dem die Verantwortung automatisch zugewiesen werden soll. 
  • Nun werden bei jeder neuen Formularantwort alle Antwortfelder und die Kontaktinformationen zu einem neuen Vorgang hinzugefügt.
  • Dateien: Alle im Antwortformular hochgeladenen Dokumente werden automatisch zum Dokumentenspeicher des Vorgangs hinzugefügt.





3. Umwandeln einer eingehenden E-Mail in einen Vorgang

Wenn eine E-Mail eingeht, prüft das System, ob die E-Mail des Absenders mit einem Kontakt in einem bestehenden Vorgang übereinstimmt.

  • Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erscheint ein automatischer Vorschlag. Sie müssen manuell bestätigen, um den E-Mail-Verlauf mit diesem Vorgang zu verknüpfen. 
  • Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, Sie aber wissen, dass bereits ein Vorgang existiert: Gehen Sie in den Vorgang und fügen Sie die E-Mail als neuen Kontakt hinzu. Aktualisieren Sie die Seite, und der automatische Vorschlag wird angezeigt.
  • Sie können einem Vorgang mehrere E-Mail-Verläufe hinzufügen. Diese erscheinen chronologisch in der Aktivität. 


  • Wenn kein Vorgang existiert, klicken Sie auf "In Vorgang umwandeln", um einen neuen Vorgang mithilfe einer Vorlage zu starten.


Dateihandhabung in E-Mails:

  • Dateien, die einer E-Mail angehängt sind, werden automatisch erfasst und in den Dateien des Vorgangs gespeichert.
  • Bilder, die im E-Mail-Text oder in der Signatur enthalten sind, wie z. B. Logos, werden nicht gespeichert.
  • Andere Dateitypen können manuell hochgeladen werden.


E-Mails, die E-Mails bleiben
  • Wenn eine E-Mail nicht in einen "Vorgang" umgewandelt werden brauch, und die E-Mail-Korrespondenz abgeschlossen ist, können Sie sie archivieren.
  • Wenn das „Beantworten von E-Mails“ eingerichtet ist, können Sie auf diese E-Mail im E-Mail-Verlauf antworten.
  • Wenn Sie Ihren eigenen E-Mail-Client (z. B. Outlook, Gmail, ...) zum Senden von E-Mails verwenden, werden Sie diese voraussichtlich nicht in ChurchDesk Workflows erhalten. Daher empfehlen wir, den ChurchDesk Posteingang auch als Quelle für den E-Mail-Versand zu nutzen. Um eine neue Kommunikation zu beginnen – erstellen Sie einen Vorgang und starten Sie den Versand.


Status eines Vorgangs:
  • Aktiv: Der Vorgang läuft. Aufgabe sind ausstehend oder Sie warten auf eine Antwort. Beispiel: Eine Trauung, die derzeit geplant wird.
  • Erledigt: Das Ziel wurde erreicht. Alle Aufgabe sind abgeschlossen und das Ereignis liegt wahrscheinlich in der Vergangenheit. Beispiel: Eine Taufe, die am vergangenen Sonntag stattfand.
  • Archiviert: Der Prozess wurde gestoppt oder die E-Mail musste kein Vorgang werden. Eine allgemeine Anfrage, die beantwortet wurde, oder ein abgesagtes Ereignis.




5. Zusammenarbeit im Team


Einen Benutzer zuweisen

  • Zuweisungen: Verwenden Sie das Feld „Benutzer“, um einen Vorgang an einen Kollegen zu übergeben. 
Hinweis: Wenn Sie keine Berechtigung für „Alle Vorgänge anzeigen“ haben, verschwindet der Vorgang aus Ihrer Ansicht, sobald er neu zugewiesen wurde.


Interne Notizen

  • Alles, was in einer gelben Box steht, ist eine interne Notiz für Ihr Team oder das System.


Erinnerungen einstellen

  • Fahren Sie mit der Maus über eine Haupt-Aufgabe und klicken Sie auf die „Erinnerung“. 
  • Stellen Sie ein Datum/Uhrzeit ein, bestätigen Sie mit OK und wählen Sie einen Empfänger (sich selbst oder einen Kollegen).
  • Der Empfänger erhält zum geplanten Zeitpunkt eine E-Mail-Erinnerung.
  • Wenn eine Erinnerung überfällig ist, wird sie rot angezeigt.
  • Was passiert, wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird? Die Erinnerung wird weiterhin angezeigt, aber durchgestrichen und nur in Grau, und es wird keine E-Mail mehr versendet.


6. Verwalten von Vorlagen


Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Nutzen Sie die vordefinierten Vorlagen oder passen Sie Ihre eigenen an. 

  • Klicken Sie auf „Vorgang erstellen“ und auf „Vorgangsvorlagen verwalten“ oder gehen Sie zu ChurchDesk-Einstellungen > Workflows.
  • Fügen Sie Ihren Vorlagen Standard-Aufgaben-Listen und Teilaufgabe hinzu, um sicherzustellen, dass kein Schritt vergessen wird.
  • Deaktivieren Sie Vorlagen, die in Ihrer Organisation nicht benötigt werden, um die Liste übersichtlich zu halten.


Schlüsselwörter: Workflows, Posteingang, Vorgang, Automation, E-Mail-Weiterleitung, Aufgabenliste, Aufgaben, Erinnerungen, Vorlagen, Formularintegration, Formulare, Gemeinde, Verwaltung, Team Zusammenarbeit, ChurchDesk Einstellungen, Interne Notizen, Zuweisungen.


Aktualisiert am: 24/02/2026

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