Artikel über: Kalender

Anfrage-Seite erstellen (1/3)

Mit einer Anfrage-Seite im ChurchDesk-Buchungstool ermöglichen Sie es Gemeindemitgliedern, ganz einfach online einen Termin oder eine Ressource anzufragen – zum Beispiel für ein Traugespräch, eine Beerdigung oder die Nutzung eines Gemeinderaums. So vermeiden Sie zeitraubende E-Mail- und Telefonabstimmungen. Stattdessen sehen die Anfragenden direkt, welche Zeiten zur Verfügung stehen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine neue Anfrage-Seite einrichten, worauf Sie achten sollten und welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Wo finde ich das Buchungstool?

Sie können das Buchungstool auf zwei Wegen aufrufen:
über den Kalender > Tab „Anfragen“
oder unter ChurchDesk Einstellungen > Anfrage-Seiten

Bitte beachten Sie: Um Anfrage-Seiten zu erstellen, benötigen Sie die Berechtigung „Buchen und Planen“ im Kalender-Modul.

Allgemeiner Ablauf

Eine vollständige Buchung über ChurchDesk erfolgt in mehreren Schritten:
Anfrage-Seite erstellen
Verfügbarkeiten der beteiligten Personen im Kalender eintragen (Nur zwingend notwendig bei Option 3)
Link zur Anfrage-Seite veröffentlichen (z. B. auf Ihrer Webseite)
Anfragen erhalten
Anfragen annehmen oder ablehnen (wird in einem separaten Artikel erklärt. S.u.)

Anfrage-Seite erstellen

Gehen Sie im Buchungstool oben links auf „Anfrage-Seiten verwalten“.
Klicken Sie auf „Neue Anfrage-Seite erstellen“.
Wählen Sie eine der drei Optionen:

Option 1: Benutzer mit regelmäßigem Wochenplan

Diese Variante eignet sich besonders für regelmäßige Sprechzeiten – zum Beispiel wöchentliche Pastorentermine oder Seelsorgegespräche.
Da die Verfügbarkeit über einen festen Wochenplan gesteuert wird, müssen Sie keine einzelnen verfügbaren Zeiten eintragen. Wichtig ist jedoch, dass Sie Abwesenheiten konsequent im Kalender eintragen, um an sonst verfügbaren Tagen nicht versehentlich gebucht zu werden.

Inhalte des Formulars:
Benutzer: Wählen Sie aus, wer Anfragen empfangen und bearbeiten darf. Alle erhalten bei Anfrage eine Benachrichtigung, aber nur eine Person muss reagieren.
Interner Name: Nur für die Verwaltung sichtbar – z. B. „Traugespräch Pfr. Müller“.
Titel: Der Titel erscheint im Kalender, z. B. „Traugespräch“ oder „Raumbuchung Gemeindehaus“.
Beschreibung: Diese Information sehen auch die Anfragenden.
URL: Kann individuell angepasst oder automatisch aus dem Titel erzeugt werden.
Formular: Sie können das bestehendes Formular nutzen oder ein neues erstellen (mehr dazu im separaten Artikel. S.u.).
Optionales Folgeformular: Wird nach Annahme durch die Kirche automatisch verschickt, z. B. zur Abfrage zusätzlicher Informationen.
Einstellungen für Kalenderereignisse: Legen Sie Gemeinde, Kategorie und Sichtbarkeit fest.
E-Mail-Texte: Für Zusagen und Absagen individuell anpassbar. Diese Texte sind auch nochmal anpassbar, wenn man im Fenster ist wo man Annehmen oder Ablehnen kann. Ist aber am einfachsten, das hier voreinzustellen.

Klicken Sie auf „Weiter“, um zum zweiten Schritt zu gelangen:
Dauer des Ereignisses: Das kann hier in Stunden und Minuten eingetragen werden. Sie können das per Tastatur oder per Maus verändern.
Hauptressource (Ort) und zusätzliche Ressourcen: Das sind die Ressourcen die in den Churchdesk Einstellungen bereits eingestellt wurden.
Vor-/Nachbereitungszeit: Wie viel Zeit soll vorher und nachher im Kalender extra geblockt werden?
Wöchentlicher Verfügbarkeitsplan: Öffnen Sie die einzelnen Zeiten mit dem kleinen Pfeil neben dem Wochentag oder wenn Sie irgendwo in den grauen Balken klicken.
Minimale Vorlaufzeit: Diese Einstellung bestimmt, wie viel Vorlaufzeit Sie für Termine benötigen. Wenn Sie zum Beispiel 2 Tage als Vorlaufzeit einstellen, können Sie im Kalender erst Termine in 2 Tagen oder später auswählen. Es ist also nicht möglich, kurzfristige Termine (z.B. in den nächsten Stunden) zu buchen.

Taktung der Startzeiten: Die 'Taktung der Startzeiten' bestimmt, in welchen Abständen Termine beginnen können. Wenn Sie hier '30 Minuten' wählen, können Kunden einen Termin alle halbe Stunde starten (z.B. um 9:00 Uhr, 9:30 Uhr, 10:00 Uhr usw.). Wichtig: auer eines Termins (plus Vor- und Nachbereitungszeit) kann dazu führen, dass dann trotzdem mehrere dieser 30-Minuten-Slots belegt sind, auch wenn der Termin selbst nur zu Beginn eines Slots startet
Maximale Anfrage-Anzahl pro Tag oder Woche
Namen der verfügbaren Benutzer anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass Anfragende sehen, welche Mitarbeiter für die ausgewählten Termine verfügbar sind.
Benutzer gezielt anzeigen: Sie können im Kalender Verfügbarkeiten gruppieren. Dadurch erscheinen die betreffenden Personen auch gruppiert in der Anfrage-Seite.

Klicken Sie auf „Speichern“, um die Seite zu erstellen. Danach erhalten Sie:
einen Link zur Veröffentlichung
einen HTML-Code zur Einbindung auf Ihrer Webseite
eine Vorschau, wie die Seite für Anfragende aussieht

Option 2: Ressource mit regelmäßigem Wochenplan

Diese Variante ist ideal für Räume oder Gegenstände, die regelmäßig verfügbar sind.
Zusätzliche Einstellung:
Wer bearbeitet eingehende Anfragen?: Hier können Sie Benutzer oder Gruppen benennen, die diese Seite verwalten.
Die weiteren Einstellungen entsprechen der ersten Variante, mit Ausnahme der Anzeige von Benutzer-Namen (nicht verfügbar).

Option 3: Benutzer mit unregelmäßiger Verfügbarkeit

Diese Variante eignet sich für komplexere Szenarien, z. B. mehrere Pfarrer, die für verschiedene Friedhöfe zuständig sind.
Besonderheiten:
Anfragende wählen aus mehreren Optionen (z. B. Orte oder Kirchen)
Für jede Option können individuelle Kalenderdetails, Verfügbarkeiten und Ressourcen hinterlegt werden
Anfragende können gezielt auswählen, welche Zeit und ggf. welche Person sie bevorzugen
Auch hier gilt: Nur eine Person muss die Anfrage bestätigen, auch wenn mehrere sie erhalten.

Verfügbarkeiten eintragen

Verfügbarkeiten müssen aktiv gepflegt werden, damit passende Zeiten angezeigt werden können. Wenn man Option 1 auswählt, ist das nicht zwingend notwendig,
Öffnen Sie den Kalender
Klicken Sie in der gewünschten Ansicht auf einen Tag
Wählen Sie im kleinen Pop-up oben „Verfügbarkeit“
Wählen Sie die entsprechende Anfrage-Seite aus
Wählen Sie ggf. eine Standard-Anfrage-Option und den betreffenden Benutzer
Verfügbarkeiten werden zunächst als ganztägig angelegt. Sie können diese anschließend bearbeiten und die Uhrzeiten anpassen. Dafür drücken Sie in die Verfügbarkeit rein und wählen dann den Stift aus. Auch das Kopieren dieser Verfügbarkeit ist hier möglich.

FAQ & Häufige Fehlerquellen:

Was passiert bei gleichzeitigen Anfragen?

Wenn zwei Personen denselben Zeitraum gleichzeitig anfragen, ist eine Doppelbuchung nicht möglich. Wer zuerst absendet, hat Vorrang. Die zweite Person erhält eine Fehlermeldung und muss eine andere Zeit auswählen.

Was passiert, wenn ich eine Anfrage-Seite lösche?

Wenn Sie eine Anfrage-Seite löschen:
Bestehende Kalendereinträge bleiben erhalten
Alle offenen oder abgeschlossenen Anfragen verschwinden aus dem Bereich „Anfragen“
Eine Wiederherstellung ist nicht möglich – daher empfehlen wir, Seiten nur dann zu löschen, wenn sie sicher nicht mehr benötigt werden