Artikler om: Kalender

Administrer Forespørgselssider (1/3)

Med en forespørgselsside i ChurchDesks Forespørgsler kan folk i menigheden nemt sende en online anmodning om en tid eller ressource – for eksempel til en samtale om vielse, en begravelse eller booking af et lokale. Det sparer jer for mange mails og telefonopkald frem og tilbage. I stedet kan man hurtigt få overblik over, hvilke tider der er ledige.

I denne guide viser vi dig trin for trin, hvordan du opretter en ny forespørgselsside, hvad du skal være opmærksom på, og hvilke muligheder du har.



Produktet er en del af Medium- og Large-abonnementer.


Hvor finder jeg forespørgselsværktøjet?

Du kan åbne Forespørgsler på to måder:

  • Gå til Kalenderen > find Forespørgsler i den sorte sidemenu
  • Eller via Indstillinger i ChurchDesk > Forespørgselssider
OBS: Du skal have rettigheden “Reservere og bemande” i kalenderen for at kunne oprette forespørgselssider.



Sådan foregår det

En fuld booking via ChurchDesk sker i flere trin:

  1. Opret forespørgselsside
  2. Angiv ledige tider i kalenderen (kun nødvendigt ved mulighed 3)
  3. Del linket – fx på jeres hjemmeside
  4. Modtag forespørgsler
  5. Accepter eller afvis forespørgsler (forklares i en separat artikel – se nederst)


Opret en forespørgselsside

Klik på “Administrer forespørgselssider” (øverst til venstre).

Klik derefter på “Opret ny forespørgselsside”, og vælg én af disse tre muligheder for neden:


Mulighed 1: Brugere med regelmæssig ugentlig tidsplan

Den her løsning er oplagt til faste samtaletider – fx ugentlige præstemøder eller sjælesorg.

Da tiderne styres via et fast ugeskema, behøver du ikke manuelt tilføje ledige tider. Du skal dog huske at registrere fravær i kalenderen, så man ikke kan booke dig på dage, hvor du ikke er tilgængelig.

Du skal vælge/angive:

  • Brugere: Vælg, hvem der skal modtage og behandle forespørgslerne. Alle får en notifikation, men kun én skal svare.
  • Internt navn: Bruges kun i administrationen – fx “Vielsessamtale – Præst Madsen”
  • Titel: Vises i kalenderen, fx “Vielsessamtale” eller “Booking af lokale”
  • Beskrivelse: Vises for den, der sender forespørgslen
  • URL: Kan tilpasses eller laves automatisk ud fra titlen
  • Formular: Du kan bruge en eksisterende eller lave en ny (læs mere i artikel 2/3)
  • Opfølgende formular: Sendes automatisk, når forespørgslen er accepteret – fx for at få ekstra info
  • Begivenhedsindstillinger: Vælg sogn, kategori og synlighed
  • Mail-tekster: Kan tilpasses for både accept og afvisning. Disse kan også redigeres senere, men det er lettest at gøre det her fra starten

Klik på “Næste” for at fortsætte til trin 2.


Trin 2 – Kalenderindstillinger:

  • Varighed: Angiv varighed i timer og minutter (med tastatur eller mus)
  • Primær ressource (sted) og yderligere ressourcer: Disse skal være oprettet i ChurchDesk på forhånd
  • Klargøring/oprydningstid: Hvor meget ekstra tid skal der sættes af før og efter?
  • Ugentlig plan for tilgængelighed: Klik på pilen ved ugedagene eller i den grå bjælke for at åbne/ændre tider
  • Minimums varslingsperiode: Her vælger du, hvor hurtigt man må kunne booke en tid. Fx: Hvis du vælger 2 dage, kan man kun booke tider fra om to dage og frem.

Flere muligheder:

  • Avanceret konfiguration: Bestem hvor ofte der må startes en ny tid (fx hver 30. minut)
  • Begræns antal forespørgsler per dag eller uge
  • Vis navne på tilgængelige brugere: Gør det muligt at se, hvem der er ledig
  • Grupperede brugere: Ved at gruppere tilgængelighed i kalenderen, vises brugere også samlet i formularen

Klik på “Gem” for at oprette siden.

Herefter får du:

  • Et link, du kan dele
  • En HTML-kode, du kan indsætte på jeres hjemmeside
  • En forhåndsvisning, som viser hvordan siden ser ud for dem, der skal booke


Mulighed 2: Ressource med fast ugeskema

God til lokaler eller udstyr, der er tilgængeligt efter et fast skema.

Ekstra indstilling:

  • Hvem skal håndtere forespørgslerne? Her vælger du personer eller grupper, der skal administrere siden.

Ellers er det samme opsætning som ved mulighed 1 – bortset fra at brugernavne ikke vises.


Mulighed 3: Brugere med uregelmæssig tilgængelighed

Brug denne til mere komplekse behov – fx flere præster med ansvar for forskellige steder.

Særligt for denne mulighed:

  • Brugeren vælger selv mellem flere muligheder (fx forskellige lokationer eller kirker)
  • Hver mulighed kan have sine egne tider, ressourcer og personer tilknyttet
  • Brugeren kan vælge ønsket tidspunkt og – hvis aktiveret – en bestemt person
  • Kun én person skal acceptere – også hvis flere får forespørgslen


Indtast tilgængelighed

For at tider kan vises korrekt, skal du aktivt registrere tilgængelighed (ikke nødvendigt ved mulighed 1).

Sådan gør du:

  1. Gå til Kalenderen
  2. Klik på en dag i den ønskede visning
  3. I pop-up’en vælg "Tilgængelighed"
  4. Vælg den relevante bookingside
  5. Vælg evt. standardmulighed og bruger

Som standard tilføjes tilgængelighed som heldags.

Du kan klikke ind på den, trykke på blyanten, og ændre tidspunktet. Du kan også kopiere tilgængelighed.


Ofte stillede spørgsmål

Hvad sker der, hvis to personer booker samme tid?

Dobbeltbooking er ikke muligt. Den første, der trykker “send”, får tiden. Den anden får en fejlbesked og skal vælge en anden tid.

Hvad sker der, hvis jeg sletter en forespørgselsside?

  • Kalendertider bliver liggende
  • Åbne og afsluttede forespørgsler forsvinder
  • Siden kan ikke gendannes – slet kun, hvis du er helt sikker


Flere artikler i serien:


Søgeord: forespørgsler, forespørgselsside, booking, kalender, book en tid, ressourcer, book et lokale, vielsessamtale, begravelse, sjælesorg, kalenderdeling, formularer, godkend forespørgsel, ChurchDesk booking, tidsvindue, varsel, brugerrettigheder, automatisk svar, kalenderintegration, bookingformular, opret forespørgsel

Opdateret den: 07/07/2025

Hjalp denne artikel dig?

Del din feedback

Annuller

Tak!