> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.churchdesk.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Oppgaver og bemanning # Innledning **Vaktplanen** i ChurchDesk-kalenderen er et sterkt verktøy for å organisere oppgaver i ditt **sokn**. Den hjelper deg med å beholde oversikten og gjør kommunikasjonen med alle involverte enklere. ### Fordeler med vaktplanen: * Opprett vaktplaner for forskjellige områder. * Hold øye med status for bemanningen. * Del lenken med de involverte brukerne. * Se med en gang hvilke oppgaver som fortsatt er ledige ## Muligheter for å tildele personer en oppgave 1. Brukere har mulighet til å **melde seg på** oppgaver i sine egne grupper selv 2. **Brukere** med rettigheten "Booke og planlegge" kan **legge til andre brukere i oppgaver** 3. Ved gjentakende arrangementer kan **brukere** legges til på fremtidige datoer via **samlet tildeling** ## Rettigheter og roller * **Alle brukere med tilgang til kalenderen** kan se vaktplanene og melde seg på oppgavene sine. * **Brukere** med **rettighet til å booke og planlegge** kan opprette nye vaktplaner og også tildele andre **brukere** en oppgave. * **Atferd ved flere sokn:** Ved **flere sokn** ser **brukere** som standard bare oppgavene i sitt eget **sokn** og kan også bare melde seg på der. Men hvis en vaktplan inneholder arrangementer fra flere **sokn** (f.eks. A og B), kan administratorer eller personer med rettighet til å booke og planlegge i **sokn** A **og** B likevel tildele **brukere** fra **sokn A til tjenesten i sokn** B. Dette er mulig fordi grupper er laget for samarbeid på tvers av soknegrenser. Rollene til de enkelte medlemmene begrenser samtidig målrettet innsynet i den soknespesifikke informasjonen. ## Bruk av vaktplanen: ### Opprett nye oppgaver/ Opprett oppgavetyper * Oppgaver styres via **grupper**. * Hvis du vil opprette en ny oppgave, må du opprette en ny gruppe. * I opprettelsesvinduet setter du hake ved "**Inngår i vaktplan**". * Her gir du oppgaven et navn, som deretter vises i vaktplanen. * Nå legger du til de personene i gruppen som skal være en del av denne oppgaven. * Disse **brukerne** kan deretter bookes til den aktuelle oppgaven. * For **eksisterende grupper** kan du som "Gruppeadministrator" endre innstillingene for en oppgave i etterkant. * Som organisasjonsadministrator kan du utnevne deg selv til gruppeadministrator. Bli medlem av gruppen, gå til "Medlemmer", og endre statusen din til gruppeadministrator under "Handlinger". Last deretter inn siden på nytt og rediger innstillingene i gruppen under "Mer" (øverst til høyre). ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/bildschirmfoto-2025-04-01-um-1_vhjm9m.png =1300x704) ## Du finner vaktplanen som en oversikt i... sidemenyen under **"Planlegging"** > **"Bemanning"**. ## Opprett en ny vaktplan: 1. Gå til **"Planlegging"** > **"Bemanning"**. 2. Velg **filtre** for de ønskede kategoriene og oppgavene som du vil skal inngå i den nye vaktplanen. 3. Klikk på "handlinger" og velg "**Lagre som ny vaktplan**" 4. Gi den nye vaktplanen et navn 5. Når du trykker "lagre", vil den nye vaktplanen ligge i oversikten øverst i venstre hjørne ved siden av **"Bemanning"** 6. Du kan i etterkant endre vaktplanens navn og andre detaljer i "innstillinger" under "handlinger" ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-14-kl-16_1r4ojog.png =1300x714) ## Spesielle innstillingsmuligheter 1. Under "Alle vaktplaner" kan man velge "Vis bare åpne vaktplaner" for å få en rask oversikt over hvilke oppgaver som mangler bemanning. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-14-kl-16_1vdg3j1.png =1300x702) 2. Organiser rekkefølgen vaktplanene vises i i oversikten via "Handlinger" - "Sorter vaktplaner". Bruk "dra og slipp" for å organisere. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-14-kl-10_za04vi.png =1300x712) 3. I visningsinnstillingene kan man velge hva som skal vises, for en bedre oversikt ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-15-kl-16_1eeman.png =1300x496) Offentlig lenke til vaktplanen. Under "Handlinger" kan man kopiere lenken til den enkelte vaktplanen og dele den i en melding til de berørte brukerne. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-15-kl-16_4rko0y.png =1300x520) Endring av et arrangement direkte fra vaktplanen. * For å endre et arrangement klikker du på arrangementet i **kolonnen "Dato"** i vaktplanen og redigerer det. Deretter kommer du automatisk tilbake til vaktplanen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-16-kl-09_wrt5zb.png =1300x624) ## Legg til nye kalenderarrangementer i vaktplanen * Arrangementer legges til via kalenderen. * Når du oppretter eller redigerer et arrangement i kalenderen, finnes fanen "Bemanning". Her kan du opprette bemanningsoppgaver for arrangementet eller serien. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-03-09-at-10210_1dfqp25.png) * Fastsett et **minimumsantall gruppemedlemmer for oppgaven**. * Det kan meldes på flere brukere enn minimumsantallet, men oppgaven** regnes bare som åpen**, **hvis dette minimumet ikke er nådd**. * Minimumsantallet kan når som helst endres for en enkelt oppgave eller en hel oppgaverekke. ## Tildeling av brukere til oppgaver og individuelle endringer i gjentakende arrangementer Ved gjentakende arrangementer kan enkeltarrangementer redigeres individuelt. * Klikk i serien > på Bemanning > på datoen du vil redigere. Du kan * endre antallet brukere som trengs. * tildele brukere. * velge: "Ekstern ressurs dekker vakten fullt ut" (f.eks. et eksternt kor eller en ekstern predikant), * legge til notater. Disse kan ses av gruppen og alle som har rettigheten "Booke og planlegge". * Oppgaven kan slettes for en bestemt dato. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-03-09-at-10190_1tp05nf.png) ## Varsler * **3 dager før tjenesten starter** får de påmeldte brukerne en påminnelse på e-post. * Under **"Mine tjenester"** i nettleseren eller i mobilappen kan man se alle sine egne oppgaver. ## **Enkel tildeling via mobilappen** Tildel brukere til oppgaver nå også via mobilappen vår. * Gå inn i et kalenderarrangement > klikk på Rediger øverst til høyre, så kan du legge til eller endre brukere for **enkeltstående datoer**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-14-kl-15_rw5y97.png =250x472) ## Samlede tildelinger i gjentakende arrangementer Dette verktøyet gjør automatisk tildeling i vaktplanen mulig ved å sammenligne gruppemedlemmenes tilgjengelighet i kalenderen. Ledige vakter fylles etter fastsatt prioritet, mens manuelle tildelinger beholdes. En reserveordning for reservepersonell (f.eks. vikarer) sikrer full dekning av alle vakter. **For å åpne innstillingen for samlet tildeling**, klikk på den lille pilen ved siden av tittelen på tjenesten. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-03-09-at-10162_cufcck.png) **Logikken for samlet tildeling til en oppgaveserie:** 1. **Tilgjengelighetssjekk:** Systemet sjekker gruppemedlemmenes tilgjengelighet i kalenderen. 2. **Automatisk påmelding:** * Hvis en person er ledig, blir vedkommende automatisk meldt på den åpne oppgaven. * Hvis personen ikke er ledig, går turen videre til neste person i den valgte gruppen (se **Prioritering**). * Hvis ingen av de valgte personene er ledige, forblir tjenesten åpen/tom. 3. **Prioritering:** * Rekkefølgen for sjekk og påmelding tilsvarer rekkefølgen personene opprinnelig ble valgt i ved den **samlede tildelingen** (den første personen som ble valgt, sjekkes først). 4. **Tips: Hvis du vil ha alle oppgaver besatt, velger du flere personer enn det egentlig er behov for (f.eks. foreslå 5 personer for å dekke 2 plasser).** 5. **Begrensninger:** * **Bare åpne oppgaver:** Det legges bare til oppgaver som ennå ikke er besatt. * **Manuelle endringer:** Oppgaver som allerede er tildelt eller endret manuelt, blir **ikke** overskrevet og må fortsatt håndteres manuelt. * **Personer:** Logikken tar bare hensyn til de personene som opprinnelig ble valgt til denne bemanningsoppgaven. # Ta imot eller avslå oppgaver selv * **Brukere** kan melde seg på ledige tjenester eller avlyse allerede tildelte tjenester under **"Mine tjenester"**. * I påminnelsen på e-post finnes det en **"Avlys"-knapp** for å melde seg av oppgaven. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/bildschirmfoto-2025-04-01-um-1_va4uhx.png =1300x654) ### Abonner på "Mine tjenester" * Du kan legge til eller abonnere på oppgavene som er tildelt deg, i din private kalender via **"Planlegging"** > **"Mine tjenester"**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/bildschirmfoto-2025-07-23-um-1_kj7985.png) ### Rediger "Mine tjenester" via mobilappen * I mobilappen kan du godta eller avslå oppgaver fra gruppene dine. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/6536_c5f99q.jpg =250x541) ### Eksport og deling * **Ingen Excel-eksport** mulig – for å unngå uoverensstemmelser. * Vaktplaner kan lagres som **PDF via utskriftsfunksjonen**. * Vaktplaner er enkle å dele med alle via en lenke. Klikk på "Lenke for deling". * Vær oppmerksom på at denne lenken bare kan vise arrangementer der synlighetsinnstillingen er "offentlig". * Andre ser det utvalget av kolonner som du ser. Hvis du vil begrense visningen, bruker du bare filtre eller fjerner kolonner. -> Bruk kolonnebehandleren til dette: Bok-ikonet helt til høyre i verktøylinjen. * MEN: Hvis du **fjerner valget** for alle kolonner, vil alle oppgaver bli vist i kolonner i lenken. Så snart du velger én, blir den spesifikke kolonnen vist. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-04-16-kl-10_q2mq01.png =1300x714) || **INFORMASJON:** Tidligere hoppet visningen opp til toppen ved hver endring. IT-teamet vårt har funnet en løsning, slik at dette ikke lenger skjer.