> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.churchdesk.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Introduksjon til Workflows # Effektiviser menighetsadministrasjonen med ChurchDesk Workflows **Workflows** er ditt nye verktøy, laget for å få planleggingen i havn. Det tar det tunge løftet ut av menighetsadministrasjonen ved automatisk å koble huskelistene, e-postene, skjemaene og kalenderarrangementene deres til det spesifikke prosjektet de hører til – enten det er et bryllup, en dåp, en konsert eller en menighetstur. I stedet for å være avhengige av post-it-lapper eller lete i gamle e-posttråder, får dere en klar og organisert oversikt over hva som skal gjøres som det neste, med automatiske påminnelser som sørger for at hele teamet er synkronisert. I den nye navigasjonen finner du Workflows under **"Innkommende"** > **"Saker"**. **Inkludert i denne artikkelen:** 1. [Kom i gang](#2-1-kom-i-gang) 2. [Oppsett av Workflow-innboksen din](#2-2-oppsett-av-workflow-innboksen-din) 3. [Introduksjon til saker](#2-3-introduksjon-til-saker) 4. [Opprett en sak](#2-4-opprett-en-sak) 5. [Arbeid som et team](#2-5-arbeid-som-et-team) 6. [Hold orden på maler](#2-6-hold-orden-pa-maler) --- ## 1. Kom i gang ### Tilgjengelighet Workflows er tilgjengelig for **Medium** og **Large**. ### Roller * **"Organisasjonsadministratorer" og "Administratorer":** Har full tilgang til oppsett av Innboksen, kan se all innkommende e-post og kan se/redigere alle saker. * **Alle andre roller:** Kan se og redigere saker __bare__ når den spesifikke saken er tildelt dem. * **Tilpassede roller:** Du kan alltid opprette nye roller med individuelle tillatelser under **"Innstillinger"** > **"Generelt"** > **"Roller og tillatelser"**. På siden **"Roller og tilgang"** klikker du på **"Opprett rolle"**. Rollene er delt inn i **"Organisasjonsroller"** og **"Menighetsroller"**. --- ## 2. Oppsett av Workflow-innboksen din For å få fullt utbytte og spare tid med Workflows bør en **Organisasjonsadministrator** koble til kirkens offisielle e-postadresse (f.eks. *kontor@dinkirke.no*). ||| **MERK:** Bruk en delt/offisiell e-postadresse, ikke en personlig jobb-e-post, siden flere teammedlemmer kan ha tilgang til Workflow-**innboksen**. ### Trinnvis tilkobling 1. Gå til **"Innstillinger"** > **"Innboks og domener"** > **"E-poster og innboks"**. 2. Finn din unike adresse under **"Videresend e-post"**. Med kopiknappen ved siden av adressen kopierer du den. 3. **Test tilkoblingen:** *Videresend en sakrelatert e-post til den spesifikke e-postadressen og se den dukke opp under **"Innkommende"** > **"Saker"**. Det kan ta mellom 1 og 10 minutter.* ![E-poster og innboks: 1 Innstillinger > Innboks og domener > E-poster og innboks, 2 adressen under Videresend e-post](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/saker-videresend-e-post_bmtrck.png) 4. **Sett opp automatisering for Innboksen** **Hvorfor bør man gjøre det?** Når du kobler kirkens e-post direkte til ChurchDesk Workflow, holdes alle meldingene dine – særlig de som er knyttet til en sak – samlet på ett sted og koblet til oppgavelister, skjemasvar, kontaktopplysninger og mer, slik at du og teamet ditt alltid har full oversikt. Utnytt e-postens fulle potensial! **Hvordan gjør man det?** For å starte oppsettet har vi en egen artikkel som forklarer følgende: * Hvordan man **mottar all innkommende post** direkte i Workflows: [Slik setter du opp ChurchDesk-innboksen](https://support.churchdesk.com/no/article/slik-setter-du-opp-churchdesk-innboksen-bm95wi/) - [Trinn 1] * Hvordan man **sender e-post** direkte fra ChurchDesk Workflow. En mer avansert konfigurasjon for full funksjonalitet: [Slik setter du opp ChurchDesk-innboksen](https://support.churchdesk.com/no/article/slik-setter-du-opp-churchdesk-innboksen-bm95wi/) - [Trinn 2–4] **Hva skjer når det er satt opp?** * Som utgangspunkt sendes bare nye e-poster til ChurchDesk Workflows, og en kopi blir liggende i innboksen hos e-postleverandøren din. Vi anbefaler å bruke denne standardinnstillingen og ikke endre den hos e-postleverandøren. * Deretter får du full verdi av arbeidet ditt ved å besvare alle e-poster i Workflow og gjøre dem om til saker. * For gamle e-poster som skal kobles til en pågående sak, må du videresende e-posten manuelt til Workflow-videresendingsadressen din. --- ## 3. Introduksjon til saker En **sak** er en allsidig "kontrollsentral" der hver detalj i et arrangement – fra vanlige kirkelige handlinger til komplekse årlige prosjekter – samles i én sømløs arbeidsflyt. Det er et samarbeidsforum laget for å holde teamet ditt synkronisert, og det gir uendelig fleksibilitet til å tilpasse hvordan dere velger å opprette og planlegge saker. Under **"Innkommende"** > **"Saker"** ser du innboksen din med **"Min innboks"**, **"Alle"** og eventuelle **"Gruppeinnbokser"**. Øverst kan du veksle mellom **"Alle"**, **"Saker"** og **"E-poster"** og filtrere på status. **En sak inkluderer**: * **Saksnavn:** Som utgangspunkt har en sak navnet fra malen. Vi anbefaler å gi dem nytt navn (f.eks. "Bryllup: Hansen & Olsen"), slik at de er lette å finne via søkefeltet. * **Saksnummer:** Hver sak får et unikt saksnummer for enkel intern referanse. Du finner det øverst i høyre hjørne over **Aktivitetstavlen**. * **Saksstatus** ([Finn den her](#6-saksstatus)) * **Tilknyttet sokn** * **Bruker** som er ansvarlig for å holde fremdrift i saken. * **Aktivitetstavle:** En kronologisk visning av alle e-posttråder og **interne notater**. * **Saksoppgaver,** inkludert deloppgaver: Opprettet fra justerbare huskelister fra standard-**maler** * **Påminnelser** for hovedoppgaver * **Kontakter:** Personer knyttet til saken, der rollen deres kan defineres i arrangementet (f.eks. Brud/Brudgom, Fadder, Konfirmant, ...). * **Kalender:** Direkte lenker til de relevante kalenderarrangementene. * **Dokumenter:** Et sikkert sted for sakrelaterte dokumenter * **Skjemasvar**, hvis saken ble opprettet fra et skjemasvar * **E-poster og e-postsvar**, hvis saken ble opprettet fra en e-post, eller hvis en e-posttråd legges til senere (foreslås automatisk) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-05-08-at-12253_g41jx3.png) --- ## 4. Opprett en sak * [1. I Saker](#6-1-opprett-en-sak-i-saker) * [2. Fra et skjemasvar](#6-2-et-skjemasvar-kan-opprette-en-ny-sak) * [3. Gjennom en innkommende e-post](#6-3-gjor-en-innkommende-e-post-om-til-en-sak) ###### 1. Opprett en sak i Saker 1. Gå til **"Innkommende"** > **"Saker"** og klikk på **"Opprett en sak"**. Du kan også klikke på **"+"** i topplinjen og velge **"Sak"**. 2. Velg den relevante **malen** under **"Mal"** (f.eks. Bryllup, Begravelse, Konsert), eller velg **"Annet"**. Dette laster automatisk inn de forhåndsinnstilte **oppgavelistene** dine. ![Vinduet Opprett sak: 1 velg en mal, 2 Administrer saksmaler](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/saker-opprett-sak_10h62l2.png) ###### 2. Et skjemasvar kan opprette en ny sak Du kan automatisere opprettelsen av **saker** direkte fra et ChurchDesk-skjema (f.eks. for dåpspåmelding): 1. Gå til **"Innkommende"** > **"Nettskjemaer"** og klikk på **Rediger skjema**. 2. Under **2. Innstillinger**, scroll ned til **"Connect form to Workflows".** 3. Velg en saksmal og en bruker som automatisk skal få ansvaret. * Nå blir alle **svarfelt** og **kontaktopplysninger** lagt til i en ny sak ved hvert nye skjemasvar. * **Filer:** Eventuelle dokumenter som lastes opp i skjemaet, blir automatisk lagt til i sakens dokumentarkiv. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-02-24-at-16181_ac9ecy.png) ###### 3. Gjør en innkommende e-post om til en sak Når en e-post kommer inn, sjekker systemet om avsenderens e-postadresse samsvarer med en kontakt i en eksisterende sak. * Hvis det finnes et treff, dukker det opp et **automatisk forslag**. Du må bekrefte manuelt for å koble tråden til saken. * Hvis det ikke finnes et treff, men du vet at det allerede finnes en sak, går du inn i saken og legger til e-postadressen som en ny kontakt. Oppdater siden, så dukker det automatiske forslaget opp. * Du kan legge til flere e-posttråder i en sak. De vises kronologisk i aktivitetshistorikken. * Hvis det ikke finnes noen sak, klikker du på **"Konverter til sak"** for å starte en ny sak ved hjelp av en mal. **Filhåndtering i e-post:** * Filer som er vedlagt en e-post, lagres automatisk i sakens dokumentarkiv. * Bilder som ligger i selve e-postteksten eller signaturen, for eksempel logoer, lagres ikke. * Andre filtyper kan lastes opp manuelt. ###### E-poster som forblir e-poster * Hvis en e-post ikke trenger å bli en sak, og e-postkorrespondansen er avsluttet, bør du arkivere e-posten. * Hvis "[besvarelse av e-post](#2-2-oppsett-av-workflow-innboksen-din)" er satt opp, kan du svare på e-posten i e-posttråden. * Hvis du bruker din egen e-postklient (f.eks. Outlook, Gmail, ...) til å sende e-post, vil du sannsynligvis ikke motta dem i ChurchDesk Workflows. Derfor foreslår vi at du også bruker ChurchDesk-innboksen din til å sende e-post. For å starte ny kommunikasjon – opprett en sak og begynn å sende. ###### Saksstatus * **Aktiv:** Saken er i gang. Det finnes ventende/uløste oppgaver, eller dere venter på svar. Eksempel: Et bryllup som er under planlegging. * **Løst:** Målet er nådd. Alle oppgaver er fullført, og arrangementet er sannsynligvis over. Eksempel: En dåp som fant sted sist søndag. * **Arkivert:** Prosessen ble stoppet, eller e-posten trengte ikke å bli en sak. Eksempel: En generell henvendelse som ble besvart, eller et avlyst arrangement. --- ## 5. Arbeid som et team ### Oppgaver * **Oppgaver:** Bruk feltet "Bruker" til å sende en sak videre til en kollega. ||| **MERK:** Hvis du ikke har rettigheten "Administrere alle saker", forsvinner **saken** fra visningen din når den er tildelt en annen. #### Interne notater * Alt som skrives i en **gul boks**, er et internt notat til teamet ditt eller systemet. ### Påminnelser * Hold musepekeren over en hovedoppgave og klikk på "Påminnelse". * Angi dato/tidspunkt, bekreft med Ok, og velg en mottaker (deg selv eller en kollega). * Mottakeren får en påminnelse på e-post på det planlagte tidspunktet. * Når fristen for en påminnelse er passert, vises den i rødt. * Hva skjer når en oppgave markeres som utført? Påminnelsen vises fortsatt, men gjennomstreket og bare i grått, og det sendes ikke lenger e-post. --- ## 6. Hold orden på maler Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang. Bruk de forhåndsinnstilte malene eller tilpass dine egne. * Klikk på **"Opprett en sak"** og deretter på **"Administrer saksmaler"**, eller gå til **"Innstillinger"** > **"Innhold"** > **"Maler"** og fanen **"Maler for Workflows"**. * Klikk på **"Opprett mal for Workflows"** for å lage en ny mal, eller bruk **"Handlinger"** ved en eksisterende mal. * Legg til standard oppgavelister og deloppgaver i malene dine for å sikre at ingen trinn blir glemt. * Deaktiver maler som organisasjonen din ikke bruker, for å få bedre oversikt. ![Maler for Workflows: 1 Innstillinger > Innhold > Maler, 2 fanen Maler for Workflows, 3 Opprett mal for Workflows](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/saker-maler-for-workflows_1r0ejde.png) ${color}[#908e8e](Søkeord: Workflows, Saker, Innkommende, Innboks, Min innboks, Gruppeinnbokser, Automatisering, Videresending av e-post, Videresend e-post, Oppgaveliste, Oppgaver, Påminnelser, Maler, Saksmaler, Maler for Workflows, Skjemaintegrasjon, Nettskjemaer, Sokn, Administrasjon, Teamsamarbeid, Innstillinger, Roller og tilgang, Interne notater, Tildelinger.)