Mit der Dienstplan-Funktion von ChurchDesk ist es jetzt viel einfacher, wiederkehrende Aufgaben von Mitarbeitern und Ehrenamtlichen zu verwalten. Und mit einem einzigen Klick können Sie Ihren Dienstplan ausdrucken.

Gut zu wissen

  • Aufgaben: Eine Aufgabe ist wiederkehrende Arbeit oder Dienst, der häufig im Zusammenhang mit kirchlichen Aktivitäten oder Ereignissen ausgeführt wird. Sie definieren Ihre Aufgaben für Ihre Kirche. Beispiele sind Kaffee-Dienst, Lesung oder Organist bei einem Gottesdienst.
  • Gruppen: Jede Aufgabe muss einer Gruppe zugeordnet sein. Es kann zum Beispiel "Chor", "Lektoren", etc. sein. Ein Benutzer muss Mitglied der zugeordneten Gruppe sein, bevor ihm die Aufgabe dieser Gruppe zugewiesen werden kann. Benutzer können beantragen, Gruppen beizutreten. Die Mitgliedschaft muss jedoch vom Gruppenleiter genehmigt werden
  • Wer kann eine Aufgabe übernehmen? Wenn Sie einer Person eine Aufgabe zuweisen möchten, z. B. die Aufgabe "Fürbitte", muss diese Person als Benutzer in ChurchDesk angelegt und Mitglied der entsprechenden Gruppe sein, die für die Aufgabe "Fürbitte" steht.

Beispiele für Gruppen und Aufgaben

Typische Gruppen und Aufgaben, die Sie mittels Dienstplan organisieren können:

  • Chor: Oft eine Gruppe mit festangestellten oder ehrenamtlichen Sängern, die die Aufgabe “Chor” zu einem Gottesdienst übernehmen können.
  • Küster: Wenn in Ihrer Kirche mehrere Küster angestellt sind, können diese als Mitglieder in einer Gruppe organisiert werden, die zum Küsterdienst bei Gottesdiensten eingeplant werden können.
  • Team Kinderkirche: Eine Gruppe Ehrenamtlicher, die für die Organisation der Kinderkirche stehen und die Aufgabe Kinderkirche übernehmen können.

Webinar - ChurchDesk Dienstplan: Schritt für Schritt

Erstellen Sie eine neue Aufgabe und ordnen Sie sie einer Gruppe zu

Um eine neue Aufgabe zu erstellen, die Sie zu Ereignissen hinzufügen können, gehen Sie zu "Dienstplan". Wählen Sie einfach "Neue Aufgabe". Hier können Sie die neue Aufgabe angeben und welche Gruppe für diese Aufgabe verantwortlich ist. Wenn die Gruppe noch nicht erstellt wurde, können Sie eine neue Gruppe erstellen, der Sie die Aufgabe zuschreiben können.

Hinweis: Eine Gruppe kann nur eine Aufgabe haben.

 

Wie füge ich einer Veranstaltung eine Aufgabe hinzu?

Gehen Sie zu dem Ereignis im Kalender und wählen Sie "Bearbeiten". Wählen Sie dann die dritte Registerkarte "Dienstplan".

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Aufgabe hinzufügen" eine Aufgabe aus, die Sie dem Ereignis hinzufügen möchten. Sie können angeben, wie viele Personen Sie für die Aufgabe benötigen.

Anbei zur Veranschaulichung ein Video

Wie verwalte ich den Dienstplan als Organisations-Administrator(in)?

Wir haben einen neuen und einfachen Überblick für der Dienstplan erstellt. Sie finden diesen im ChurchDesk-Kalender unter "Dienstplan" im Menü im schwarzen Balken.

Sie können leicht erkennen, wer zugewiesen ist und wie viele Helfer noch benötigt werden (in Rot). Klicken Sie einfach in die unbesetzten Zellen des Dienstplans um jemanden zuzuweisen.

Nun erscheint ein Fenster. Hier können Sie dem Dienstplan weitere Benutzer zuweisen oder ggf. entfernen. Sie können auch leicht eine relevante Notiz für alle Personen hinterlegen, die dem jeweiligen Ereignis zugewiesen sind.
 

Sehen Sie sich ein kurzes Video an, wie Sie den Dienstplan verwalten können

Wie kann ich den Dienstplan problemlos mit jedem teilen?

Dienstpläne sind leicht per Link mit allen zu teilen. Klicken Sie auf "Link zum Teilen". Wir erstellen für Sie einen Link, der den Dienstplan mit den Spalten abbildet, den Sie  zum aktuellen Zeitpunkt betrachten.
  

Hier sehen Sie, wie es funktioniert:

Die Leute sehen dasselbe, was Sie sehen. Wenn Sie die Anzeige einschränken möchten, wenden Sie einfach Filter an oder entfernen Sie Spalten. 

Verwenden Sie dazu den Spalte-Manager an: Das Buch-Symbol ganz rechts in der Symbolleiste.

Sie können den Link in E-Mails, auf Ihrer Website oder in sozialen Medien teilen. Sie können angeben, ob entweder vollständige Namen oder aus Datenschutzgründen nur Initialen angezeigt werden sollen.

 

Wer erhält wichtige Erinnerungen und Benachrichtigungen?

Wenn eine Person einer Aufgabe zugewiesen wurde, erhält sie drei Tage vor Beginn der Veranstaltung automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit einer Erinnerung. 

Wenn jemand eine Aufgabe ablehnt, erhält der/die Gruppenleiter eine Benachrichtigung, und kann einen neuen Helfer zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Helfer für Ihre Veranstaltungen fehlen. 

 

Wo kann ich sehen, welchen Aufgaben ich zugeordnet bin?

Alle Ihre Aufgaben sind in Ihrem ChurchDesk-Kalender aufgeführt 

Alle Ereignisse, bei denen Sie einer Aufgabe zugewiesen wurden, werden in Ihrem ChurchDesk-Kalender (auch auf dem Handy) angezeigt.
 

Meine Aufgaben

In "Meine Aufgaben" im Churchdesk Kalender-Seitenmenü haben Sie eine Planübersicht aller anstehenden Aufgaben. Hier haben Sie einige wichtige Möglichkeiten:

  • Sie können die Zuweisung einer Aufgabe aufheben (klicken Sie auf "Ablehnen".)
  • Unter "Freie Aufgaben" können Sie sich selbst zuweisen, wo noch Hilfe benötigt wird (wählen Sie "Selbst übernehmen").
  • Sie können Ihre persönlichen Aufgaben zu Ihrem persönlichen Kalender hinzufügen (wählen Sie die Option "Zum eigenen Kalender hinzufügen").
  • In Kürze verfügbar: Erhalten Sie ganz einfach Ihren persönlichen Dienstplan in Druckversion


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