> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.churchdesk.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Einrichten des Workflows-Posteingangs # Einrichten des Workflows-Posteingangs # Einleitung Der **ChurchDesk-Posteingang** ist Teil von Workflows und ermöglicht es, E-Mails direkt in ChurchDesk zu empfangen, zu beantworten und in Vorgänge umzuwandeln. Dieser Artikel führt Sie durch die vollständige Einrichtung — von der E-Mail-Weiterleitung bis zur Domain-Verifizierung. Je nachdem, wie Sie den Posteingang nutzen möchten, sind unterschiedlich viele Schritte nötig. ### Inhalt * [Schritt 1 – E-Mail-Weiterleitung konfigurieren](#schritt-1--e-mail-weiterleitung-konfigurieren) * [Schritt 2 – Ihre Domain in ChurchDesk hinzufuegen](#schritt-2--ihre-domain-in-churchdesk-hinzufuegen) * [Schritt 3 – DNS-Einträge ueberpruefen](#schritt-3--dns-eintraege-ueberpruefen) * [Schritt 4 – DMARC einrichten](#schritt-4--dmarc-einrichten) * [Fehlerbehebung](#fehlerbehebung) # Rechte & Rollen * **Org. Admin / Admin:** Voller Zugriff auf die Posteingang-Einstellungen. Können die E-Mail-Weiterleitung und Domain-Verifizierung einrichten. * **Alle anderen Rollen:** Können den Posteingang nutzen, sobald er eingerichtet ist — aber nicht konfigurieren. --- ### Was möchten Sie tun? | Ziel | Nötige Schritte | | ---- | | **Nur E-Mails empfangen** (in ChurchDesk lesen & als Vorgänge verwalten) | Nur [Schritt 1](#schritt-1--e-mail-weiterleitung-konfigurieren) | | **E-Mails empfangen UND aus ChurchDesk antworten** (mit Ihrer eigenen Domain, z. B. buero@ihrekirche.de) | [Schritt 1](#schritt-1--e-mail-weiterleitung-konfigurieren) + [Schritt 2](#schritt-2--ihre-domain-in-churchdesk-hinzufuegen) + [Schritt 3](#schritt-3--dns-eintraege-ueberpruefen) + [Schritt 4](#schritt-4--dmarc-einrichten) | ### Was Sie benötigen * Zugang zu Ihrem E-Mail-Client (Gmail, Outlook, Apple Mail etc.) * Ihre von ChurchDesk generierte **Weiterleitungsadresse** (finden Sie unter **ChurchDesk-Einstellungen** > **Posteingang**) * *Nur für Schritte 2–4:* Zugang zu Ihrem Domain-Registrar (Hosteurope, IONOS, Strato etc.) --- # Schritt 1 – E-Mail-Weiterleitung konfigurieren Um E-Mails in ChurchDesk zu empfangen, richten Sie eine automatische Weiterleitung von Ihrem bestehenden E-Mail-Konto an Ihre **ChurchDesk-Weiterleitungsadresse** ein. > **ACHTUNG!** > Verwenden Sie eine **gemeinsam genutzte E-Mail-Adresse** (z. B. buero@ihrekirche.de), keine persönliche Arbeits-E-Mail. Mehrere Teammitglieder werden Zugriff auf den Posteingang haben. | Standardmäßig werden nur neue E-Mails an ChurchDesk-Workflows gesendet, und eine Kopie verbleibt im Posteingang Ihres E-Mail-Anbieters. Wir empfehlen, diese Standardeinstellung beizubehalten und sie nicht aufseiten des E-Mail-Clients zu ändern. | Möchten Sie eine ältere E-Mail mit einem laufenden Vorgang verknüpfen, leiten Sie diese manuell an Ihre Weiterleitungsadresse weiter. Wählen Sie unten die Anleitung für Ihren E-Mail-Client: ## Gmail > **INFORMATION** > Die automatische Weiterleitung kann nur auf dem Desktop eingerichtet werden, nicht auf Mobilgeräten. 1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das **Einstellungen**-Symbol (Zahnrad) oben rechts. 2. Klicken Sie auf **„Alle Einstellungen anzeigen"**. 3. Navigieren Sie zur Registerkarte **„Weiterleitung und POP/IMAP"**. 4. Klicken Sie auf **„Weiterleitungsadresse hinzufügen"**. 5. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein und klicken Sie auf **„Weiter"** → **„Fortfahren"**. 6. Gmail sendet eine Bestätigungs-E-Mail an Ihren ChurchDesk-Posteingang. Öffnen Sie diese dort und klicken Sie auf den **Bestätigungslink**. 7. Kehren Sie zu Gmail-Einstellungen → **„Weiterleitung und POP/IMAP"** zurück. 8. Wählen Sie **„Kopie eingehender E-Mails weiterleiten an"** und wählen Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse. 9. Wählen Sie **„Gmail-Kopie im Posteingang behalten"** (empfohlen). 10. Klicken Sie auf **„Änderungen speichern"**. ## Outlook (Web / Outlook.com) 1. Gehen Sie zu [Outlook.com](https://Outlook.com) und melden Sie sich an. 2. Klicken Sie auf das **Einstellungen**-Symbol (Zahnrad) oben rechts. 3. Wählen Sie **„Alle Outlook-Einstellungen anzeigen"**. 4. Gehen Sie zu **E-Mail** → **„Weiterleitung"**. 5. Aktivieren Sie **„Weiterleitung aktivieren"**. 6. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein. 7. Aktivieren Sie **„Kopie der weitergeleiteten Nachrichten behalten"** (empfohlen). 8. Klicken Sie auf **„Speichern"**. ## Apple Mail / iCloud Mail > **INFORMATION** > Die automatische Weiterleitung für iCloud Mail wird über die Web-Oberfläche auf [iCloud.com](https://iCloud.com) konfiguriert — nicht in der Apple Mail App. 1. Gehen Sie zu [iCloud.com](https://iCloud.com) und melden Sie sich mit Ihrer Apple ID an. 2. Klicken Sie auf die **Mail**-App. 3. Klicken Sie auf das **Zahnrad** (Einstellungen) unten links. 4. Wählen Sie **„Einstellungen"**. 5. Gehen Sie zur Registerkarte **„Allgemein"**. 6. Geben Sie im Abschnitt **„Weiterleitung"** Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein. 7. Klicken Sie auf **„Speichern"**. ## Yahoo Mail > **INFORMATION** > Automatische E-Mail-Weiterleitung erfordert **Yahoo Mail Plus** (kostenpflichtig). Kostenlose Yahoo Mail-Konten unterstützen keine automatische Weiterleitung. 1. Melden Sie sich bei Yahoo Mail an. 2. Klicken Sie auf das **Einstellungen**-Symbol (Zahnrad) oben rechts. 3. Wählen Sie **„Weitere Einstellungen"**. 4. Klicken Sie auf **„Postfächer"** in der linken Seitenleiste. 5. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto. 6. Geben Sie unter **„Automatische Weiterleitung"** Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein. 7. Klicken Sie auf **„Überprüfen"** und folgen Sie dem Bestätigungsprozess. 8. Klicken Sie auf **„Speichern"**. ## Mozilla Thunderbird > **INFORMATION** > Thunderbird verwendet **Nachrichtenfilter**, um E-Mails automatisch weiterzuleiten. 1. Öffnen Sie Thunderbird. 2. Klicken Sie auf das **Hamburger-Menü** (drei horizontale Linien) → **„Extras"** → **„Nachrichtenfilter"**. 3. Wählen Sie das E-Mail-Konto, von dem Sie weiterleiten möchten. 4. Klicken Sie auf **„Neu"**, um einen neuen Filter zu erstellen. 5. Benennen Sie den Filter (z. B. „Weiterleitung an ChurchDesk"). 6. Wählen Sie unter Bedingungen **„Alle Nachrichten abgleichen"**. 7. Wählen Sie bei **„Diese Aktionen ausführen"** die Option **„Nachricht weiterleiten an"**. 8. Geben Sie Ihre ChurchDesk-Weiterleitungsadresse ein. 9. Klicken Sie auf **„OK"**. --- # Schritt 2 – Ihre Domain in ChurchDesk hinzufügen > **INFORMATION** > Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie E-Mails **aus ChurchDesk heraus beantworten** möchten — mit Ihrer eigenen Domain (z. B. buero@ihrekirche.de). ## Domain hinzufügen 1. Gehen Sie zu **ChurchDesk-Einstellungen** > **Posteingang** > **Domain-Verwaltung**. 2. Klicken Sie auf **„Domain hinzufügen"**. 3. Geben Sie Ihren Domainnamen ein (z. B. `ihrekirche.de`) — **ohne „www."**. 4. Klicken Sie auf **„Hinzufügen"**. ## E-Mail-Präfix einrichten Damit Antworten von der richtigen Adresse versendet werden (z. B. buero@ihrekirche.de statt einer generischen ChurchDesk-Adresse), müssen Sie den **Präfix** (den Teil vor dem @) hinterlegen. 1. Gehen Sie zu **ChurchDesk-Einstellungen** > **Posteingang** > **Domain-Verwaltung**. 2. Finden Sie Ihre hinzugefügte Domain. 3. Klicken Sie unter **„Domain-E-Mail hinzufügen"** auf **„E-Mail hinzufügen"**. 4. Geben Sie nur den Präfix ein (z. B. `buero` für buero@ihrekirche.de). Geben Sie **nicht** „@ihrekirche.de" ein. 5. Klicken Sie auf **„E-Mail hinzufügen"**. 6. Ein Bestätigungsfenster erscheint: Prüfen Sie, ob die angezeigte Weiterleitungsadresse stimmt (z. B. buero@ihrekirche.de). 7. Klicken Sie auf **„Hinzufügen"**. > **ACHTUNG!** > Der Präfix muss **exakt** mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, von der Sie weiterleiten. Verwenden Sie Kleinbuchstaben. --- # Schritt 3 – DNS-Einträge überprüfen Um das Domain-Eigentum zu verifizieren und den E-Mail-Versand zu aktivieren, müssen Sie **drei DNS-Einträge** bei Ihrem Domain-Registrar hinzufügen. ### Was sind diese DNS-Einträge? | Eintrag | Zweck | | ---- | | **Verifizierung (TXT)** | Bestätigt, dass Ihnen die Domain gehört | | **SPF (TXT)** | Legt fest, welche Server E-Mails in Ihrem Namen senden dürfen | | **DKIM (TXT)** | Fügt eine digitale Signatur hinzu, die beweist, dass die E-Mail echt ist | > **INFORMATION** > DNS-Änderungen können bis zu **24–48 Stunden** dauern, bis sie aktiv sind — oft geht es aber innerhalb von 1–2 Stunden. Nutzen Sie die Schaltfläche **„Validieren"** in ChurchDesk, um den Status zu prüfen. ## So gehen Sie vor (alle Anbieter) Der Ablauf ist bei jedem Domain-Registrar gleich — nur die Oberfläche sieht anders aus. Die konkreten Werte (Host, Verifizierungscode, SPF-Wert, DKIM-Schlüssel) finden Sie in Ihren **ChurchDesk-Einstellungen** > **Posteingang** > **Domain-Verwaltung**. ### Eintrag 1: Domain-Verifizierung 1. Melden Sie sich bei Ihrem Domain-Registrar an. 2. Navigieren Sie zu den **DNS-Einstellungen** Ihrer Domain. 3. Erstellen Sie einen neuen **TXT-Eintrag** mit: * **Name/Host:** Den Host-Wert aus ChurchDesk * **Wert:** Den Verifizierungscode aus ChurchDesk * **TTL:** 3600 (oder Standard/Auto) 4. Speichern Sie den Eintrag. ### Eintrag 2: SPF 1. Erstellen Sie einen weiteren **TXT-Eintrag** mit: * **Name/Host:** `@` (für die Root-Domain) * **Wert:** Den SPF-Wert aus ChurchDesk * **TTL:** 3600 (oder Standard/Auto) 2. Speichern Sie den Eintrag. ### Eintrag 3: DKIM 1. Erstellen Sie einen weiteren **TXT-Eintrag** mit: * **Name/Host:** Den DKIM-Hostnamen aus ChurchDesk (z. B. `mailjet._domainkey`) * **Wert:** Den vollständigen DKIM-Schlüssel aus ChurchDesk * **TTL:** 3600 (oder Standard/Auto) 2. Speichern Sie den Eintrag. Nach dem Speichern aller drei Einträge: Warten Sie einige Minuten bis Stunden und klicken Sie dann in ChurchDesk auf **„Validieren"**. ## Wo finde ich die DNS-Einstellungen bei meinem Anbieter? | Anbieter | Pfad zu den DNS-Einstellungen | | ---- | | **Cloudflare** | Dashboard → Domain wählen → **DNS** → **Einträge** → **Eintrag hinzufügen** | | **DanDomain** | Kontrollzentrum → **Domains** → **DNS-Einstellungen** → Domain wählen → **Eintrag hinzufügen** | | **GoDaddy** | Konto → **Meine Produkte** → Domain → **DNS** → **Neuen Eintrag hinzufügen** | | **Hosteurope** | KIS → **Domain** → **Domain-Verwaltung** → Domain wählen → **DNS-Einstellungen bearbeiten** → **TXT-Einträge** | | **IONOS** | Konto → **Domains & SSL** → Domain wählen → Reiter **DNS** → **Eintrag hinzufügen** | | **Namecheap** | Konto → **Domain-Liste** → **Verwalten** → **Erweitertes DNS** → **Neuen Eintrag hinzufügen** | | One.com | Kontrollzentrum → **DNS-Einstellungen** → **Eintrag hinzufügen** | | **Scannet** | Kontrollzentrum → **Domains** → **DNS-Verwaltung** → Domain wählen → **Eintrag hinzufügen** | | **Strato** | Kunden-Login → **Domains** → **Domain-Verwaltung** → Domain → **DNS-Einstellungen** → **TXT-Einträge** | > **TIPP** > Bei Cloudflare werden Änderungen fast sofort wirksam. Bei allen anderen Anbietern dauert es typischerweise 1–24 Stunden. Setzen Sie den **Proxy-Status** bei Cloudflare für TXT-Einträge immer auf **„Nur DNS"** (graue Wolke). **Zu Ihrem Domain-Anbieter springen:** [Cloudflare](#3-cloudflare) - [DanDomain](#3-dandomain) - [GoDaddy](#3-godaddy) - [Hosteurope.de](#3-hosteuropede) - [IONOS](#3-ionos) - [Namecheap](#3-namecheap) - [One.com](#3-onecom) - [Scannet](#3-scannet) - [Strato.de](#3-stratode) --- # Schritt 4 – DMARC einrichten DMARC ist ein zusätzliches Sicherheitsprotokoll, das auf SPF und DKIM aufbaut. Es schützt Ihre Domain vor E-Mail-Spoofing und verbessert die Zustellbarkeit. **So fügen Sie den DMARC-Eintrag hinzu:** 1. Erstellen Sie bei Ihrem Domain-Registrar einen neuen **TXT-Eintrag** mit: * **Name/Host:** `_dmarc` * **Wert:** `v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ihrekirche.de` 2. Ersetzen Sie dmarc@ihrekirche.de durch eine E-Mail-Adresse, an die Sie DMARC-Berichte erhalten möchten. 3. Speichern Sie den Eintrag. > **INFORMATION** > Die Richtlinie `p=none` bedeutet: Nur überwachen, keine E-Mails blockieren. Das ist die empfohlene Einstellung zum Start. --- # Fehlerbehebung ## DNS-Einträge werden nicht validiert Falls Ihre DNS-Einträge nach 48 Stunden noch als „Ausstehend" angezeigt werden: * Prüfen Sie, ob Sie die **exakten Werte** aus ChurchDesk kopiert haben (einschließlich Anführungszeichen, falls vorhanden). * Stellen Sie sicher, dass der **Hostname** korrekt ist (`@` für Root-Domain oder die spezifische Subdomain). * Nutzen Sie ein DNS-Prüftool wie [whatsmydns.net](https://whatsmydns.net), um zu prüfen, ob die Einträge veröffentlicht sind. * Kontaktieren Sie den Support Ihres Domain-Registrars. ## E-Mail-Weiterleitung funktioniert nicht * Prüfen Sie, ob die Weiterleitungsadresse in Ihrem E-Mail-Client **exakt** mit Ihrer ChurchDesk-Weiterleitungsadresse übereinstimmt. * Haben Sie den **Verifizierungsschritt** abgeschlossen? (Gmail und einige andere Anbieter erfordern eine Bestätigung.) * Senden Sie eine **Test-E-Mail** und prüfen Sie beide Posteingänge. * Schauen Sie im **Spam-/Junk-Ordner** nach Verifizierungs-E-Mails. ## DNS-Einstellungen nicht auffindbar * Suchen Sie nach Begriffen wie **„DNS-Verwaltung"**, **„DNS-Einstellungen"**, **„Erweiterte DNS"** oder **„Zonen-Editor"**. * Kontaktieren Sie den Support Ihres Anbieters — teilen Sie diesen Artikel als Referenz. * Einige Anbieter erfordern ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif für DNS-Zugriff. ## Brauchen Sie mehr Hilfe? Kontaktieren Sie den ChurchDesk-Support und teilen Sie folgende Informationen mit: * Ihren Domain-Namen * Den Namen Ihres Domain-Registrars * Screenshots Ihrer DNS-Einstellungen * Eine Beschreibung des Problems --- **Verwandte Artikel:** * [Einführung in Workflows](https://support.churchdesk.com/de/article/einfuhrung-in-workflows-ilzbws/) — Überblick über Vorgänge, Aufgaben und den Posteingang