Med Planlægning i ChurchDesk er det blevet endnu nemmere at lave gudstjeneste-planlægning samt involvere frivillige i kirkens arrangementer. I denne artikel får du svar på følgende:

  • Opret en ny opgave og tildel til en gruppe
  • Hvordan tilknytter jeg opgaver til en begivenhed?
  • Hvordan administrerer jeg opgaver, som koordinator?
  • Hvem kan administrere opgaver?
  • Hvordan deler jeg nemt opgave-skemaet med alle?
  • Hvordan fungerer notifikationer og påmindelser?
  • Hvor kan jeg se, hvilke opgaver jeg er blevet tildelt?

Værd at vide først

  • Opgaver: En opgave er en fast opgave eller opgave som jævnligt udføres i forbindelse med kirkens arrangementer, eksempelvis kirkekaffe efter en gudstjeneste, forplejning til spaghettigudstjeneste, eller kor til gudstjenester.
  • Grupper: Opgaver udfyldes af mennesker. Men det er sikkert ikke alle, der kan udføre alle opgaver. Derfor er en opgave tilknyttet en gruppe. En gruppe med en opgave kunne eksempelvis være "Forplejning", "Koret", etc. For at en bruger kan varetage en given opgave skal brugeren først være medlem af gruppen som opgaven tilhører. Brugere kan anmode om at blive medlem af andre grupper, men medlemsskabet skal godkendes af gruppens administrator.
  • Hvem kan tildeles en opgave? Hvis du ønsker at tildele en opgave til en person - eksempelvis opgaven “Kirketjener”, så skal denne person først inviteres til at blive bruger af ChurchDesk samt tilføjes gruppen, som står for opgaven “Kirketjener”.

Eksempler på typiske grupper og opgaver

Typiske grupper og opgaver, som planlægning hjælper med at administrere er:

  • Koret: Ofte en gruppe bestående af kirkesangere, frivillige, organister og eventuelt kirke-medarbejdere, som kan løse opgaven "kor" til en gudstjeneste.
  • Forplejning: Ofte en gruppe af de samme personer, medarbejdere eller frivillige, som hjælper med at løse opgaven "forplejning", som kaffe eller madlavning til en begivenhed.
  • Kirketjenere: Såfremt kirken har flere kirketjenere, kan de samles i en gruppe, som varetager de faste kirketjener opgaver til kirkens gudstjenester og messer.
  • Bingoteamet: En gruppe af frivillige, som gerne vil være med til at arrangere og løse de faste opgaver, til eksempelvis bingo-aftener i kirken.

Opret en ny opgave og tildel til en gruppe

For at oprette en opgave, går du til “Administrer opgaver” i ChurchDesk Kalender. Her vælger du “Ny opgave”. Her kan du navngive opgaven samt angive hvilken gruppe, som har ansvaret for at udføre opgaven. Hvis gruppen ikke allerede er oprettet kan du oprette en ny gruppe.

Hvordan tilknytter jeg opgaver til en begivenhed?

Gå til kalenderen og opret/rediger en ny begivenhed. Vælg fanen “Planlæg begivenheden”.

Vælg de opgaver du ønsker at tilføje til begivenheden. Du kan også her vælge hvor mange personer, der er brug for til opgaven.

Såfremt opgaven ikke allerede er oprettet, så vælg da muligheden “Opret en ny opgave”.

Se hvordan i videoen nedenfor

Hvordan administrerer jeg opgaver, som koordinator?

Vi har skabt et simpelt overblik, hvorfra du nemt kan administrere og planlægge de forskellige opgaver på alle jeres mange aktiviteter. Du finder overblikket i kalenderen under “Administrer opgaver” i den sorte sidemenu.

Du kan i dette planlægnings-overblik, nemt overskue, hvem der er blevet tildelt hvilke opgaver. Såfremt der mangler personer til at løfte en konkret opgave, er det fremhævet med rødt. Du kan klikke i det enkelte opgavefelt for at tilføje en person eller redigere opgave-tildelingen. Når du gør det, vil nedenstående pop-up komme frem.

Herfra kan du tilføje én eller flere brugere til opgaven afhængigt af hvor mange der er brug for. Du har også muligheden for at tilføje en relevant note til dem, som er blevet tildelt opgaven.

Hvem kan administrere opgaver?

  • Du skal have kalender-rettigheden “Kan reservere og planlægge” for at kunne administrere opgaver for alle grupper. Med rettigheden er det ikke nødvendigt at være gruppeadministrator eller medlem af gruppen.
  • Hvis du er gruppeadministrator for den gruppe, som har ansvaret for opgaven kan du også administrere opgaver for den specifikke gruppe.
  • Hvis du ikke har rettigheden “Kan reservere og planlægge” eller grupper administrator kan du kun tilføje dig selv til en fri opgave eller afvise en opgave du er blevet tildelt.

Nedenfor kan du se en kort video af hvordan du administrerer dine opgaver i skemaet

Hvordan deler jeg nemt opgave-skemaet med alle?

Det er nemt at dele et overblik over opgaverne med medarbejdere og frivillige. Vælg blot “Få link til deling” under “Administrer opgaver”. Når du opretter linket, vil vi oprette et delevenligt skema udfra de filtre or kolonner som du har valgt inden du trykkede på knappen.

Med linket kan du nemt dele jeres opgaver på jeres hjemmeside, i e-mails eller på sociale medier (også i anonymiseret form blot med initialer).

Se her hvordan

Folk, der tilgår linket, ser kun det du har bestemt de skal se.

Hvordan fungerer notifikationer og påmindelser?

Notifikation ved tildeling af opgave & påmindelse før dagen

Når du tildeler en opgave til en person, får de en email notifikation, hvis du vælger muligheden “gem og notificér”. En bruger som er tildelt en opgave vil altid modtage en påmindelse tre dage før begivenhedens start.

Notifikation, hvis en person er aflyser

En notifikation sendes altid til gruppeadministrator og brugeren som tildelte opgaven, hvis en person er blevet forhindret og dermed aflyser opgaven. Herved undgås det, at der pludselig mangler folk til en vigtig opgave.

Hvor kan jeg se, hvilke opgaver jeg er blevet tildelt?

Alle begivenheder, hvor du er på tildelt opgave findes i kalenderen

Alle begivenheder, hvor du er blevet tildelt en opgave fremgår af din ChurchDesk Kalender - også i vores mobil app. 

Mine opgaver  - dit personlige overblik

I “Mine opgaver”, som du finder i ChurchDesk Kalender i den sorte sidemenu giver dig en oversigtsplan over dine kommende opgaver. Herudover har du nogle væsentlige muligheder.

  • Du kan afmelde dig fra en opgave, ved at klikke “Annuller” udfor den opgave du er forhindret til.
  • Du kan tildele dig selv “åbne” opgaver, hvor der er brug for hjælp ved at vælge “Tildel mig” i oversigten over ikke tildelte opgaver.
  • Du kan tilføje alle dine opgaver til din personlige kalender ved at klikke på knappen “Tilføj til egen kalender”.
  • Kommer i næste uge: Print dit eget personlige opgave skema ved at vælge “Printvenligt skema”.

Webinar omkring ChurchDesk Planlægning

Du har også mulighed for at se, vores webinar, hvor vi gennemgår hvordan du anvender ChurchDeks Planlægning. Skridt for skridt.

Did this answer your question?