> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.churchdesk.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Nøgler og inventar Administration **Nøgler og inventar** er et samlet register over alle nøgler, instrumenter, møbler og udstyr, som din kirke ejer – og en nem måde at udlåne disse genstande på baggrund af en sporbar udlånsaftale. I stedet for en papirlogbog eller et regneark ved du til enhver tid, hvad du ejer, hvor genstandene befinder sig, hvilken værdi de har, og hvem der lige nu har dem i brug. Når noget er udlånt, administrerer ChurchDesk udlånsaftalen, sender rykkerskrivelser via e-mail for dig, når genstande er forfaldne, og registrerer, hvornår hver enkelt genstand returneres. Funktionen består af to sammenhængende dele. **»Nøgler og inventar«** er selve oversigten over genstandene. **»Kontrakter«** er det område, hvor du udsteder udlånsbeviser for at udlåne en genstand til en person og spore udlånet indtil genstanden returneres. ###### Hvad du kan gøre med det * Før en søgbar liste over nøgler, instrumenter, inventar, IT-udstyr og andre genstande. * Registrer, hvor hver genstand befinder sig, hvilken værdi den har, og – for nøgler – præcis, hvad den åbner. * Udlån en genstand til en kontakt som led i en sporbar aftale med en returfrist. * Lad ChurchDesk automatisk sende rykkere ved forsinkelse, indtil genstanden returneres. * Registrer returneringer, og markér genstande, der returneres beskadiget eller anmeldes som bortkommet. --- ### Tilgængelighed „Nøgler og inventar“ er tilgængeligt for kirker i „Finansmodulet“ med det relevante ChurchDesk-abonnement. Funktionen er velegnet til både enkeltstående kirker og organisationer med flere menigheder. --- ### Indhold * [Tilføj en ny genstand til dit inventar](https://www.deepl.com/en/translator#3-add-a-new-item-to-your-inventory) * [Oplysninger om genstande, ID’er og status](https://www.deepl.com/en/translator#3-item-details-ids-and-statuses) * [Opret en kontrakt for udlån af en genstand](https://www.deepl.com/en/translator#3-issue-a-contract-to-lend-an-item-out) * [Aktive udlån, rykkerskrivelser ved forsinkelse og underskrift](https://www.deepl.com/en/translator#3-active-loans-overdue-reminders-and-signing) * [Returneringer, mistede og beskadigede genstande](https://www.deepl.com/en/translator#3-returns-lost-and-damaged-items) --- ### Rettigheder og roller * \*\*Organisationsadministrator:\*\*Fuld adgang. Kan tilføje, redigere og slette genstande, udstede og administrere kontrakter samt se alle genstande i hele organisationen. * **Multi-Sogn:** I et Multi-Sogn kan brugerne se de genstande og kontrakter, der hører til deres eget sogn. --- ### Tilføj en ny genstand til din inventarliste Start her, hver gang din kirke anskaffer en ny nøgle, et nyt instrument, et nyt møbel eller et nyt stykke udstyr. 1. Gå til modulet **»Økonomi«** og vælg **»Inventar«**. 2. Vælg **»+ Nyt emne«** øverst til højre. 3. Indtast en entydig **beskrivelse** øverst, for eksempel »Hovednøgle, nordfløjen«. 4. Vælg en **kategori** (f.eks. nøgler, instrumenter, inventar eller IT-udstyr) og en passende **underkategori**. Underkategorierne er fastlagte og kan ikke tilpasses. 5. Tilføj dit eget **Genstands-ID** – din eksisterende etiket eller dit nummer, for eksempel »K-401«. Dette adskiller sig fra system-ID’et (se næste afsnit). 6. Tilføj om nødvendigt **producent / kunstner**. 7. Angiv **standardlokation** og hvad genstanden **åbner** – den bygning og det rum, hvor genstanden befinder sig, når det ikke er udlånt. 8. Tilføj om nødvendigt **oplysninger om den anslåede** værdi til forsikrings- eller genanskaffelsesomkostninger samt omkostninger ved skader (omkostninger til fremstilling af nye nøgler ved tab). 9. Tilføj om nødvendigt et **lånedepositum**. 10. Tilføj om nødvendigt **Noter**. 11. Vælg **»Gem plan«** for at oprette genstanden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/helpdesk-inventory-1_krsyup.png) Du kan nu indtaste de væsentligste oplysninger og tilføje yderligere detaljer senere – i vinduet angives det, at du kan tilføje yderligere detaljer efter du har gemt. ##### Yderligere felter til nøgler Hvis kategorien er »Nøgle«, finder du et felt **»Åbner«**. Brug dette felt til at angive præcist, hvad nøglen låser op (for eksempel hovedkirken, sakristiet og den bageste norddør). Du kan vælge flere steder. --- ### Genstandsdetaljer, ID’er og status Vælg **»Detaljer«** i en vilkårlig række for at åbne den fulde datapost. Her administrerer du alle oplysninger om et enkelt objekt. ##### System-ID og Genstands-ID Hvert objekt har to referencer, og det er nyttigt at kende forskellen. * **System-ID** (f.eks. „K-ZFA4P4“) tildeles automatisk af ChurchDesk, når objektet gemmes. Det er permanent og kan ikke ændres, så det identificerer altid netop dette objekt. Det findes i det øverste højre hjørne af eksemplet. * **Genstands-ID'et** er din egen, valgfri betegnelse eller nummer. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/helpdesk-inventar-2_1rm5fyt.png) * Brug det til de koder, som din menighed allerede har på nøgler og udstyr. Hvis du lader feltet stå tomt, bruger systemet automatisk system-ID'et. ##### Status Hver genstand viser en status, så du med et blik kan se, i hvilken tilstand det befinder sig: * **Beskadiget** – returneret eller registreret som beskadiget. * **Bortskaffet** – smidt væk, sorteret fra * **På lager** – i kirkens besiddelse og tilgængelig til udlån. * **Mistet** – meldt som mistet. * **Udlånt** – i øjeblikket udleveret til en låner som led i en aktiv aftale. * **Forfaldent udlån** – udlånt, og afleveringsfristen er udløbet. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/inventar-3-helpdesk_fou27u.png) || **BEMÆRK:** Så længe en genstand er udlånt, er dets post spærret og kan ikke redigeres, indtil det er returneret. Posten viser, hvem der har det, og indeholder et link til den aktive aftale. ##### Bortskaffe et objekt Hvis din kirke ikke længere ejer en genstand, skal du bruge **»Bortskaffet«** i genstandslisten for at fjerne det fra den aktive bestand, hvorved dets revision bevares. --- ### Opret en kontrakt om udlån af en genstand En kontrakt er den udlånsbekræftelse, der angiver, hvem der har lånt en genstand, og hvornår det skal afleveres tilbage. Du kan oprette en kontrakt under **»Kontrakter«** ved at vælge **»Opret samtykke«**. Der er to måder at oprette en kontrakt på. Via genstanden: 1. **Genstand** – Vælg den genstand, du ønsker at låne ud. Der kan kun udlånes genstande, der er **»I beholdningen«**, og for hvilke der endnu ikke findes et kladder eller en aktiv aftale. 2. **Låntager** – Vælg emneordet for, hvem der låner genstanden. Låntageren skal allerede være opført på din **personliste** og have en e-mail-adresse, så der kan sendes rykkerskrivelser i tilfælde af forsinkelse. Som standard angives du som udlåner. 3. **Datoer og noter** – Angiv udlånsdatoen og returfristen, vælg, om der kræves et depositum, og tilføj noter, f.eks. formålet med udlånet eller genstandens tilstand ved overdragelsen. 4. **Kontrakt** – Forbered udlånskontrakten til underskrivelse (se næste afsnit). 5. **Aktiver** – Bekræft og aktiver udlånet. Objektets status ændres til **„Udlånt“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/helpdesk-inventar-3_18tldb1.png) Om kontrakterne: 1. Ved at klikke på "Udsted en kontrakt" ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/heaepdesk-inventar-5_1p10c7t.png) | **TIP:** Du kan gemme en kontrakt som kladder på ethvert trin og færdiggøre den senere. Kladder vises under filteret **»Kladder«**i kontraktlisten. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/helpdesk-inventar-6_5o0w9o.png) --- ### Aktive udlån, rykkere og underskrivelse Listen **»Kontrakter«** viser alle udlån med filtre for **Aktuelle**, **Alle**, **Aktive**, **Forfaldne**, **Kladder**, **Returnerede** og **Mistede**. Vælg **»Detaljer«** for en vilkårlig kontrakt for at åbne den. ##### Hvad en kontrakt omfatter * De**n genstand**, der registreres som et øjebliksbillede ved oprettelsen af kladden, så udlånsbetingelserne ikke længere kan ændres. * Navn, e-mail-adresse, telefonnummer og vejnavn på **udlåneren**. * **Udlåneren** samt de vigtigste **datoer**: udlånsdato, afleveringsfrist og faktisk afleveringsdato. * Et eventuelt **depositum**, der tilbagebetales ved sikker aflevering. * En **aktivitetslog** over alle handlinger i forbindelse med udlånet. ##### Rykkere ved forsinkelse Hvis returfristen for et udlån overskrides, sender ChurchDesk automatisk en e-mail til låntageren. Den første rykkerskrivelse sendes på dagen for forsinkelsen, derefter ugentligt, indtil genstanden returneres. Låntageren sættes i kopi, og hver rykkerskrivelse noteres i kontrakten. || **BEMÆRK:** Rykkerskrivelser ved forsinkelse er baseret på låntagerens e-mail-adresse. Sørg for, at kontakten i din personliste har en gyldig e-mail-adresse, inden du udsteder kontrakten. ##### Underskrift og kontrakt-PDF’er Du kan downloade kontrakten som PDF for enten at udskrive den til underskrift eller bede låntageren om at underskrive den via e-mail. En udlånstransaktion, der afventer låntagerens godkendelse, viser status **»Underskrift mangler«**. || EKSEMPEL: En kontrakt, der er importeret fra et ældre system, viser muligvis »Ingen kontrakt i systemet« – det oprindeligt underskrevne dokument forbliver i kommunens egne arkiver, og ChurchDesk sporer kun udlånet. --- ### Returneringer, mistede og beskadigede genstande Når et udlån afsluttes, skal du afslutte det i kontraktoplysningerne, så genstandens status opdateres korrekt. * **„Marker som returneret“** – markerer genstanden som returneret. * Dens status skifter tilbage til **„I beholdningen“**, og eventuelle depositum kan tilbagebetales. * **„Returner som beskadiget“** – markerer genstanden som returneret, men beskadiget, og sætter dens status til **„Beskadiget“**. * **„Låner melder tab“** – markerer genstanden som tabt. Dets status ændres til **»Tabt«**, og skades- eller genanskaffelsesomkostningerne i objektets datapost angiver, hvad det vil koste at erstatte eller fremstille det på ny. | **TIP:** Brug filteret »Forfalden« i kontraktlisten som en hurtig arbejdsliste over alt, der er forfaldent og skal følges op på. --- *Nøgleord: Nøgler, beholdning, nøgleadministration, anlægsadministration, udstyr, instrumenter, inventar, udlån, kontrakt, udlånsbilag, låne, udlåne, aflevere, forfalden, depositum, tabt, beskadiget, bortskaffe, artikel-ID, placering, kommunalt ejendom*