> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://support.churchdesk.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Introduktion til Workflows # Strømlin din sogneadministration med ChurchDesk Workflows **Workflows** er dit nye værktøj, designet til at komme i hus med planlægningen. Det tager det tunge læs ud af sogneadministration ved automatisk at forbinde jeres huskelister, e-mails, formularer og kalenderbegivenheder til det specifikke projekt, de tilhører – uanset om det er et bryllup, dåb, koncert eller en sogneudflugt. I stedet for at afhænge af post-it's eller lede i gamle e-mailtråde, får I et klart, organiseret overblik over, hvad der skal gøres som det næste, med automatiske påmindelser, der sørger for at hele teamet er synkroniseret. **Inkluderet i denne artikel:**  1. [Kom i gang](#2-1-kom-i-gang) 2. [Opsætning af din Workflow-indbakke](#2-2-opsaetning-af-din-workflow-indbakke-snart-tilgaengelig-for-danske-kunder) 3. [Introduktion til sager](#2-3-introduktion-til-sager) 4. [Opret en sag](#2-4-opret-en-sag) 5. [Arbejd som et team](#2-5-arbejd-som-et-team) 6. [Hold styr på skabeloner](#2-6-hold-styr-pa-skabeloner) --- ## 1. Kom i gang  ### Tilgængelighed Workflows er tilgængelig for **Medium** og **Large**. ### Roller * **"Organisationsadministratorer" og "Administratorer":** Har fuld adgang til opsætning af Indbakken, kan se alle indgående e-mails og kan se/redigere alle sager. * **Alle andre roller:** Kan se og redigere sager, __kun__ når den specifikke sag er tildelt dem. * **Tilpassede roller:** Du kan altid oprette nye roller med individuelle tilladelser i dine ChurchDesk-indstillinger. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/skaermbillede-2026-02-24-kl-13_1ex73ip.png) --- ## 2. Opsætning af din Workflow-indbakke - Snart tilgængelig for danske kunder! For at få det fulde udbytte og spare tid med Workflows, bør en **Organisationsadministrator** tilknytte kirkens officielle e-mailadresse (f.eks. *kontor@dinkirke.dk*). ||| **Vigtigt:** Brug en delt/officiel e-mailadresse, ikke en personlig arbejdsmail, da flere teammedlemmer kan have adgang til Workflow-i**ndbakken**. ### Trin-for-trin forbindelse 1. Gå til **ChurchDesk-indstillinger** > **Indbakke**. 2. Find din unikke **Videresendelses-e-mail**.  3. **Afprøv forbindelsen:** *Videresend en sagsrelateret e-mail til den specifikke e-mailadresse og se den dukke op i dine Workflows. Det kan tage mellem 1-10 minutter.* ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-02-24-at-11571_7v8pv7.png) 4. **Opsæt automatisering for Indbakken** **Hvorfor burde man det?** Når du forbinder din kirkes e-mail direkte til ChurchDesk Workflow, holder det alle dine beskeder – især dem, der er relateret til en sag – organiseret på ét sted og forbundet til opgavelister, formularbesvarelser, kontaktoplysninger og mere, så du og dit team altid har det fulde overblik. Udnyt e-mails' fulde potentiale! **Hvordan gør man det?** For at starte opsætningen har vi en separat artikel, der forklarer følgende emner: * Hvordan man **modtager al indgående post** direkte i Workflows: [Sådan opsætter du ChurchDesk-indbakken](https://support.churchdesk.com/da/article/sadan-saetter-du-churchdesk-indbakken-op-19hw4l6/) -  [Trin 1]  * Hvordan man **sender e-mails** direkte fra ChurchDesk Workflow. En mere avanceret konfiguration for fuld funktionalitet [[Trin 2 - 4]](https://support.churchdesk.com/da/article/sadan-saetter-du-churchdesk-indbakken-op-19hw4l6/?bust=1788421797622#1-trin-2-tilfoj-dit-domaene-til-churchdesk)  **Hvad sker der, når det er sat op?** * Som udgangspunkt sendes kun nye e-mails til ChurchDesk Workflows, og en kopi bliver liggende i din e-mailudbyders indbakke. Vi anbefaler at bruge denne standardindstilling og ikke ændre den hos e-mailudbyderen. * Herefter vil det at besvare alle e-mails i Workflow og omdanne dem til sager give dig den fulde værdi af dit arbejde. * For gamle e-mails, der skal forbindes til en igangværende sag, skal du videresende e-mailen manuelt til din workflow-videresendelses-e-mail. --- ## 3. Introduktion til sager En **sag** er en alsidig "kontrolcentral", hvor hver detalje i en begivenhed – fra almindelige kirkelige handlinger til komplekse årlige projekter – samles i ét flydende workflow. Det er et samarbejdsforum designet til at holde dit team synkroniseret, og giver uendelig fleksibilitet til at tilpasse, hvordan I vælger at oprette og planlægge sager. **En sag inkluderer**: * **Sagsnavn:** Som udgangspunkt har en sag navnet fra skabelonen. Vi anbefaler at omdøbe dem (f.eks. "Bryllup: Jensen & Nielsen"), så de er lette at finde via søgefeltet. * **Sagsnummer:** Hver sag tildeles et unikt sagsnummer for nem intern reference. Du finder det i øverste højre hjørne over **Aktivitetstavlen**. * **Sagsstatus** ([Find det her](#6-sagsstatus)) * **Tilknyttet sogn(e)** * **Bruger**, der er ansvarlig for at holde fremdrift i den pågældende sag. * **Aktivitetstavle:** En kronologisk visning af alle e-mailtråde og **interne noter**. * **Sagsopgaver,** inklusiv underopgaver: Oprettet ud fra justerbare huskelister fra standard-**skabeloner** * **Påmindelser** for hovedopgaver * **Kontakter:** Personer knyttet til den pågældende sag, hvis rolle kan defineres i begivenheden (f.eks. Brud/Gom, Gudforælder, Konfirmand, ...). * **Kalender:** Direkte links til de relevante kalenderbegivenheder. * **Dokumenter:** Et sikkert sted til sagsrelaterede dokumenter * **Formularsvar**, hvis den pågældende sag blev oprettet fra en formularbesvarelse * **E-mails og e-mailsvar**, hvis den pågældende sag blev oprettet ud fra en e-mail, eller hvis en e-mailtråd tilføjes senere (foreslås automatisk) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-05-08-at-12253_g41jx3.png) --- ## 4. Opret en sag * [1. Inde i Workflows](#6-1-opret-en-sag-i-workflow-modulet) * [2. Fra en formularbesvarelse](#6-2-en-formularbesvarelse-kan-oprette-en-ny-sag) * [3. Gennem en indgående e-mail](#6-3-omdan-en-indgaende-e-mail-til-en-sag) ###### 1. Opret en sag i Workflow-modulet 1. Klik på **"Opret en sag"**  2. Vælg den relevante **skabelon** (f.eks. Bryllup, Begravelse, Koncert). Dette vil automatisk indlæse dine forudindstillede **Opgavelister**. ###### 2. En formularbesvarelse kan oprette en ny sag Du kan automatisere oprettelse af **sager** direkte fra en ChurchDesk-formular (f.eks. til dåbstilmelding): 1. Gå til **Formularer** og klik på **Rediger formular**. 2. Under **2. Indstillinger**, scroll ned til **"Connect form to Workflows".** 3. Vælg en sagsskabelon og en bruger til automatisk at få tildelt ansvaret. * Nu vil alle **svarfelter** og **kontaktoplysninger** blive tilføjet til en ny sag ved hvert nyt formularsvar. * **Filer:** Eventuelle dokumenter uploadet i svarformularen vil automatisk blive tilføjet til sagens dokumentarkiv. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/e/3/7/be3725c5cc2ea800/screenshot-2026-02-24-at-16181_ac9ecy.png) ###### 3. Omdan en indgående e-mail til en sag Når der går en e-mail ind, tjekker systemet, om afsenderens e-mail matcher en kontakt i en eksisterende sag. * Hvis der findes et match, vil et **automatisk forslag** dukke op. Du skal manuelt bekræfte for at linke tråden til den pågældende sag.  * Hvis der ikke findes et match, men du ved, at der allerede findes en sag, skal du gå ind i den pågældende sag og tilføje e-mailen som en ny kontakt. Opdater siden, og det automatiske forslag vil dukke op. * Du kan tilføje flere e-mailtråde til en sag. De vil fremgå kronologisk i aktivitetshistorikken.  * Hvis der ikke eksisterer en sag, skal du klikke på **"Konverter til sag"** for at starte en ny sag ved hjælp af en skabelon. **Filhåndtering i e-mail:** * Filer der er vedhæftet i en e-mail bliver automatisk gemt i den pågældende sags dokumentarkiv. * Billeder der er inkluderet i e-mailens tekst eller signatur, som f.eks. logoer, bliver ikke gemt. * Andre filtyper kan uploades manuelt. ###### E-mails der forbliver e-mails * Hvis en e-mail ikke behøver at være en Sag, og e-mail-korrespondancen er afsluttet, skal du arkivere e-mailen. * Hvis “[besvarelse af e-mails](#2-2-opsaetning-af-din-workflow-indbakke-snart-tilgaengelig-for-danske-kunder)” er sat op, kan du svare på den e-mail i e-mail-tråden. * Hvis du bruger din egen e-mail-klient (f.eks. Outlook, Gmail,...) til at sende e-mails, vil du sandsynligvis ikke modtage dem i ChurchDesk Workflows. Det er derfor, vi foreslår, at du også bruger din ChurchDesk Indbakke som kilde til afsendelse af e-mails. For at starte ny kommunikation - opret en Sag og begynd at sende. ###### Sagsstatus: * **Aktiv:** Den pågældende sag er i gang. Der er afventende/uløste opgaver, eller I venter på svar. Eksempel: Et bryllup der er i gang med at blive planlagt. * **Løst:** Målet er nået. Alle opgaver er færdige, og begivenheden er sandsynligvis overstået. Eksempel: En dåb der fandt sted sidste søndag. * **Arkiveret:** Processen blev stoppet, eller e-mailen behøvede ikke at blive til en sag. En generel forespørgsel der blev besvaret, eller en aflyst begivenhed. --- ## 5. Arbejd som et team ### Opgaver  * **Opgaver:** Brug feltet "Bruger" til at sende en sag videre til en kollega.  ||| Note: Hvis du ikke har "Administrere alle sager" rettigheden, vil den pågældende **sag** forsvinde fra din visning, når den er tildelt en anden. #### Interne noter * Alt skrevet i en **gul boks** er en intern note til dit team eller systemet. ### Påmindelser * Hold musen over en hovedopgave og klik på "Påmindelse". * Indstil dato/tidspunkt, bekræft med Ok, og vælg en modtager (dig selv eller en kollega). * Modtageren vil modtage en e-mail-påmindelse på det planlagte tidspunkt. * Efter en påmindelse er overskredet, vises den i rød. * Hvad sker der, når en opgave markeres som udført? Påmindelsen vil stadig blive vist, men gennemstreget og kun i grå, og der sendes ikke længere e-mails. --- ## 6. Hold styr på skabeloner Du behøver ikke at opfinde den dybe tallerken hver gang. Brug de forudindstillede skabeloner eller tilpas dine egne.  * Klik på "Opret en sag" og på "**Administrer Workflowsskabeloner**" eller gå til ChurchDesk-indstillinger > **Workflowsskabeloner**. * Tilføj standard-opgavelister og underopgaver til dine skabeloner for at sikre, at intet trin bliver glemt. * Deaktiver skabeloner, som din organisation ikke bruger, for at få et bedre overblik. ${color}[#908e8e](Nøgleord: Workflows, Indbakke, Sager, Automatisering, E-mail-videresendelse, Opgaveliste, Opgaver, Påmindelser, Skabeloner, Formularintegration, Formularer, Sogne, Administration, Team-samarbejde, ChurchDesk Indstillinger, Interne noter, Tildelinger.)