So funktioniert Planung

Die Kombination von "Zugriff und Berechtigungen" und "Planung" wird die Arbeit mit Gruppen und individuellen Nutzern grundlegend verbessern. Wir haben eine noch benutzerfreundlichere Lösung geschaffen, die es Ihnen erlaubt sich auf das eigentlich wichtige zu konzentrieren - die Menschen in Ihrer Gemeinde. Es ist nun möglich die Haupt- und Ehrenamtlichenarbeit einen zentralen und vollkommen integrierten Teil Ihrer ChurchDesk-Plattform zu machen.

Begriffe im ChurchDesk-System

Planung: Planung ist die ChurchDesk Version eines Dienstplansystems. Hiermit können Nutzer ganz einfach Ereignissen und Aufgaben zugeordnet werden. 

Aufgabe/Aufgaben: Eine Aufgabe ist eine Arbeit oder eine Funktion, die während eines Ereignisses erfüllt werden muss.

Gruppen: Jede Aufgabe ist mit einer Gruppe verknüpft. Um einem Nutzer eine Aufgabe zuordnen zu können, muss dieser Teil der verknüpften Gruppe sein. Nutzer können Beitrittsanfragen für jede gewünschte Gruppe stellen, diese müssen jedoch von dem jeweiligen Gruppenleiter bestätigt werden. 

Gruppenadministrator (-leiter)/Guppenmitglied:  Mitglieder einer oder mehrerer Gruppen können innerhalb dieser agieren. Gruppenleiter/ Gruppenadministratoren haben bestimmte Privilegien in einer oder mehreren Gruppen. Sie können beispielsweise Änderungen an der Gruppe vornehmen und die Aufgaben der jeweiligen Mitglieder verwalten. 

So erstellen Sie ein Ereignis mit Aufgaben

Wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrem Drop-Down Menü oder erstellen Sie eine neue indem Sie auf den grünen "Aufgabe erstellen" Knopf klicken. Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, müssen Sie diese mit einer Gruppe verknüpfen. Sie können zwischen allen existierenden Gruppen ohne bereits zugeteilte Aufgabe wählen, oder eine neue Gruppe erstellen.  

Nachdem Sie eine Aufgabe ausgewählt haben, können Sie Nutzer direkt zuordnen, oder die Aufgabe offen, bzw. "nicht zugeordnet" lassen. Dies ermöglicht es den nutzern Sich selbst den gewünschten Aufgaben zuzuordnen. Der Gruppenleiter der verknüpften Gruppe kann Nutzer auch zuordnen.

Sehen Sie in der folgenden Abbildung:
1. Ein Nutzer wird benötigt um die Aufgabe des Chores zu erfüllen. Es wurde noch nicht zugeordnet, sodass sich die Mitglieder der Chor-Gruppe später selbst zuordnen können. 

2. Kommentar zu der Aufgabe. 

3. Eine Lesungs-Aufgabe mit zwei direkt zugeordneten Nutzern. Diese Nutzer erhalten eine automatische E-Mail mit der Benachrichtigung, dass sie der Lesung-Aufgabe zugeordnet wurden. Sie können sich selbst von der Aufgabe entfernen.

Schon bald werden Sie eine Vielzahl verschiedener Aufgaben bei verschiedenen Ereignissen haben, die mit unterschiedlichen Gruppen verknüpft sind. Einige sind bereits zugeordnet, andere noch nicht. In Ihrem Intrante können Sie diese Aufgaben verwalten, indem Sie auf "Aufgaben" klicken.

Die eigenen Aufgaben verwalten (Gruppenmitglied)

Alle Nutzer können ihre bevorstehenden Aufgaben und die dazugehörigen Ereignisse sehen (i). Sie können sich selbst von Aufgaben entfernen, oder auf den Titel des Ereignisses klicken um nähere Informationen zu erhalten.

Unter "Wir benötigen Ihre Hilfe" können sich die Nutzer offenen Aufgaben zuordnen.

Aufgaben verwalten (Gruppenleiter)

Ein Gruppenleiter ist ein Mitglied, das Administrator-Privilegien in der Gruppe hat (i). Dies erlaubt es ihm, die Aufgaben der Mitglieder zu verwalten. 

In dem untenstehenden Beispiel sehen Sie, dass der Gruppenlieter die Möglichkeit hat "Aufgaben verwalten" anzuklicken. Hier kann derjenige Nutzern Aufgaben zuordnen oder entfernen. Sobald eine Änderung vorgenommen wird, wird der/die Betroffene über E-Mail benachrichtigt.

Nutzer, die einer Aufgabe zugeordnet wurden, bekommen eine Erinnerung an die Aufgabe drei Tage vor dem Ereignis.

 

Haben Sie Fragen? Anfrage einreichen

Kommentare

  • Avatar
    Frank Hielscher

    So gut das Modul auch gemeint ist, hilft es uns doch nicht wirklich weiter. Es gibt z. B. folgendes Problem: Wir haben in unserer großen Gemeinde am Sonntag drei Gottesdienste an drei verschiedenen Orten. Überall brauchen wir Küster, Organist, Pfarrer, Lektor. Wenn ich diese Aufgaben verteile, erscheint in den verschiedenen Modul-Übersichten aber immer nur "Gottesdienst" und nicht, wo er stattfindet. Das verkompliziert die Vergabe der Aufgaben bzw. macht es unübersichtlich. Daher haben wir bisher noch auf die Nutzung des Moduls verzichtet. Sollte sich das ändern, werden wir es gerne in unsere Arbeit mit einbeziehen.

  • Avatar
    Siegfried Leferink

    Ich habe auch versucht, eine längerfristige Aufgabe zu planen, die nicht einem Termin nur zugeordnet ist. Das ist leider nicht möglich.
    Zudem konnte ich keine Nutzer zuordnen und zur Mitarbeit einladen, nur mich selbst.

Powered by Zendesk