Das Arbeiten mit Dienstplänen

Mit den Dienstplänen im ChurchDesk können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verwalten. Außerdem ist der Dienstplan direkt mit Ihrem Kalender verknüpft. Auf diese Weise können Sie im Dienstplan festhalten, wann Ihre Mitarbeiter arbeiten und damit wann sie verfügbar sind. Die Arbeitszeiten sind dann direkt im Kalender sichtbar.

So können Sie Ihren eigenen Dienstplan einsehen

Gehen Sie zum Kalender im "Intranet" Bereich Ihres Systems und klicken Sie auf das Tabellensymbol  rechst über dem Kalender. Klicken Sie anschließend auf Dienstplan (siehe Abbildung unten).

 

So erstellen Sie einen Dienstplan

  1. Wählen Sie einen Benutzer, das gewünschte Jahr und den gewünschten Monat für die Erstellung aus und klicken Sie anschließend auf "Neuer Dienstplan" (Abbildung 4)
  2. Markieren Sie einen Zeitraum im Kalender, um den Dienstplan zu erstellen (Abbildung 1). Sie können auch einen vollständigen Tag markieren, indem Sie auf das Datum am oberen Rand der Kalenderansicht klicken
  3. Wenn Sie einen Zeitraum markiert haben erscheint eine Auswahlmenü, wo Sie einen Aufgabentyp auswählen können. Auf diese Weise legen Sie fest, um welche Art von Aufgabe es sich handelt, z.B. Urlaubstage, feste Anwesenheitszeiten o.Ä. (Abbildung 2)
  4. Um Änderungen in bereits hinterlegten Dienstzeiten vorzunehmen, markieren Sie den Zeitraum den Sie bearbeiten möchten und wählen Sie einen neuen Aufgabentyp für den gewählten Zeitraum aus. Wenn Sie auf "Auswahl löschen" klicken, werden Dienstzeiten innerhalb der gewählten Markierung gelöscht
  5. Der Dienstplan wird jedes Mal automatisch aktualisiert, wenn Sie eine Änderung vornehmen
  6. Wenn Sie mit der Erstellung eines Dienstplans für einen gesamten Monat fertig sind, können Sie auf rechts über der Kalenderansicht "Kopie" klicken und die vorhandenen Dienstzeiten in einen neuen Monat übertragen
  7. Wenn das Felt unter den Aufgabe-Typen grün ist und ein offenes Schloss zu sehen ist, bedeutet dieses, dass der Dienstplan offen ist und dass er bearbeitet werden kann (Abbildung 3)
  8. In der Spalte links neben der Kalenderansicht des Dienstplans befindet sich ein Feld mit einem Schloss. Wenn das Feld rot ist und ein geschlossenes Schloss zu sehen ist, bedeutet dies, dass der Dienstplan blockiert ist und dass er nicht bearbeitet werden kann (Abbildung 3)
  9. Nur Benutzer, die im Besitz der Rolle "Abwesenheiten und Dienstpläne" sind, können gesperrte Dienstpläne bearbeiten
  10. Klicken Sie auf "Zurück zu den Dienstplänen", um zur Übersicht über alle vorhandenen Dienstpläne zu gelangen

Einen Dienstplan löschen

  1. Markieren Sie den gesamten Monat, indem Sie den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste von der linken, oberen Ecke bis zur rechten unteren Ecke des Plans ziehen
  2. Klicken Sie auf "Auswahl löschen", wenn das Feld mit den Aufgabentypen auftaucht
  3. Sobald alle gefärbten Felder im Dienstplan entfernt sind, ist der gesamte Dienstplan für den aktuellen Monat gelöscht

Weitere Informationen zu den Dienstplänen (Nur für Benutzer mit der Rolle "Abwesenheiten und Dienstpläne")

  • Wenn Sie die Rolle "Abwesenheiten und Dienstpläne" besitzen, können Sie Dienstpläne für sämtliche Benutzer innerhalb Ihrer ChurchDesk-Plattform erstellen und bearbeiten
  • Wählen Sie einen Benutzer, ein Jahr und einen Monat und klicken Sie anschließend auf "Neuer Dienstplan" (Abbildung 4)
  • Wollen Sie einen bereits bestehenden Dienstplan bearbeiten, können Sie rechts neben dem Benutzer auf den gewünschten Dienstplan klicken, z.B. 1-2015 (Abbildung 4)
  • Sie können zwischen den Dienstplänen der Benutzer wechseln, indem Sie auf den Namen links in der oberen Ecke klicken und einen anderen Benutzer auswählen (Abbildung 1)
  • Sie können einen Dienstplan "blockieren", damit die Benutzer selbst keine Änderungen vornehmen können. Um einen Dienstplan zu "blockieren", wählen Sie einen Dienstplan aus der Übersicht und klicken Sie auf das grüne Feld unten in der Spalte links neben der Kalenderansicht. Sobald Sie den Dienstplan blockiert haben, wird das Felt rot und zeigt ein Symbol mit einem geschlossenen Vorhängeschloss an. Ein blockierter Dienstplan kann ausschließlich von einem Benutzer mit der Rolle "Abwesenheiten und Dienstpläne" wieder freigegebene und bearbeitet werden
  • Die Gesamtanzahl der Stunden für die einzelnen Aufgabentypen wird automatisch zusammengezählt und in der Spalte auf der linken Seite neben der Kalenderansicht angezeigt

Abbildung 1: Erstellen eines Dienstplanes

Abbildung 2: Aufgabentyp auswählen

Abbildung 3: Symbole, die anzeigen, ob ein Dienstplan freigegeben oder blockiert ist

Abbildung 4: Einen Dienstplan erstellen oder bearbeiten

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