Wir empfehlen immer, alle Kontaktdaten der Kirche in ChurchDesk Kontakte zu speichern. So sind die Daten nicht nur an einem sicheren Ort gespeichert sondern es können auch mehrere Personen darauf zugreifen - vom Computer, Tablet oder Smartphone aus. ChurchDesk Kontakte ermöglicht es Ihnen auch, Einwilligungen zu registrieren, damit Sie gesetzeskonform mit den Menschen kommunizieren und diese über Neuigkeiten Ihrer Kirche informieren können.

Wenn Sie alle Ihre Kontakte importieren möchten, können Sie dies auf zwei Arten tun:

  • Selbstständig: Importieren Sie einfach Kontakte direkt aus einer CSV- oder Excel-Datei.
  • Datei an ChurchDesk senden: Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie Ihre Datei an unseren Support senden.

Bevor Sie anfangen

Bevor Sie mit dem Importieren Ihrer Kontakte beginnen, überprüfen Sie die folgende Liste und stellen Sie sicher, dass Sie alle Punkte mit Ja beantworten können:

  • Alle Spalten in meiner Datei haben eine Überschrift (z.B. Vorname, Nachname, E-Mail, etc.).
  • Keiner meiner Kontakte teilt E-Mail-Adresse oder Handynummer mit einer weiteren Person (In ChurchDesk sind E-Mail- und Handynummer für jeden Kontakt einmalig).
  • Meine Kontaktdaten sind in separate Spalten unterteilt (auch Straßenname, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt).
  • Ich habe alle benötigten Felder in ChurchDesk erstellt, bevor ich mit dem Import beginne (So erstellen Sie individuelle Felder). 
  • Ich habe die Daten so formatiert, dass sie in Kontakt- und Individuelle Felder gemäß den folgenden Formaten übertragen werden können.

Standardformate für Kontakt- und benutzerdefinierte Felder:

  • Familienstand: Ledig || Beziehung || Verheiratet || Lebenspartnerschaft || Geschieden || Verwitwet
  • Allergien und Unverträglichkeiten: Nüsse || Eier || Milch || Fisch || Meeresfrüchte || Gluten || Soja
  • Diät: VeganerIn || VegetarierIn || PescetarierIn
  • Schlüsselwörter: Schlüsselwort 1, Schlüsselwort 2, Schlüsselwort 3 (Fügen Sie die Liste durch Kommas getrennt ein)
  • Daten: JJJJ-MM-DD
  • Kontrollkästchen: ja / nein || x / (leer) || j / n
  • Ankreuzfelder: XXXX, YYYY, ZZZZ (Fügen Sie die Liste durch Kommas getrennt ein)
  • Dropdown: Option - A || Option - B || Option - C

Aufgepasst: Die Titel der Ankreuzfelder in Ihrer Datei müssen zu 100% mit den Titeln der ChurchDesk-Ankreuzfelder identisch sein. Wenn ein Buchstabe in ChurchDesk großgeschrieben ist, muss das auch in Ihrer Datei so sein.

Importieren Sie Ihre Kontakte

Um mit dem Import zu beginnen, gehen Sie zu ChurchDesk Kontakte und klicken Sie auf "Importieren".

Wenn Sie gerade bei ChurchDesk angemeldet sind, können Sie auch hier auf den Button klicken:

1. Datei wählen

Ziehen Sie die vorbereitete Datei in das Feld oder klicken Sie in das Feld, um die Datei auf Ihrem Computer zu finden.

2. Aktualisieren Sie vorhandene Kontakte

Jetzt müssen Sie überlegen, wie bestehende Kontakte aktualisiert werden sollen.

Wenn Sie Ihre Kontakte importieren, versuchen wir, vorhandene Kontakte mithilfe der E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer zu erkennen.

Wenn ein Kontakt über Handynummer / E-Mail-Adresse erkannt wird
Wenn eine E-Mail-Adresse oder Mobiltelefonnummer bereits registriert ist, haben Sie folgende Möglichkeiten.

  • Nur leere Felder aktualisieren: Leere Felder im ChurchDesk-Kontakt-Profil werden mit neuen Daten aus Ihrer Datei gefüllt.
  • Vorhandene Kontaktdaten überschreiben: Alle Felder des Kontakts in ChurchDesk werden durch die neuen Daten aus Ihrer Datei ersetzt.

Wenn der Kontakt nicht erkannt wird
Wenn in Ihren ChurchDesk-Kontakten weder E-Mails noch Handynummer bereits registriert sind, wird der Kontakt als neuer Kontakt erstellt.

3. Richten Sie Spalten ein

Das Letzte, was Sie vornehmen müssen, ist eine Übereinstimmung der Spalten aus Ihrer Datei mit den ChurchDesk-Feldern. Wir schlagen Ihnen mögliche Übereinstimmungen vor, empfehlen Ihnen aber, alle Felder zu kontrollieren und die Spalten zu finden, die nicht erkannt wurden.

Spalten ignorieren
Wenn Sie versehentlich Spalten hinzugefügt haben, die nicht importiert werden sollen, klicken Sie einfach auf "Ignorieren" oder wählen Sie "Nicht importieren" in der Liste neben der Spalte aus.

Sobald alle Spalten einem Feld zugeordnet sind, können Sie auf "Importieren" in der unteren rechten Ecke klicken. Die Kontakte werden jetzt im Hintergrund importiert und Sie erhalten eine E-Mail, wenn der Import abgeschlossen ist.

Alle importierten Kontakte erhalten ein Schlüsselwort
Während des Imports erhalten alle importierten Kontakte ein Schlüsselwort, mit dem sie in ChurchDesk-Kontakten gefunden werden können.

Fehler beim Import

Sollte beim Import ein Fehler auftreten, informieren wir Sie in der E-Mail, die Sie nach dem Import erhalten.

Klicken Sie einfach auf "Fehler anzeigen", um zu sehen, was das Problem. Wenn für einen Kontakt auch nur ein Fehler registriert ist, wird dieser nicht importiert.

Datei herunterladen und Fehler korrigieren
Um es Ihnen leicht zu machen, die Fehler zu korrigieren, erstellen wir für Sie eine Excel-Datei mit den fehlgeschlagenen Kontakten. In dieser Tabelle finden Sie den Grund, warum der Import fehlgeschlagen ist und Sie müssen nur noch die Datei herunterladen, die Fehler beheben und die Kontakte erneut importieren.

Importverlauf

Wenn Sie frühere Importe einsehen möchten, können Sie dies über den Importverlauf tun. Sie können sehen, wie viele Kontakte importiert wurden und ob beim Import Fehler aufgetreten sind.

Tipp: Benötigen Sie eine Liste aller importierten Kontakte, klicken Sie einfach auf das Schlüsselwort.

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