Erstellen Sie ein neues Ereignis im Kalender

Wir haben zwei kurze Videos erstellt, die zeigen, wie Sie ein einzelnes Ereignis sowie sich wiederholende Ereignisse im Kalender erstellen können.

Wählen Sie im Kalender das gewünschte Datum des Ereignisses aus.

Sie können entweder ein Ereignis mit sehr wenigen Angaben erstellen oder, wie oben dargestellt, zusätzliche Informationen hinzufügen, indem Sie auf “Ereignis bearbeiten” klicken.

Jetzt können Sie dem Ereignis über drei verschiedenen Karteireiter detaillierte Informationen nach Bedarf hinzufügen:

  • “Das Wesentliche hinzufügen”: Fügen Sie dem Ereignis die wichtigsten Informationen hinzu.
  • “Öffentliche Informationen”: Informationen, die Sie auf Ihrer Internetseite und in Ihren Newslettern Teilen möchten.
  • “Ereignis planen”: Fügen Sie Aufgaben den Ereignissen hinzu und wählen Sie gleich, welchen Benutzern Sie diese Aufgaben zuordnen möchten. Klicken Sie beliebig oft auf “Nutzer dieser Aufgabe hinzufügen”, um die gewünschte Anzahl an Helfern einzustellen.

Hier erfahren Sie mehr zur Planung.

Das Wesentliche hinzufügen

Tragen Sie die wichtigsten Details wie Titel, Datum, Start- und Endzeit, sowie Ort und alle Mitwirkenden ein. Sie können aus dem Termin ein Ganztagesereignis oder eine sich wiederholende Veranstaltung machen. Wenn Sie die Endzeit des Ereignisses auf Ihrer Internetseite verbergen möchten, klicken Sie einfach auf “Endzeit verbergen”.

Kategorien und Buchungen von Ressourcen und Benutzern

  • Hauptkategorie”: Wählen Sie die Kategorie, auf die das Ereignis zutrifft, wie z.B. “Taufe”. Die Hauptkategorie bestimmt die Farbe des Ereignisses in Ihrem Kalender. Auf Ihrer Internetseite können Sie in der “Kalenderansicht” Ereignisse auch nach Kategorien sortieren. 
  • Zusätzliche Kategorien” hinzufügen: Sie können einem Ereignis auch weitere Kategorien zuordnen.
  • Ressourcen”: Wählen Sie die betreffenden Ressourcen für dieses Ereignis, wie Räume und Ausstattung. Diese werden dann in Ihrem Kalender gebucht. Andere Benutzer können dann sehen, dass diese Ressourcen belegt wurden.
  • Benutzer”: Buchen Sie einen oder mehrere Benutzer. Diese erhalten eine Einladung. Die Benutzer entscheiden selbst, auf welchem Weg sie die Einladung erhalten möchten, d.h ob über die mobile App, E-Mail oder SMS.
    (Diese Einstellungen können jeweils im eigenen Profil bearbeitet werden durch Klicken auf Name/Bild”-> “Mein Konto” -> “Bearbeiten” -> “Einstellungen für Benachrichtigungen” -> “Speichern”) 

Interne Informationen

Hier können Sie eine interne Notiz verfassen, die nur von ChurchDesk Benutzern gelesen werden kann. Sie haben auch die Option, sensible Informationen in einem separaten Feld einzutragen. Nur bestimmte Benutzer, mit der Berechtigung “Kann auf sensible Informationen zugreifen” können diese Eintragungen lesen. 

Sichtbarkeitseinstellungen

Wählen Sie aus, wer dieses Ereignis sehen kann. Die Sichtbarkeit ist standardmäßig auf “Gruppen” eingestellt. Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen: 

  • Öffentlich: Das Ereignis kann auf Ihrer Internetseite und in Ihren Nachrichten im Kontakte-Modul geteilt werden. Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie festlegen, welche Gruppen in der Kirche die internen Informationen für das Ereignis lesen können.
  • Alle Benutzer: Alle Benutzer, die Zugriff auf ChurchDesk haben, können das Ereignis sehen. Sensible Informationen können nur von Benutzern mit Genehmigung gesehen werden. 
  • Gruppen: Sie können entscheiden, welche Gruppe(n) die Details des Ereignisses sehen können.
  • Privat: Nur Sie können dieses Ereignis sehen, haben aber die Möglichkeit, die Sichtbarkeitseinstellungen später zu ändern.

Öffentliche informationen

  • Bild: Erwecken Sie Aufmerksamkeit, indem Sie ein eindrucksvolles Bild wählen, das etwas über das bevorstehende Ereignis aussagt.
  • Beschreibung: Erzählen Sie, worum es bei dem Ereignis geht.
  • Preis: Falls die Veranstaltung kostenpflichtig ist, können Sie hier den Preis angeben.
  • URL: Wenn es sich um eine ganz besondere Veranstaltung handelt, können Sie einen personalisierten Text für die URL des Ereignisses eingeben. Der Link wird dann wie folgt aussehen: www.ihrekirchendomain.com/[ihrtext] - bitte überlegen Sie sich Ihre Wahl gut.

Ereignisse kopieren, bearbeiten und löschen

Alle Ereignisse können problemlos nach deren Erstellung bearbeitet, kopiert und gelöscht werden.

Ereignis bearbeiten

Klicken Sie auf das Ereignis und wählen Sie das Stiftsymbol, um das Ereignis zu öffnen und um Informationen und Einstellungen zum Ereignis ganz einfach zu bearbeiten.
 


 
Ereignis aktualisieren, kopieren und/oder oder senden

Nachdem Sie auf das Stiftsymbol geklickt und das Ereignis geöffnet /bearbeitet haben,

können Sie zu folgenden Optionen gelangen, indem Sie mit dem Mauszeiger über den grünen Button "Ereignis aktualisieren" fahren:

  • Ereignis aktualisieren ...und Benachrichtigungen versenden
  • Ereignis aktualisieren ...und eine Kopie erstellen
  • Ereignis aktualisieren

Jetzt können Sie Benachrichtigungen mit den Änderungen an die Benutzer schicken, die für das Ereignis gebucht wurden, eine Kopie der Veranstaltung erstellen oder das Ereignis einfach aktualisieren.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie ein Ereignis kopieren, werden nur die Informationen zum Ereignis kopiert. Die Einstellungen, die von den Benutzerberechtigungen des Benutzers abhängen (z.B. die Sichtbarkeit der Veranstaltung, sowie Gruppen), der das Ereignis erstellt hat, werden nicht kopiert.

Ein Ereignis löschen

Hinweis: Alle Nutzer können die Ereignisse löschen, die sie selbst erstellt haben. Wenn Sie ein Ereignis löschen möchten, das von einem anderen Benutzer erstellt worden ist, müssen Sie Administrator/in der Gruppe sein oder die Berechtigung “Kann alle Ereignisse bearbeiten” haben. Dies soll sicherstellen, dass nicht aus Versehen ein wichtiges Ereignis im Kalender gelöscht wird. 

Gehen Sie zum entsprechenden Ereignis und klicken Sie es an. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, das Mülleimersymbol auszuwählen und das Ereignis somit zu löschen.
 

 
Sie erhalten einen Warnhinweis - so soll sichergestellt werden, dass Sie keine Ereignisse aus Versehen löschen. Wenn Sie ein sich wiederholendes Ereignis löschen möchten, können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:

  • Nur diese Instanz
  • Alle folgenden Wiederholungen (d.h. alle Termine ab dem gewählten Datum)
  • Alle Einzelereignisse (d.h. alle vergangenen und kommenden Termine)
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