Mit der Planung gestaltet sich die Vergabe und Regelung von wiederkehrenden Aufgaben zwischen Mitarbeitern und Freiwilligenteams ganz einfach. Mit einem einzigen Klick können Sie Ihren Dienstplan ausdrucken.

Verwendete Terminologie in ChurchDesk 

  • Planung: Diese Funktion erlaubt es Ihnen Aufgaben für ein Ereignis zu planen und auf die Aufgaben zuzugreifen, für die Sie zugeteilt wurden. Sollten Sie keinen Zugriff auf Aufgaben im Intranet haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Organisations-Administrator, um Zugang zu erhalten
  • Aufgaben: Eine Aufgabe ist eine wiederkehrende Tätigkeit oder Verpflichtung, die in Zusammenhang mit den Kirchenaktivitäten oder -ereignissen immer wieder ausgeführt wird. Sie bestimmen die Aufgaben für Ihre Kirche. Beispiele hierfür wären Empfänge, Vorlesungen oder Kaffeeangebot bei einem Gottesdienst, dass durch einzelne Gruppen durchgeführt wird.
  • Gruppen: Jede Aufgabe wird einer Gruppe zugeteilt. Diese könnten "Verpflegung", "Vorleser" oder "Chor” sein. Sie können die Aufgaben erstellen, die zu Ihrer Kirche passen. Ein Benutzer muss Mitglied in einer bestimmten Gruppe sein, bevor er eine zugeteilte Aufgabe für die entsprechende Gruppen annehmen kann. Benutzer können den Beitritt zu einer Gruppe anfragen, aber ein Gruppenadministrator muss der Mitgliedschaft zustimmen.
  • Gruppenmitglied: Benutzer können Mitglied einer oder mehrerer Gruppen sein
  • Gruppenleiter/ -administrator: Ein Gruppenadministrator fungiert als Verwalter einer Gruppe und kann die Gruppe bearbeiten und die Aufgaben der Gruppe steuern, indem er sie Gruppenmitgliedern zuteilt oder abnimmt.

Gute Beispiele für Gruppen und Aufgaben 

Typische Gruppen und Aufgaben, die durch gute Planung bewältigt werden können:

  • Chor: Oft eine Gruppe bestehend aus Organisten/Musikern und Sängern, die gemeinsam die Aufgabe des “Chors” bei einem Gottesdienst verantworten.
  • Verpflegung: Oft eine Gruppe, die aus den gleichen Personen, Freiwilligen und Mitarbeitern besteht, die die Aufgabe der “Verpflegung” verantworten und somit sich um Kaffee, Tee, Kekse etc. kümmern
  • Aufseher: Eine kleine Gruppe von Personen in Ihrer Kirche, die sich der Aufgabe verschreiben als “Aufseher” zu dienen

Wie erstelle ich ein Ereignis mit Aufgaben?

Gehen Sie zum Ereignis und wählen Sie den dritten Karteireiter “Ereignis planen"

Wählen Sie eine Aufgabe aus der Auswahl "Aufgabe hinzufügen", die Sie dem Ereignis hinzufügen möchten oder erstellen Sie eine neue Aufgabe, indem sie auf die grüne Schaltfläche “Aufgabe erstellen” klicken. Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, werden Sie aufgefordert, diese einer Gruppe zuzuordnen oder eine neue Gruppe zu erstellen. Sie können nur dann eine bereits bestehende Gruppe auswählen, wenn dieser noch keine Aufgabe zugeteilt wurde.

Sobald Sie die gewünschte Aufgabe ausgewählt haben, können Sie diese entweder einem Benutzer zuteilen oder Sie ermöglichen es den Gruppenmitgliedern, sich selbst für die Aufgabe einzutragen. Bitte beachten Sie, dass der Gruppenadministrator immer eine Aufgabe einem Gruppenmitglied zuschreiben kann.

Wenn eine Aufgabe einer Person zugeteilt wurde, wird diese automatisch direkt eine Benachrichtigung per E-mail sowie drei Tage vor dem Ereignis eine Erinnerung erhalten. 

Man kann auch den Mitgliedern eine Mitteilung schreiben, die eine Aufgabe für ein Ereignis zugeteilt bekommen haben. 

Meine Aufgaben verwalten (Gruppenmitglied)

Im Intranet können alle Benutzer unter Aufgabe im Karteireiter “Meine Aufgaben” ihre anstehenden Aufgaben und das dazugehörige Ereignis sehen. Benutzer können sich selber entfernen sowie Details zu dem Ereignis sehen, indem sie auf das Event klicken.

Darüber hinaus erhalten alle Benutzer zu Gruppen, in denen sie Mitglied sind, eine Übersicht zu allen, nicht vergebenen Aufgaben, sodass sie sich selbst dafür in den Dienstplan eintragen können. 

Hierzu finden Sie eine Ansicht auf der rechten Bildschirmseite mit der Überschrift: “Wir benötigen Ihre Hilfe”.

Aufgaben für alle Benutzer verwalten (Gruppenadministrator)

Ein Gruppenadministrator fungiert als Verwalter der Gruppe. Er ist berechtigt Aufgaben für alle Mitglieder der Gruppe zu verwalten, zuzuteilen und zurückzunehmen.

Der Karteireiter "Aufgaben verwalten" ermöglicht dem Gruppenadministrator Aufgaben zuzuteilen oder aufzuheben. Wenn eine Aufgabe aktualisiert wurde, wird der betroffene Benutzer eine Benachrichtigung per E-mail erhalten.

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