Vi anbefaler altid at alle kirkens kontaktdata opbevares i ChurchDesk Kontakter. Ud over at være et sikkert sted, er fordelen at alle kan tilgå samme informationer fra samme sted - både fra computeren, tabletten eller mobilen. ChurchDesk Kontakter giver desuden mulighed for at registrere samtykke, så I kan komme i gang med at kommunikere og informere jeres sognebørn om kommende arrangementer.

Hvis du ønsker at importere alle dine kontakter, så kan du gøre det på to måder:

  • Gør det selv: Importér nemt kontakter direkte fra en CSV eller Excel fil.
  • Send fil til ChurchDesk: Har du brug for hjælp, kan du sende din fil til vores support.

Inden du går i gang

Før du går i gang med at importere dine kontakter, bør du tjekke følgende liste og sikre dig at du kan svare ja til alle punkter:

  • Alle kolonner i min fil har en overskrift (eks. fornavn, efternavn, e-mail, osv.).
  • Ingen af mine kontakter deler e-mail eller mobilnummer (I ChurchDesk er e-mail og mobilnummer unikt for hver kontakt).
  • Mine kontakters adresseinformationer er opdelt i separate kolonner (gadenavn+husnummer, postnummer og by).
  • Jeg har oprettet alle de felter jeg skal bruge i ChurchDesk, inden jeg starter med at importere (læs hvordan her). 
  • Jeg har formateret min data for egne oprettede kontaktfelter efter nedenstående regler.

Følg disse regler for kontaktfelter samt egne oprettede felter:

  • Civilstand: single || forhold || gift || partnerskab || fraskilt || enke
  • Allergier og intolerancer: nødder || æg || mælk || fisk || skaldyr || gluten || soja
  • Diæt: veganer || vegetar || pescetar
  • CPR-Nummer: XXXXXX-XXXX
  • Emneord: emneord 1, emneord 2, emneord 3 (indsæt liste adskilt af kommaer)
  • Dato: YYYY-MM-DD
  • Checkboks: ja / nej || j / n || x / (tom) 
  • Afkrydsningsfelter: “XXXX, YYYY, ZZZZ” (indsæt liste adskilt af kommaer)
  • Valgmulighed: valgmulighed - A

OBS: Valgmulighederne og afkrydsningsfelterne i din fil skal være 100% identiske med afkrydsningsfelterne og valgmulighederne i ChurchDesk. Hvis et bogstav står med stort i ChurchDesk, skal det også stå med stort i din fil.

Importer dine kontakter

Du kommer i gang ved at gå til ChurchDesk Kontakter og trykke på "Importér".

Allerede logget ind på ChurchDesk? Klik knapper her og gå i gang med det samme:

1. Vælg fil

Træk din klargjorte fil ind i boksen eller klik i boksen, for at finde filen på computeren.

Vigtigt: Tjek venligst at du har fulgt ovenstående regler for import til kontaktfelter samt egne oprettede felter.

2. Opdater eksisterende kontakter

Nu skal du tage stilling til, hvordan eksisterende kontakter skal opdateres.

Når du importerer alle dine kontakter, vil vi ved hjælp af e-mailen og mobilnummeret forsøge at genkende allerede eksisterende kontakter. Så hvis du indsamler ny kontaktdata via eks. en papirformular, kan du nemt opdatere dine kontakter i ChurchDesk.

Hvis kontakten genkendes via mobil/e-mail
Hvis e-mail eller mobilnummeret allerede er registreret har du følgende valgmuligheder.

  • Opdater kun tomme felter: Tomme felter på kontakten i ChurchDesk udfyldes med ny data fra din fil.
  • Overskriv eksisterende kontaktdata: Alle felter på kontakten i ChurchDesk erstattes af den nye data fra din fil.

Hvis kontakten ikke genkendes
Hvis hverken e-mail eller mobil er registreret i jeres ChurchDesk Kontakter, oprettes kontakten som en ny kontakt.

3. Opsæt kolonner

Det sidste du skal gøre er at matche kolonnerne fra din fil til felterne i ChurchDesk. Vi vil foreslå mulige match, men anbefaler at du går alle felter igennem og matcher de kolonner, som vi ikke kunne genkende.

Ignorere kolonner
Er du kommet til at inkludere kolonner, der ikke skal importeres, kan du blot klikke “Ignorere” eller vælge “Importer ikke” i listen ud for kolonnen.

Når alle kolonnerne er matchet til et felt, kan du klikke på “Importér” nederst i højre hjørne. Kontakterne bliver nu importeret i baggrunden og du vil modtage en e-mail, når importen er færdig.

Alle importerede kontakter får et emneord
I løbet af importen vil alle importerede kontakter modtage et emneord, som kan bruges til at finde dem i ChurchDesk Kontakter.

Fejl i importen

Skulle det ske at der var opstod fejl i importen, vil vi gøre dig opmærksom på det i den e-mail du modtager, efter importen er færdig.

Blot klik “Se fejl” for at forstå, hvad der gik galt. Hvis bare en fejl er registreret for en kontakt, vil vi ikke importere kontakten.

Sådan retter du nemt fejlene

For at gøre det nemt for dig af rette dine fejl, opretter vi et excel ark til dig, med de kontakter, der fejlede. I excel arket finder du årsagen til, hvorfor importen fejlede og alt du skal gøre nu er at downloade filen, rette fejlene og importere kontakterne igen.

Import historik

Skulle du få brug for at gå tilbage og se tidligere import, kan du gøre det via import historikken. Du kan se hvor mange kontakter, der blev importeret og om der opstod fejl i importen.

Tip: Har du brug for en liste over alle importerede kontakter, skal du blot klikke på emneordet.

Did this answer your question?