Med Planlægning er det blevet nemt for kirken at uddelegere faste opgaver til kirkens medarbejdere og frivillige i forbindelse med begivenheder og handlinger.

Begreber brugt i ChurchDesk

  • Planlægning: Planlægning kan tilgås af alle brugere, som skal kunne tildeles til en opgave
  • Opgaver: En opgave er en fast opgave eller opgave som jævnligt udføres i forbindelse med kirkens arrangementer, eksempelvis kirkekaffe efter en gudstjeneste, forplejning til spaghettigudstjeneste, eller kor til gudstjenester, som løses af en gruppe
  • Grupper: Hver opgave skal tilknyttes til en gruppe. Det kan være "Forplejning", "Koret" eller en helt tredje gruppe. En bruger skal være medlem af den tilknyttede gruppe, før de kan tildeles opgaver som gruppen varetager. Brugere kan anmode om at blive medlem af andre grupper, men medlemsskabet skal godkendes af gruppens administrator
  • Gruppemedlem: Et gruppemedlem kan være medlem af en eller flere grupper og kan deltage i disse gruppers aktiviteter
  • Gruppeadministrator: En gruppeadministrator fungerer som administrator i en eller flere grupper. Gruppeadministratoren kan lave ændringer i disse grupper og kontrollere medlemmernes opgaver

Eksempler på gode grupper og opgaver

Typiske grupper og opgaver, som planlægning hjælper med at administrere er:

  • Koret: Ofte en gruppe bestående af kirkesangere, frivillige, organister og eventuelt kirkemedarbejdere, som løser opgaven "kor" til en gudstjeneste
  • Forplejning: Ofte en gruppe af de samme personer, medarbejdere eller frivillige, som hjælper med at løse opgaven "forplejning", som kaffe eller madlavning til en begivenhed
  • Kirketjenere: Såfremt kirken har en flere kirketjenere, kan de samles i en gruppe, som varetager de faste kirketjener opgaver til kirkens gudstjenester og messer
  • Bingoteamet: En gruppe af frivillige, som gerne vil være med til at arrangere og løse de faste opgaver, til eksempelvis bingo-aftener i kirken

Hvordan opretter jeg en begivenhed med tilknyttede opgaver?

Gå til begivenheden og vælg fanen "Planlæg begivenheden".

Vælg en opgave fra dropdown-menuen eller opret en ny opgave ved at klikke på den grønne "Opret en ny opgave" knap. Hvis du opretter en ny opgave, vil du blive bedt om at tilknytte den til en gruppe. Du kan vælge en eksisterende gruppe, som ikke allerede har en opgave tilknyttet, eller oprette en helt ny gruppe. 

Når du har valgt en opgave, kan du enten tildele den til en bruger eller lade det være op til gruppemedlemmerne at tildele opgaven til dem selv. Gruppeadministratoren kan også tildele opgaven til gruppens medlemmer.

Såfremt en person tildeles en opgave vil de automatisk modtage en e-mail-notifikation og en påmindelse tre dage før begivenheden.

Der er også mulighed for at skrive en note til de personer, som skal udføre en given opgave.

Administrer dine egne opgaver (Gruppemedlem)

I Intranettet under Opgaver kan alle brugere se deres kommende opgaver samt hvilken begivenhed, opgaven er tilknyttet. Brugere kan fjerne dem selv fra opgaven eller klikke på begivenhedens titel for mere information.

Endvidere kan den enkelte bruge i højre side under "Vi har brug for din hjælp" se åbne opgaver, som ikke er blevet tildelt en bruger. Her kan brugerne selv tildele sig til en eller flere opgaver.

Administrer andres opgaver (Gruppeadministrator)

En gruppeadministrator fungerer som en administrator for gruppen. Det giver gruppeadministratoren mulighed for at administrere andre brugeres opgaver. 

Fanen "Administrer opgaver" giver gruppelederen adgang til at tildele og fjerne opgaver fra andre brugere. Hver gang noget bliver ændret, vil den involverede bruger modtage en e-mailnotifikation.

Brugere der har fået tildelt en opgave modtager en påmindelse om opgaven 3 dage før begivenheder.

Did this answer your question?